秘書業での電話やメール
秘書にとって電話とメールは、最も重要なツールの一つです。
社内外のあらゆる関係者と意思疎通を行い、窓口になったり調整したり仕事を進めたりします。
私は、1日の半分以上を電話に費やしているんじゃないかと思うほど電話だらけでした。お手洗いから戻ると電話メモでパソコンが埋め尽くされていることも日常茶飯事。メールも、業務担当者のときには考えられない勢いで届き、こちらもお茶出しから戻ると未読メールで画面が埋め尽くされていることが日常です。メールは日々振り分けなければ、何が何だかわからなくなり、すぐにサーバーがパンクします。
ボスが持つ人脈や影響力の範囲が、あらゆる社外団体に大きな影響を及ぼす場合、それに比例して調整や準備をしなければならない案件も多くなり、電話やメールも増えます。想像を遥かに上回っていました。
ボスによって違うので、秘書がみんなそうなるとは限りませんが、そういう状況でも落ち着いて地道に対応していかねばなりません。
膨大な仕事を目の前にしながら、一つ一つの電話、メールを丁寧に処理していく。これは、膨大な距離の向こう側にあるゴールを目指しながらも、ちまちまと一歩一歩を踏み出すことの積み重ねでゴールすることができる、マラソンのようです。自転車競技だとペダリングであり、ピアノだと鍵盤に指を置くことです。
このように、電話やメールの対応は、秘書にとって頻出業務であり、仕事のための基本の一歩です。
