秘書の主なお仕事内容を具体的に列挙してみました。

秘書のお仕事は、ボスが本業に全力を注げるよう補佐することです。

具体的な内容は、秘書の種類やボス・秘書の個性によるものもたくさんあるのですが、「こんな項目をマスターすれば、大部分は対応することができる。」というものがありますので、それをまとめてみました。

大きく分けると「日常的業務」と「アクシデント対応」の２種類。

【日常業務】

1. スケジュール調整と管理　…会議、打ち合わせや取引先訪問、出張などのスケジュールを調整し、管理する。
2. 電話対応と接遇　…上司にかかってくる電話の応対や取り次ぎをしたり、電話連絡をしたり、来客を応接室に案内したり呈茶したりする。
3. 出張業務　…出張に伴う交通機関の選択や手配、宿泊の手配、旅程表の作成などを行う。
4. 会議やイベントの準備　…上司が主催する会議やイベントの準備や関係者への連絡を、上司の意向に沿って進める。
5. 文書事務　…上司に届く文書を管理したり、社内文書・社外文書などを上司に代わって作成したりする。
6. 環境整備　…ボスが快適に過ごせるように整理整頓や部屋の空調、明るさ、オフィスのレイアウトなどに気を配る。
7. ボスの身の回りの世話　…多忙なボスが本業に集中できるよう、飲み物の用意、贈答品の手配、慶弔に関する雑務などを行う。私的交際に関することも行う。
8. 情報収集と資料作成　…上司が求める情報を収集し、見やすく資料にまとめる。
9. 経理事務　…出張旅費やタクシー代、接待を兼ねた飲食代、物品購入など、日常的に発生する費用を精算する。

【アクシデント対応】

予想外の緊急の仕事、突然の来客、上司の急病など、予定外の事態が発生した時に冷静かつ臨機応変に対応する。

箇条書きにすると、こんな感じです。

明日からは、仕事の風景も書いていきます。

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