秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

秘書の主なお仕事内容を具体的に列挙してみました。

秘書のお仕事は、ボスが本業に全力を注げるよう補佐することです。

具体的な内容は、秘書の種類やボス・秘書の個性によるものもたくさんあるのですが、「こんな項目をマスターすれば、大部分は対応することができる。」というものがありますので、それをまとめてみました。

大きく分けると「日常的業務」と「アクシデント対応」の2種類。

 

【日常業務】

  1. スケジュール調整と管理 …会議、打ち合わせや取引先訪問、出張などのスケジュールを調整し、管理する。
  2. 電話対応と接遇 …上司にかかってくる電話の応対や取り次ぎをしたり、電話連絡をしたり、来客を応接室に案内したり呈茶したりする。
  3. 出張業務 …出張に伴う交通機関の選択や手配、宿泊の手配、旅程表の作成などを行う。
  4. 会議やイベントの準備 …上司が主催する会議やイベントの準備や関係者への連絡を、上司の意向に沿って進める。
  5. 文書事務 …上司に届く文書を管理したり、社内文書・社外文書などを上司に代わって作成したりする。
  6. 環境整備 …ボスが快適に過ごせるように整理整頓や部屋の空調、明るさ、オフィスのレイアウトなどに気を配る。
  7. ボスの身の回りの世話 …多忙なボスが本業に集中できるよう、飲み物の用意、贈答品の手配、慶弔に関する雑務などを行う。私的交際に関することも行う。
  8. 情報収集と資料作成 …上司が求める情報を収集し、見やすく資料にまとめる。
  9. 経理事務 …出張旅費やタクシー代、接待を兼ねた飲食代、物品購入など、日常的に発生する費用を精算する。

 

【アクシデント対応】

予想外の緊急の仕事、突然の来客、上司の急病など、予定外の事態が発生した時に冷静かつ臨機応変に対応する。

 

箇条書きにすると、こんな感じです。

明日からは、仕事の風景も書いていこうと思います。