秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

秘書検定 1級の面接案内が届きました〜

ドキドキしながら待っていた秘書検定1級の筆記試験結果。無事に通過できました〜 左側に筆記試験の合否通知と面接試験の概要が記載されており、右側には受験経歴等申告票なるものがついています。写真を貼る欄があったり、自己PRを書く欄があったり、略歴書…

秘書の電話対応-その2(ボスの電話をつなぐ)

【ボスが自分で電話をせず、秘書にかけさせるのはなぜ?】 ボスの電話をつなぐということも、秘書の仕事として求められることがあります。秘書の仕事をしている人にとっては一般的で、当たり前のような感覚ではありますが、経験のない人にとっては違和感があ…

感じの良さを醸し出す振る舞い方

秘書に求められる最も重要なノウハウの一つが、相手がどんな方でも失礼のないように振る舞い、一定以上の感じの良さを演出することです。 秘書が関わる範囲は、ボスの影響力にほぼ比例して広くなりますので、秘書の多くの方は、幅広いジャンル、役職の方と関…

はてなブログの事務局から強制非公開設定をくらってビビった善良な市民

昨日の昼頃、はてなブログのiPhone アプリをクリックし、自分のブログ記事でも見直そうかと思ったら記事にアクセスできない!?お題も!?Forbiddenって…え!?何度ログインし直しても同じ。よし、ググってみよう!とGoogleからキーワード検索してみる。えぇ…

「恐れ入ります」を使いこなす「ありがとうございます」「申し訳ございません」との違い

秘書の仕事を始めてからは、いわゆる「クッション言葉」を多用していました。ストレートすぎる表現では相手に不愉快な思いを抱かせてしまいそうなシーンで、表現を和らげるために使います。 クッション言葉を用いることによって、相手の気持ちに配慮を示しな…

親指のネイルで第一印象の点数を稼ぐ

秘書の印象は、ボスの印象に影響すると言われます。第一印象を覆すのは難しいともいわれますので、秘書として第一印象は大事にしたいところ。もちろん、秘書でなくても、ビジネスや恋愛など、一般的に第一印象は大事です。他人に与える印象で気をつけるべき…

秘書検定を受けてみた

世の中には、あらゆる資格や階級があります。 私は、資格なんて面倒だと思って、あまり興味を示していなかったのですが、持っておいた方がいいんですね。アレ。 結婚や出産を機に退職する人もいれば、落ち着いた頃に、再び仕事を始めようと職探しを…と、そこ…

健康ネタや知識を秘書業務に生かす

いわゆる「メタボ」は日常的に使われる言葉となり、高脂血症・高血糖・高血圧は、「死の三重奏」として一般的に認識されるようになりました。近年は、運動やストレスによる体の酸化や、炭水化物の過剰摂取による糖化も広く認識されるようになりました。ファ…

状況と目的にあわせて連絡ツールを使いわける

今日は、秘書の業務内容とその目的にあわせた最適な連絡方法について書いてみたいと思います。 どんなツールで連絡したとしても、ただちに問題が起こるわけではありません。しかし、秘書にとって「連絡をとる」ということは、一日のうちで最も多くの時間を費…

秘書として愛用してきたもの

今週のお題「愛用しているもの」ということでしたので、秘書として愛用してきたものを以下5種類にわけて、紹介していきます。 ・文房具 ・呈茶器具 ・収納品 ・通信機器(電話、FAX、パソコン等) ・ファンデーション 【文房具】 ・お手紙セット 秘書はメモ…

手土産手配の実務(ボスに確認して手配する)

これまで、秘書として「手土産のパフォーマンスを最大限に引き出す選び方」を、事細かに紹介しました。今回ご紹介するのは、実務です。 秘書のお仕事は、「ボスの手土産選びをサポートし、相手の手元にスムーズに渡るように準備をすること」です。これまで事…

手土産の選び方(高級なだけでなく)

先日、手土産の具体的な選び方のパターン5つを紹介しました。1.高価格 (自分で購入するには贅沢なもの)2.入手困難(期間や地域の限定物など、希少価値が高いもの)3.好み(本人が好きなもの、こだわり)4.便宜(家族のご機嫌とりなど役立つもの、処分や保管に困…

秘書の手土産選び(選び方の観点)

「おすすめの手土産」の選び方 昨日は、相手が喜ぶ手土産の選び方の手順を紹介しました。 手土産を渡すシーンを把握する 接待の場合は、手土産を受け取る相手の情報を得る 1と2の情報をもとに、手土産をチョイスする 手順1と2で情報収集をしたら、いよい…

秘書の電話対応-その1 (秘書自身がかけたり、受けたりするときの対応)

秘書にとって重要なツール【電話】 秘書になると、電話やメールの量が膨大になります。それはもう予想以上です。 …と、以前くどくど述べましたが、量のすごさについて語るのはこの辺でやめて、内容に入りたいと思います。 まずは、電話です。シチュエーショ…

秘書の手土産選び(まずは確認から)

今回は、秘書にとって重要な「手土産の選び方選び方」をクドクド解説します。紹介したい手土産がいっぱいあるのでウズウズしているのですが、我慢して基本をしっかり解説します。 おススメの選び方は、ズバリ「もらった相手が喜ぶもの」これに尽きます。 一…

秘書はモテるか

今日はちょこっと休憩ネタ。秘書はモテるか、というお話。秘書という肩書きに興味を持たれることもありましたが、あまり秘書だからモテるという実感はありませんでした。ただ、秘書になると、結婚には有利だと思います。なぜなら、仕事を通じて世間の一般常…

秘書業での電話やメール

秘書にとって電話とメールは、最も重要なツールの一つです。社内外のあらゆる関係者と意思疎通を行い、窓口になったり調整したり仕事を進めたりします。私は、1日の半分以上を電話に費やしているんじゃないかと思うほど電話だらけでした。お手洗いから戻ると…

スケジュール調整は作業ではなく判断

「スケジュール調整ができる。」ということを私なりに丁寧に言い換えてみます。 「ボスの意向に沿った形でスケジュールの優先順位を判断し、スケジュールのタイミングや時間を調整し、設定することができる。」 すなわち、ボスの意向に沿った形でスケジュー…

スケジュール調整はどんなお仕事?

秘書になれと言われた最初の頃、「スケジュールの調整」と聞いて、私はこう思いました。 「依頼されたら、予定が空いているか確認して、OKならその通りにスケジュールを入れればいいし、相手にお願いするときは、お互いの都合のよいところで約束をすればいい…

スケジュール関係業務の流れ(秘書のお仕事)

昨日、秘書のお仕事を機械的に並べてみました。今日はそのうちの4つについて書いてみます。スケジュール調整と管理電話対応と接遇出張業務ボス主催の会議やイベントの準備4つに分かれてますが、簡単にまとめてしまえば、「ボスのスケジュールを組んでそれを…

秘書の主なお仕事内容を具体的に列挙してみました。

秘書のお仕事は、ボスが本業に全力を注げるよう補佐することです。 具体的な内容は、秘書の種類やボス・秘書の個性によるものもたくさんあるのですが、「こんな項目をマスターすれば、大部分は対応することができる。」というものがありますので、それをまと…

秘書にはどんな種類があるの?

秘書と一口で言っても、あらゆる種類があります。 企業の役員秘書、学者の秘書、医療秘書、弁護士秘書、議員秘書、政府高官秘書など。 私は企業で秘書をしておりましたので、企業の秘書について4つに分類して紹介します。 1.個人つき秘書 一人のボスに専…

秘書の役割とは?

※秘書=「要職にある人などに直属して、これを助け、また機密の文書や用務をつかさどる職。セクレタリー。」(広辞苑) ふむ。わかるような、わからないような。 私が、秘書の役割を簡単にお伝えするとすれば、こうです。 ※秘書=「ボスが経営などの本業に専…

秘書は言われた通りに動くんじゃないのか!?

「あなたは秘書になります。」 数年前、上司から突然そう言われたとき、絶望的な気持ちになって思わず泣いてしまったことを思い出します。 当時の私にとって、秘書は「身綺麗にして、言われた通り簡単な雑用をやるだけ」「上司のワガママに振り回される」な…