秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

秘書業での電話やメール

秘書にとって電話とメールは、最も重要なツールの一つです。

社内外のあらゆる関係者と意思疎通を行い、窓口になったり調整したり仕事を進めたりします。
私は、1日の半分以上を電話に費やしているんじゃないかと思うほど電話だらけでした。お手洗いから戻ると電話メモでパソコンが埋め尽くされていることも日常茶飯事。メールも、業務担当者のときには考えられない勢いで届き、こちらもお茶出しから戻ると未読メールで画面が埋め尽くされていることが日常です。不要なメールは日々振り分けなければ、何が何だかわからなくなり、すぐにサーバーがパンクします。

ボスが持つ人脈や影響力の範囲が、あらゆる社外団体に大きな影響を及ぼす場合、それに比例して調整や準備をしなければならない案件も多くなり、電話やメールも増えます。想像を遥か上回ります。
ボスによって違うので、秘書がみんなそうなるとは限りませんが、そういう状況でも涼しい顔で地道に対応していかねばなりません。

膨大な仕事を目の前にしながら、一つ一つの電話、メールを丁寧に処理していく。これは、膨大な距離の向こう側にあるゴールを目指しながらも、ちまちまと一歩一歩を踏み出すことの積み重ねでゴールすることができる、マラソンのようです。自転車競技だとペダリングであり、ピアノだと鍵盤に指を置くことであり、テニスだとボールを打つことです。

このように、電話やメールの対応は、秘書にとって頻出業務であり、仕事のための基本の一歩です。次回から詳しく書いていきます。