秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

秘書にオススメの海外ドラマ

妊娠してからというもの…ぐうたらな人間になってしまい(もともと素質はあったけど酷くなった)、基本は家の中でゴロゴロして過ごしています。 仕事は基本的に定時で帰ってるし、通っていた英会話教室もツワリがひどいからと言ってやめてしまい、料理も10分で…

妊娠とお仕事

だいぶ…ご無沙汰しています。 実は私、お腹に赤ちゃんを授かりました。 年末に妊娠するぞと決意して、その瞬間に妊娠したようです。ジムとか温泉とか通っていたかいがあったのでしょうかね。 いわゆるツワリという時期を乗り越え、気分が良くなってきたとこ…

秘書検定1級に合格しましたよ。

そういえば、秘書検定一級の合格通知が届きました。 面接の最後で「お辞儀にメリハリがない」とダメ出しされたのに合格とは…不思議な気持ちになりましたが、とりあえず合格できましたので、晴れてこのブログを再開します。 そういえば…あけましておめでとう…

秘書の5年後

秘書の仕事は、1年で習得できます。 3年くらいで想定されるあらゆるパターンを経て、こんな感じになってきます。 ・何かが届けば反射的に分別するようになり ・タイピングの速度に磨きがかかり ・依頼するときには誰からどういう根回しをしようか策略を練る…

クリスマスカードや年賀状の手配

寒くなってきて、私はコートが手放せなくなりました。 さて、これからやらねばならぬ、年末の挨拶状。これまた秘書の多くの方が請け負う面倒なお仕事です。 ご自身または奥様が作成される方も多いのですが、仕事上の繋がりが多いボスたちは、それを正確に把…

崩れ方とコスパで選ぶメイク品

冬はメイク崩れが減るいい季節。 秘書は忙しいし、急に呼び出されたり外出したりすることが多いので、化粧直しのタイミングは日によってバラバラだし、化粧直しに毎日長い時間を費やすことも難しい。 忙しいときは化粧直しを忘れていることも多いのですけれ…

人間関係は結婚式のときにガッツリ掴む

暑すぎず寒すぎず、快適な季節になりました。 春と秋は結婚式の多いシーズンです。 大切な友人から結婚の報告があると嬉しいし、結婚式に招待されると、さらに嬉しい。 私も、今月は学生時代の友人の結婚式で東京、大阪、福岡と、3回の県外遠征。 ご祝儀に加…

大きな全身鏡で秘書の印象力を磨く

秘書は、見た目の印象に気を配る必要があります。 ボスや会社に対するイメージの一部を担っているわけですし、たくさんの人に協力してもらって仕事を進めることが多いので、相手に良い印象を持ってもらうことがパフォーマンス向上にも繋がります。 意識しな…

愛知県の老舗和菓子店3選(栗のお菓子)〜大企業の会長や社長への会食手土産にもどうぞ〜

秋らしくなってきました。 秋は、手土産選びに困らない季節。 秘書にとっては選択肢が多くて嬉しい季節です。特にね、栗。 老若男女、国内外で愛されている栗。 栗スイーツは、和菓子も洋菓子も種類が豊富ですし、秘書のターゲットゾーンに該当する「高級感…

ダイエットと栄養管理

最近、ダイエットを始めたんですが、自分がどういう状況なのかわからないと、どこまで頑張っていいのかワカラナイ… ということで、スマホのアプリを活用しています。 10個くらいダウンロードして試しに使ってみたのですが、いちばん使いやすかったアプリが、…

筋トレで美貌と余裕を保ちやすくする

秘書の仕事は多忙でストレスフルです。 ただでさえ電話やメール、会議や出張、来客の準備など仕事量が多いのに、よくわからない頼まれごとも多いし、よくわからない客がくることも多いし、よくわからないトラブルに直面することも多いです。 でも、秘書とし…

ゴールドコースト(オーストラリア)旅行記

今年の夏休みは、オーストラリアのゴールドコーストに行ってきました。 今まで8月のオーストラリアは冬だから寒いだろうと考えて、全く選択肢に入れていなかったのですが… 調べてみたところ、都市によっては日本の冬のように寒くなることはないとのこと。 8…

秘書の休みのとり方

ずいぶん更新をサボっていました。 6月の株主総会が終わったら、あっという間に夏休みになりました。早いものです。 秘書の仕事をしていたときも、6月に株主総会が終わった後、7月にはたくさん年休をとり、あっという間に夏休み、というパターンでした。 と…

フィリピンでは電車で席を譲られる

唐突ですが、4月にフィリピンのマニラへ行ってきました。また安い旅。 名古屋から、LCCのジェットスター航空直行便で、片道なんと約4時間です。 セール中に購入したため、行きの運賃が999円。帰りが9,800円、燃料サーチャージなし。最前列通路側の座席を指定…

株主総会と役員の選任(コーポレートガバナンスコード)

6月になりました。 上場企業にとっては最大の大イベント、株主総会のシーズンです。 今日のテーマは、株主総会と役員選任。 知らなくても秘書の仕事はできますが、 質の高い仕事をするために、知っておいて損はないです。 さて、株主総会とは何でしょう。 初…

自社の経営状況を簡単に把握できる3つのツール

異動の多い時期ですね。株式会社の取締役は、株主総会での決議により正式に就任します。株主総会の開催時期は、6月前後に集中しますので、ちょうど今くらいの時期は準備期間にあたります。新しく秘書になれと言われる人は、4月〜5月の時期が最も多いのではな…

ボスのコンタクトをサポート 秘書の交際サポート業務その2(接遇や事務や手配など)後半その1

前回は、「ボスの交際に伴う接遇や事務作業」について 秘書がやることは、「慶弔式典等の対応、書状や贈答の準備、接遇や手配」が主であることと、その仕事は「ボスの人脈を維持・向上する信頼関係を築くためのお手伝い」であると説明しました。 aichi-hisho…

マラソン大会とおもてなし

おはようございます。最近、なかなか新しい記事を更新できていないのですが、次の記事は時間がかかってしまっています。交際実務は、秘書にとって最も勉強が必要なところなので私は参考書などで勉強しましたが、単なる知識の詰め込みになると非常にツマラナ…

秘書とバレンタインデー

秘書になったら、きっと迷うであろう「バレンタインデー」の対応方法。実際の一つの事例が参考になることもあるだろうと思ったので、書いてみました。結論から言えば、私も私の知っているほかの会社の秘書たちも、バレンタインデーにはボスに贈り物をしてい…

秘書の交際サポート業務 その2(接遇や事務や手配など)前半

前回はボスの交際お手伝いの仕事のうち、情報管理について詳しく説明したので、今回は「2.交際に伴う接遇や事務作業」について。 まずは2点、やることとお仕事の目的について解説します。 具体的な対応方法は、次回です。 (1)やること ・慶弔、式典等イベン…

秘書の交際サポート業務 その1 (情報管理)

ボスのために人間関係構築をサポートするお仕事を大きなくくりで3つあげました。 aichi-hisho.hatenablog.com 今回は順番に、それぞれの目的とやること、対応の方法を紹介していきたいと思います。 1.交際関係情報を管理 5つの項目で説明します。 (1)やるこ…

秘書の服装とお気に入りの靴

ちょっと息抜きして、今週のお題「お気に入りの一着」をご紹介しようと思います。 とはいえ、私は、身につけるものすべてがお気に入り。 どんなに安い服でも、必ず直に見て触って、その生地の質感や仕立てから、見た目の美しさや肌触り、手入れのしやすさや…

ボスの人間関係構築は、秘書がサポートする

私が秘書をしていたとき、ボスのスケジュールのほとんどは、人と会って話をする時間で埋まっていました。社内外を問わず、報告や会議、来客や訪問、食事の時間も何らかの会食が入りました。休日もゴルフやマージャン、視察会や接待観光など、平日も土日も、…

会社の役割とボスの頭の中

先日、久しぶりに女子飲みにでかけました。一緒に出かけた彼女と私は、同じ会社の同期。お互い昇格したお祝いも兼ねて、ちょっと贅沢をしてきました。サラリーマンとして働き、生活に困らない水準の賃金、恵まれた労働環境のもと健康で文化的な生活を送って…

秘書検定の結果が届きました

昨日、秘書検定一級の面接結果が、自宅のポストに届きました。 【面接を受けたときのレポート】 結果は… 不合格。 時間をかけるのが好きではないので、最初から1級を受験して、さらには1発合格を狙っていたのですが…残念ながら面接は合格できず。 筆記はあと…

1月8日以降は年賀状NG

今日は、1月7日。松の内は今日まで。年賀状のお返事は、松の内である今日までは失礼にあたりませんが、明日以降は寒中見舞として出すのが良いです。余った年賀状を使うのは望ましくありませんので、ご注意。さて、そもそも松の内とは何でしょうか。広辞苑で…

綺麗になりたいときは、エステより床屋

そろそろクリスマス。クリスマスに楽しい夜、ロマンチックな夜を過ごす方は多いことと思います。ディナーでプロポーズもベタな展開ですので、期待に胸膨らむ時期ですね。ということで、クリスマスは世間がロマンチックなムードに包まれるので、それに便乗し…

秘書検定1級の面接を受けました

秘書検定1級の面接を受けてきました。結果は約3週間後の通知とのことですが、うーん…凹本日の流れは以下の通り。●面接開始前●通知の時間より15分程度前に会場に到着2人1組で案内され、5分間で課題を覚える課題は、報告と応対の両方面接室に案内され、入室●面…

秘書の集まり(セミナー等)を覗いてみる

今週のお題「今年見に行ってよかったもの」ということですが、それは秘書同士の集まり(研修会やセミナー)です。なぜかと言うと結論から述べますと、非常に楽しく、大変勉強になり、良い刺激になるからです。以前、「秘書には業界による違いや、会社の組織に…

秘書検定 1級の面接案内が届きました〜

ドキドキしながら待っていた秘書検定1級の筆記試験結果。無事に通過できました〜 左側に筆記試験の合否通知と面接試験の概要が記載されており、右側には受験経歴等申告票なるものがついています。写真を貼る欄があったり、自己PRを書く欄があったり、略歴書…

秘書の電話対応-その2(ボスの電話をつなぐ)

【ボスが自分で電話をせず、秘書にかけさせるのはなぜ?】 ボスの電話をつなぐということも、秘書の仕事として求められることがあります。秘書の仕事をしている人にとっては一般的で、当たり前のような感覚ではありますが、経験のない人にとっては違和感があ…

感じの良さを醸し出す振る舞い方

秘書に求められる最も重要なノウハウの一つが、相手がどんな方でも失礼のないように振る舞い、一定以上の感じの良さを演出することです。 秘書が関わる範囲は、ボスの影響力にほぼ比例して広くなりますので、秘書の多くの方は、幅広いジャンル、役職の方と関…

はてなブログの事務局から強制非公開設定をくらってビビった善良な市民

昨日の昼頃、はてなブログのiPhone アプリをクリックし、自分のブログ記事でも見直そうかと思ったら記事にアクセスできない!?お題も!?Forbiddenって…え!?何度ログインし直しても同じ。よし、ググってみよう!とGoogleからキーワード検索してみる。えぇ…

「恐れ入ります」を使いこなす「ありがとうございます」「申し訳ございません」との違い

秘書の仕事を始めてからは、いわゆる「クッション言葉」を多用していました。ストレートすぎる表現では相手に不愉快な思いを抱かせてしまいそうなシーンで、表現を和らげるために使います。 クッション言葉を用いることによって、相手の気持ちに配慮を示しな…

親指のネイルで第一印象の点数を稼ぐ

秘書の印象は、ボスの印象に影響すると言われます。第一印象を覆すのは難しいともいわれますので、秘書として第一印象は大事にしたいところ。もちろん、秘書でなくても、ビジネスや恋愛など、一般的に第一印象は大事です。他人に与える印象で気をつけるべき…

秘書検定を受けてみた

世の中には、あらゆる資格や階級があります。 私は、資格なんて面倒だと思って、あまり興味を示していなかったのですが、持っておいた方がいいんですね。アレ。 結婚や出産を機に退職する人もいれば、落ち着いた頃に、再び仕事を始めようと職探しを…と、そこ…

健康ネタや知識を秘書業務に生かす

いわゆる「メタボ」は日常的に使われる言葉となり、高脂血症・高血糖・高血圧は、「死の三重奏」として一般的に認識されるようになりました。近年は、運動やストレスによる体の酸化や、炭水化物の過剰摂取による糖化も広く認識されるようになりました。ファ…

状況と目的にあわせて連絡ツールを使いわける

今日は、秘書の業務内容とその目的にあわせた最適な連絡方法について書いてみたいと思います。 どんなツールで連絡したとしても、ただちに問題が起こるわけではありません。しかし、秘書にとって「連絡をとる」ということは、一日のうちで最も多くの時間を費…

秘書として愛用してきたもの

今週のお題「愛用しているもの」ということでしたので、秘書として愛用してきたものを以下5種類にわけて、紹介していきます。 ・文房具 ・呈茶器具 ・収納品 ・通信機器(電話、FAX、パソコン等) ・ファンデーション 【文房具】 ・お手紙セット 秘書はメモ…

手土産手配の実務(ボスに確認して手配する)

これまで、秘書として「手土産のパフォーマンスを最大限に引き出す選び方」を、事細かに紹介しました。今回ご紹介するのは、実務です。 秘書のお仕事は、「ボスの手土産選びをサポートし、相手の手元にスムーズに渡るように準備をすること」です。これまで事…

手土産の選び方(高級なだけでなく)

先日、手土産の具体的な選び方のパターン5つを紹介しました。1.高価格 (自分で購入するには贅沢なもの)2.入手困難(期間や地域の限定物など、希少価値が高いもの)3.好み(本人が好きなもの、こだわり)4.便宜(家族のご機嫌とりなど役立つもの、処分や保管に困…

秘書の手土産選び(選び方の観点)

「おすすめの手土産」の選び方 昨日は、相手が喜ぶ手土産の選び方の手順を紹介しました。 手土産を渡すシーンを把握する 接待の場合は、手土産を受け取る相手の情報を得る 1と2の情報をもとに、手土産をチョイスする 手順1と2で情報収集をしたら、いよい…

秘書の電話対応-その1 (秘書自身がかけたり、受けたりするときの対応)

秘書にとって重要なツール【電話】 秘書になると、電話やメールの量が膨大になります。それはもう予想以上です。 …と、以前くどくど述べましたが、量のすごさについて語るのはこの辺でやめて、内容に入りたいと思います。 まずは、電話です。シチュエーショ…

秘書の手土産選び(まずは確認から)

今回は、秘書にとって重要な「手土産の選び方選び方」をクドクド解説します。紹介したい手土産がいっぱいあるのでウズウズしているのですが、我慢して基本をしっかり解説します。 おススメの選び方は、ズバリ「もらった相手が喜ぶもの」これに尽きます。 一…

秘書はモテるか

今日はちょこっと休憩ネタ。秘書はモテるか、というお話。秘書という肩書きに興味を持たれることもありましたが、あまり秘書だからモテるという実感はありませんでした。ただ、秘書になると、結婚には有利だと思います。なぜなら、仕事を通じて世間の一般常…

秘書業での電話やメール

秘書にとって電話とメールは、最も重要なツールの一つです。社内外のあらゆる関係者と意思疎通を行い、窓口になったり調整したり仕事を進めたりします。私は、1日の半分以上を電話に費やしているんじゃないかと思うほど電話だらけでした。お手洗いから戻ると…

スケジュール調整は作業ではなく判断

「スケジュール調整ができる。」ということを私なりに丁寧に言い換えてみます。 「ボスの意向に沿った形でスケジュールの優先順位を判断し、スケジュールのタイミングや時間を調整し、設定することができる。」 すなわち、ボスの意向に沿った形でスケジュー…

スケジュール調整はどんなお仕事?

秘書になれと言われた最初の頃、「スケジュールの調整」と聞いて、私はこう思いました。 「依頼されたら、予定が空いているか確認して、OKならその通りにスケジュールを入れればいいし、相手にお願いするときは、お互いの都合のよいところで約束をすればいい…

スケジュール関係業務の流れ(秘書のお仕事)

昨日、秘書のお仕事を機械的に並べてみました。今日はそのうちの4つについて書いてみます。スケジュール調整と管理電話対応と接遇出張業務ボス主催の会議やイベントの準備4つに分かれてますが、簡単にまとめてしまえば、「ボスのスケジュールを組んでそれを…

秘書の主なお仕事内容を具体的に列挙してみました。

秘書のお仕事は、ボスが本業に全力を注げるよう補佐することです。 具体的な内容は、秘書の種類やボス・秘書の個性によるものもたくさんあるのですが、「こんな項目をマスターすれば、大部分は対応することができる。」というものがありますので、それをまと…