秘書にはどんな種類があるの？
秘書と一口で言っても、あらゆる種類があります。
企業の役員秘書、学者の秘書、医療秘書、弁護士秘書、議員秘書、政府高官秘書など。
私は企業で秘書をしておりましたので、企業の秘書について４つに分類して紹介します。
１．個人つき秘書
一人のボスに専属でつく秘書のこと。社長以上につく場合が多いです。一人のボスにつく秘書は一人とは限らず、２人以上でつくこともあります。大きな会社だと拠点ごとに秘書がつきます。
※スケジュール調整などを行う一般的な秘書のほかにも、水面下での折衝や社長特命 事項など、ボスの業務を直接的に補佐する役割を担当する秘書がつく場合もあります。
秘書という名前で呼ばれますが、本業に積極的に働きかけることが役割として求められており、このブログで取り上げる対象とは違います。管理職の男性が担当することが多いです。
２．秘書部などの組織に所属する秘書
大きな会社だと、あらゆる拠点に役員が点在しているため、秘書も多くの拠点に点在することになります。その場合、秘書部のような組織に所属し、会社全体の大きな行事で役員全員を補佐したり、点在する秘書たちの取りまとめやフォローを行ったりする場合があります。個人つき秘書が兼務する場合もありますし、特定のボスにつかない場合もあります。
３．チームつき秘書
プロジェクトチームや研究部門など特定のチームにつき、チームの本業以外の雑務を処理するなど、チームが効率的に運営されるための仕事をします。秘書という名前で呼ばない場合でも、そのような仕事をしている人がチームに一人はいるのではないでしょうか。
４．兼務秘書
ボスと同じ部門に所属し、ボスの補佐だけでなく、その部署の一員として本業も同時にこなします。ボスがあまり忙しくなかったり、自分で何でもやる人だったりする場合は、本業の片手間に少しサポートするような秘書もいますが、多忙なボスにつくと、スピード感が重要になるため、本業の優先順位を下げざるを得ません。なお、直属の上司が秘書の仕事を理解していない場合や、秘書の仕事に関わりたがらない場合は、相談ができず悩みを抱える秘書もいます。
このように、企業の秘書だけでも様々な形があります。また、一口に会社の秘書といっても、外資系と日本の会社、大企業と中小企業、製造業とサービス業など、会社によって秘書に求められるものは違ってきます。
ただ、特定のボスにつく秘書については、やるべき仕事の大部分は共通していますので、次回は、この共通する仕事内容についてまとめてみます。
なお、秘書の仕事を理解する1つのステップとして、秘書検定のテキストを一読するのはお勧めです。概要を理解するなら2級のもので十分。秘書検定を主催している実務技能検定協会の公式テキスト。秘書の仕事も検定の内容も、毎年変わるわけでもないので、アマゾンで中古品を買うのがお勧め。
秘書検定を受験してみたいという気持ちになったら、問題集を購入すれば良いと思います。ひと通り解いておけば、筆記は軽く合格できます。
