スケジュール関係業務の流れ(秘書のお仕事)
昨日、秘書のお仕事を機械的に並べてみました。
今日はそのうちの4つについて書いてみます。
- スケジュール調整と管理
- 電話対応と接遇
- 出張業務
- ボス主催の会議やイベントの準備
4つに分かれてますが、簡単にまとめてしまえば、「ボスのスケジュールを組んでそれを実行していただく準備」です。
ざっくりとお仕事の流れを説明します。簡単に言えば、下記3点をメインに方向性だけボスに確認し、あとは適宜相談しながら秘書で進めていきます。
- どれくらい急ぎなのか（いつ頃までに設定する必要があるのか）
- メンバーや場所（ボスの指定があるか、内容を伝えて誰かに選定を任せるのか）
- など。
- 内容（できれば。できる限り把握した方が、目的に沿った手配ができますが、状況によっては聞かずに進めるべきものもあります。）
これらの情報をもとに、関係者を巻き込んで進めていきます。場合によっては、担当者にボスの指示を伝えてすべて丸投げし、あとはヨロシク！となることもあります。ただ、そうならないことも多いので、丸投げにならない場合のお仕事について書いていきます。
手順を5段階にまとめてみました。
- 日時・場所の決定と情報展開
- 必要な準備・手配・依頼事項の洗い出し
- ボスまたはキーマンとなる人に確認をとり、予算と進捗状況を報告しながら着々と進める
- 必要に応じて関係者と最終確認
- 当日は予定通り行い、実施内容を記録に残す。結果を確認して反省点を洗い出すところまでできれば完璧。
1.日時・場所の決定と情報展開
まず、実施する日時と場所を決めます。立場が最上位の人を基準に、候補日程を洗い出します。ここで、候補日がかなり少ない場合や、場所の確保が難しい場合は、まず場所を確保します。候補日が一つの場合は、仮決定です。ほかメンバーには、既にある予定もできる限り変更して合わせていただく形となります。
取締役会などの重要会議、絶対的権限を持った人の会議や面会などは、よっぽどのことがない限り優先です。社外の人との予定があったとしても、です。優先順位がわからない場合は、ボスに要確認。なお、上位役員の秘書は、そういった重要会議の候補日を出す場合、できる限り多くの候補日を出すのが基本です。多くの関係者がいて、全員がほかの大事な予定を変更して合わせることになります。ビジネスチャンスがいくつか潰れている可能性もあります。会社全体で見た不利益をできる限り減らすためにも、「なんでうちのボスの予定を動かさなきゃならないの？」などと高飛車な態度をとらず、優先度の低い予定は調整していきます。
最上位の人の候補日時がいくつも確保できる場合で、かつ場所の確保が容易な場合は、出席者のなかでも出席必須のメンバーの予定を合わせ、候補日程とします。候補日程で場所の確保ができるかをチラッと確認し仮押さえします。ボスやキーマンに相談しながら案件のベストタイミングを勘案し、必要に応じてその他出席者の都合を確認し、日時を決定します。
決定後、関係者に日時と場所を連絡します。できる限り、メールや文書など文字に残るもので連絡し、認識の相違を防ぎます。
2.必要な準備・手配・依頼事項の洗い出し
その後、それに付随する手配と情報共有を進めていきます。具体的には、部屋の準備や接遇の手順、事後に行うことを洗い出し、準備内容と手順を考えます。
3.ボスまたはキーマンとなる人に確認をとり、予算と進捗状況を報告しながら着々と進める
やることを洗い出して考えたら、内容をボスやその件について相談することが適切な人に報告し、確認をとります。面倒ですが、きちんと確認をとることで、より彼らの意図に沿った準備内容に軌道修正しつつ、進めることができます。省略して勝手に進めると、いざ何か困ったことが起こったときに責任がどこにあるか明確にできなかったり、相談しにくくなったりする可能性もありますので、要注意。
予算もきちんと事前に相談した方がいいです。金額が不確定であっても、どこがいくら程度の負担をする予定なのか明確にします。役員の仕事の場合は、どこの部署の費用で負担すべきなのか明確に線引きできないような仕事も多いです。部署ごとの予算がきっちり決められている場合は特に、事前に決めておかなければ、費用を処理するときになってから部署間で揉めることもあり、面倒です。可能なら、事前に簡単な書面を作成して、部門長の承認印をもらっておきましょう。証拠があれば、観念してくれますので、不要なトラブルを避けられます。書面の作成が不可能なら、あらかじめそういった内容でお願いしますというメールを送っておくと良いです。
緊急事態の対応についても、あらかじめ(高い確率で想定できることについては特に)相談をしておきます。
4.必要に応じて関係者と最終確認
ボスやキーマンへの報告と相談を適宜しながら準備を進め、実施事項が確定したら、関係者への情報展開を行います。会議なら開催案内(前日まで)、接待なら案内状(目安は3週間前くらいまで)にあたります。関係者とは、できる限り早い段階からスケジュールや手配の状況について情報共有をしますが、最終確認もきちんと行うことで、認識違いを防ぎます。
できれば、開始時間のほかに「集合時間」も設定して連絡してあげた方が、出席する人は安心ですし、主催者側も余分な心配をしなくて良いです。職位や立場、担当ごとに決めることもあります。
移動手段の確認や必要な手配も行います。庶務車の場合は、車種と色、車番、運転手の情報を確認し、車の入り方や駐車場、運転手の待機や食事などについても気を配ります。接待ゴルフの場合などは、お客様が運転手をつけてお酒を楽しむ方の場合、当方側でもお酒のお相手をできる状態の人を確保する必要があります。当方側は全員自走でお酒が飲めない、なんて事態は避けましょう。
公共交通機関の場合も、みんな職位の高い人よりも早い時間の移動をしたがりますので、職位が上の人から確認していくと良いです。
あと、ドレスコード。ネクタイやジャケットがいるのか、フォーマルかビジネスカジュアルか、など。
そのほかにも、会食だと「手土産はみんな持って行くのかしら」祝賀会だと「お祝いは持って行くべきかな」など、出席者が迷いそうなことについては、上司に相談して一律でナシにするなど決めて展開するのもありです。
5.当日は予定通り行い、実施内容を記録に残す。結果を確認して反省点を洗い出すところまでできれば完璧。
当日は、滞りなく行われるよう目配りしながら、セッティングや接遇、片付けを行います。終了後も、必要に応じて関係者にお礼を伝えたり、次回に向けての連絡を行ったりします。秘書の仕事はお願い事が多いので、きちんと心を込めてお礼を伝えることが大事です。ここを怠らずにきちんとすることで、信頼関係を重ねていくことができます。接待の場合にボスが出すお礼状については、事前にボスに確認して文案を作成しておき、翌日すぐに発送するのがベストです。
次々と新しい案件が降りかかり多忙な立場ではありますが、案件が終わったら反省点を洗い出し、次回もっとスムーズに進めるにはどうしたらいいか書き出すことが理想的です。一連のPDCAを回すことによって、より良いパフォーマンスにつなげます。できない場合であっても、実施した内容はきちんと記録しておきます。記録の蓄積によって、次の仕事がより効率的になり、スピードアップにつながります。
以上、スケジュール関係の仕事についてのざっくりしたお仕事の流れでした。
1.スケジュール調整について詳しく書いてみました↓
2.電話対応と接遇については、こちらに書いています↓
3.出張業務と4.ボス主催の会議やイベントの準備 については、詳しく書くのを忘れていました。この２つについては、随行の担当者がやってくれる場合も多い気がします。
