秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

秘書の手土産選び(まずは確認から)

今回は、秘書にとって重要な「手土産の選び方選び方」をクドクド解説します。

紹介したい手土産がいっぱいあるのでウズウズしているのですが、我慢して基本をしっかり解説します。

 

おススメの選び方は、ズバリ「もらった相手が喜ぶもの」これに尽きます。

一言で言ってしまえば簡単なのですが、いざ考えると大変悩ましい。「じゃあ、どんなものが喜ばれるの?」「どうすれば相手が喜ぶかどうかわかるのよ。」と。

たまに「高価なものを選べば間違いない」と、毎回同じものを何も考えずに購入している秘書もいますが、会社の大切な費用を使って手土産を購入するのですから、最低限の費用で最大限のパフォーマンスを出せるように、相手やシーンに応じて手土産を選びたいものです。また、手土産はボスの印象にもつながりますので、適切な手土産をえらぶことにより、ボスの人間関係が円滑になり、仕事にも良い影響を与えます。

 

さて、ここから相手が喜ぶ手土産の選び方の手順3段階を紹介します。

  1. 手土産を渡すシーンを把握する
  2. 接待の場合は、手土産を受け取る相手の情報を得る
  3. 1と2の情報をもとに、手土産をチョイスする

 

つまり、まずは必要事項を確認し、その情報をもとに手土産を選ぶわけです。これから詳しく解説していきます。

 

1.手土産を渡すシーンを把握する

接待に伴う手土産か、会社訪問等の手土産か。渡す場所はどこか。渡す側と渡される側はどういう関係か。持ち運び方法はどうか。人数は何人か。

→これは、スケジュールをセッティングする秘書なら必ずわかる情報なので、整理しておきます。

 

2.接待の場合は、手土産を受け取る相手の情報を得る

接待の場合は、相手個人の情報を得るようにします。どのような家族構成か。家族と同居しているか、単身赴任か、独身か。年齢はいくつか。役職はどの程度か。出身地はどこか。好き嫌いやアレルギーはあるか。こだわりがあるか。健康に気を遣っているのか。など。

→ボスが相手のことをよく知っている場合は、ボスと情報共有しながら手土産選びを進めることができます。社内で知っていそうな人がいる場合は、聞いてみましょう。

社内に知っている人がいない場合は、相手の秘書に聞いてみるのも一つの手です。え、そんなこと聞けない?まぁそういう場合もあるとは思いますが、秘書として良い仕事をしたいのであれば、相手の秘書を味方につけて仕事をすることも一つの技。他社の人間とはいえ、お互い「秘書」という同じ立場にある仲間ともいえます。「私たちは仲間」という意識で、相手秘書と協力して仕事を進めていきましょう。

聞き方としては、例えば、スケジュールの連絡や確認等で電話をする際に、「『ここだけのお話なのですが』、実は本人(ボス)が△専務様には日頃より大変お世話になっているので、ぜひお土産を用意したいと申しておりまして、お差し支えなければご用意にあたり『こっそり』お教えいただけると大変ありがたいのですが、…ヒショヒショ。」という感じです。ポイントは、相手のボスにとっても自分のボスにとってもメリットがあるということをアピールすることと、秘密を共有することによって仲間意識を持ってもらうこと。このことが相手の秘書経由で相手ボスに知られたからといってデメリットがあるわけでもなく、むしろ相手は、こっそりそういった配慮をしようとしたこちら側の心遣いに喜びます。リスクほぼゼロです。

相手と状況によってアプローチの仕方は違うと思いますので、しっかりと人間関係を築くなり、空気を読むなりしてトライしてください。私は、秘書としてのスキルの一つだと思っています。

 

3.1と2の情報をもとに、手土産をチョイスする

  必要な情報が手に入ったら、あとは選ぶだけです。

  ここからが本番ですが、長くなったので次回。