秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

仕事のやり方

クリスマスカードや年賀状の手配

寒くなってきて、私はコートが手放せなくなりました。 さて、これからやらねばならぬ、年末の挨拶状。これまた秘書の多くの方が請け負う面倒なお仕事です。 ご自身または奥様が作成される方も多いのですが、仕事上の繋がりが多いボスたちは、それを正確に把…

株主総会と役員の選任(コーポレートガバナンスコード)

6月になりました。 上場企業にとっては最大の大イベント、株主総会のシーズンです。 今日のテーマは、株主総会と役員選任。 知らなくても秘書の仕事はできますが、 質の高い仕事をするために、知っておいて損はないです。 さて、株主総会とは何でしょう。 初…

自社の経営状況を簡単に把握できる3つのツール

異動の多い時期ですね。株式会社の取締役は、株主総会での決議により正式に就任します。株主総会の開催時期は、6月前後に集中しますので、ちょうど今くらいの時期は準備期間にあたります。新しく秘書になれと言われる人は、4月〜5月の時期が最も多いのではな…

ボスのコンタクトをサポート 秘書の交際サポート業務その2(接遇や事務や手配など)後半その1

前回は、「ボスの交際に伴う接遇や事務作業」について 秘書がやることは、「慶弔式典等の対応、書状や贈答の準備、接遇や手配」が主であることと、その仕事は「ボスの人脈を維持・向上する信頼関係を築くためのお手伝い」であると説明しました。 aichi-hisho…

秘書の交際サポート業務 その2(接遇や事務や手配など)前半

前回はボスの交際お手伝いの仕事のうち、情報管理について詳しく説明したので、今回は「2.交際に伴う接遇や事務作業」について。 まずは2点、やることとお仕事の目的について解説します。 具体的な対応方法は、次回です。 (1)やること ・慶弔、式典等イベン…

秘書の交際サポート業務 その1 (情報管理)

ボスのために人間関係構築をサポートするお仕事を大きなくくりで3つあげました。 aichi-hisho.hatenablog.com 今回は順番に、それぞれの目的とやること、対応の方法を紹介していきたいと思います。 1.交際関係情報を管理 5つの項目で説明します。 (1)やるこ…

ボスの人間関係構築は、秘書がサポートする

私が秘書をしていたとき、ボスのスケジュールのほとんどは、人と会って話をする時間で埋まっていました。社内外を問わず、報告や会議、来客や訪問、食事の時間も何らかの会食が入りました。休日もゴルフやマージャン、視察会や接待観光など、平日も土日も、…

会社の役割とボスの頭の中

先日、久しぶりに女子飲みにでかけました。一緒に出かけた彼女と私は、同じ会社の同期。お互い昇格したお祝いも兼ねて、ちょっと贅沢をしてきました。サラリーマンとして働き、生活に困らない水準の賃金、恵まれた労働環境のもと健康で文化的な生活を送って…

秘書検定1級の面接を受けました

秘書検定1級の面接を受けてきました。結果は約3週間後の通知とのことですが、うーん…凹本日の流れは以下の通り。●面接開始前●通知の時間より15分程度前に会場に到着2人1組で案内され、5分間で課題を覚える課題は、報告と応対の両方面接室に案内され、入室●面…

秘書の集まり(セミナー等)を覗いてみる

今週のお題「今年見に行ってよかったもの」ということですが、それは秘書同士の集まり(研修会やセミナー)です。なぜかと言うと結論から述べますと、非常に楽しく、大変勉強になり、良い刺激になるからです。以前、「秘書には業界による違いや、会社の組織に…

感じの良さを醸し出す振る舞い方

秘書に求められる最も重要なノウハウの一つが、相手がどんな方でも失礼のないように振る舞い、一定以上の感じの良さを演出することです。 秘書が関わる範囲は、ボスの影響力にほぼ比例して広くなりますので、秘書の多くの方は、幅広いジャンル、役職の方と関…

「恐れ入ります」を使いこなす「ありがとうございます」「申し訳ございません」との違い

秘書の仕事を始めてからは、いわゆる「クッション言葉」を多用していました。ストレートすぎる表現では相手に不愉快な思いを抱かせてしまいそうなシーンで、表現を和らげるために使います。 クッション言葉を用いることによって、相手の気持ちに配慮を示しな…

健康ネタや知識を秘書業務に生かす

いわゆる「メタボ」は日常的に使われる言葉となり、高脂血症・高血糖・高血圧は、「死の三重奏」として一般的に認識されるようになりました。近年は、運動やストレスによる体の酸化や、炭水化物の過剰摂取による糖化も広く認識されるようになりました。ファ…

状況と目的にあわせて連絡ツールを使いわける

今日は、秘書の業務内容とその目的にあわせた最適な連絡方法について書いてみたいと思います。 どんなツールで連絡したとしても、ただちに問題が起こるわけではありません。しかし、秘書にとって「連絡をとる」ということは、一日のうちで最も多くの時間を費…

手土産手配の実務(ボスに確認して手配する)

これまで、秘書として「手土産のパフォーマンスを最大限に引き出す選び方」を、事細かに紹介しました。今回ご紹介するのは、実務です。 秘書のお仕事は、「ボスの手土産選びをサポートし、相手の手元にスムーズに渡るように準備をすること」です。これまで事…

手土産の選び方(高級なだけでなく)

先日、手土産の具体的な選び方のパターン5つを紹介しました。1.高価格 (自分で購入するには贅沢なもの)2.入手困難(期間や地域の限定物など、希少価値が高いもの)3.好み(本人が好きなもの、こだわり)4.便宜(家族のご機嫌とりなど役立つもの、処分や保管に困…

秘書の手土産選び(選び方の観点)

「おすすめの手土産」の選び方 昨日は、相手が喜ぶ手土産の選び方の手順を紹介しました。 手土産を渡すシーンを把握する 接待の場合は、手土産を受け取る相手の情報を得る 1と2の情報をもとに、手土産をチョイスする 手順1と2で情報収集をしたら、いよい…

秘書の手土産選び(まずは確認から)

今回は、秘書にとって重要な「手土産の選び方選び方」をクドクド解説します。紹介したい手土産がいっぱいあるのでウズウズしているのですが、我慢して基本をしっかり解説します。 おススメの選び方は、ズバリ「もらった相手が喜ぶもの」これに尽きます。 一…

秘書業での電話やメール

秘書にとって電話とメールは、最も重要なツールの一つです。社内外のあらゆる関係者と意思疎通を行い、窓口になったり調整したり仕事を進めたりします。私は、1日の半分以上を電話に費やしているんじゃないかと思うほど電話だらけでした。お手洗いから戻ると…

スケジュール調整は作業ではなく判断

「スケジュール調整ができる。」ということを私なりに丁寧に言い換えてみます。 「ボスの意向に沿った形でスケジュールの優先順位を判断し、スケジュールのタイミングや時間を調整し、設定することができる。」 すなわち、ボスの意向に沿った形でスケジュー…

スケジュール調整はどんなお仕事?

秘書になれと言われた最初の頃、「スケジュールの調整」と聞いて、私はこう思いました。 「依頼されたら、予定が空いているか確認して、OKならその通りにスケジュールを入れればいいし、相手にお願いするときは、お互いの都合のよいところで約束をすればいい…

スケジュール関係業務の流れ(秘書のお仕事)

昨日、秘書のお仕事を機械的に並べてみました。今日はそのうちの4つについて書いてみます。スケジュール調整と管理電話対応と接遇出張業務ボス主催の会議やイベントの準備4つに分かれてますが、簡単にまとめてしまえば、「ボスのスケジュールを組んでそれを…