秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

秘書として愛用してきたもの

今週のお題「愛用しているもの」ということでしたので、秘書として愛用してきたものを以下5種類にわけて、紹介していきます。

・文房具

・呈茶器具

・収納品

・通信機器(電話、FAX、パソコン等)

・ファンデーション

 

【文房具】

・お手紙セット

 秘書はメモやお手紙を書くことが多いです。私は、便箋と封筒を、無地のもののほか、可愛い柄や季節に合わせた柄など、数種類常備していました。特に、一筆箋が便利でした。ちょっとだけの分量でも見栄えが良いので、今でも愛用しています。

 

・ボールペン

 私の愛用しているボールペンは、「三菱鉛筆 多機能ペン ジェットストリーム 4&1」です。黒・赤・青・緑のボールペンに、シャープペンシルまで備わっており、1本でほとんどの状況に対応できます。私は、緑をあまり使いませんので、代わりに黒を入れてスペアとして使っています。名古屋高島屋東急ハンズで購入したときに自分の名前を入れてもらったお気に入りの1本です。

とっても書きやすいのでユーザーが多く、周りに使っている人がたくさんいます。「色違い ですね。」の一言で、親近感のある会話ができます。

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・筆ペン

 筆ペンは、通常の黒インクと薄墨がセットになったタイプが便利です。普段使いから冠婚葬祭までカバーできます。

 

・ノートやメモ、ポストイット

 私は動物が好きなので、動物柄のものばかりを愛用しています。ボスも時間があるときにはニコニコしながら「このメモ、可愛いねぇ。」と言っていましたが、ときには、そういうゆるい時間も良いものです。(空気を読みつつ)

 

【呈茶器具】

計量カップ+茶こし

本来であれば、急須でお茶を入れるのが正しいです。ただ、私は洗うのがとっても面倒だったので、急須を使うのをやめ、計量カップと茶こしで代用していました。

計量カップに茶葉を入れ、そのままお湯を注ぎます。計量カップなので、お湯の量が正確にはかれます。30秒ほど放置し、茶碗に注ぐときには、茶こしを通して注げばOKです。コーヒーも、フレンチプレスの代用品として使用することができます。

完全に裏技ですが、洗いやすくて本当に便利!!

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【収納品】

名刺整理ボックス

私は、名刺の管理が下手でした。最初はアルバムのようなものを数冊使用し、名刺を管理していたのですが、忙しくて放っておくと、たまっていってしまうのです。なので、やめました。私の愛用品は、名刺入れボックスです。

会社名の頭文字だけ、あいうえお順の仕切りスペースに従って分けて入れますが、それ以外のソートはしません。新しい順に、前から入れていくだけです。頭文字以外は並んでいないというデメリットがありますが、古い名刺か新しい名刺かという判別は簡単です。どうせ冊子の中のポケットがいっぱいになってくると、同じポケットの中に数枚入れたりすることになるので、それよりは割り切って頭文字以外のソートはせず、必要な時に該当の頭文字の中から探すということで良いような気がします。

 

【通信機器(電話、FAX、パソコン等)】

会社のモノなので、愛用品は特にありません。実は私が愛用していたのは、モノではなくワザ。難しいことではなく、ちょっと頭に入れるだけでとっても便利な小ワザ5つ。

・笑顔と「恐れ入りますが」

 しっかり笑顔を作って柔らかく親しみやすい雰囲気を醸し出し、ときには申し訳なさそうな顔をしつつ、しかしながら、伝えなければならないことは明確に伝えます。

・目的に合わせた使い分け

 モノには利点と欠点があります。目的に合った使い方をすることによって、トラブルや間違いを未然に防ぎます。

タッチタイピングのスピード

 秘書は、そのときどきに応じた内容のメールを、スピーディーに処理する必要があります。量も非常に多いです。タッチタイピングのスピードは必須です。

・ショートカットキー

 ボスの代わりに資料を作成することもありますが、そればかりに没頭していられないのが秘書です。さっさと済ませるためには、いちいちアイコンを選択してクリックしていられません。例えば、文書作成のときには、Ctrl+C、X、V、Z、S、P(コピー、切り取り、貼り付け、戻す、保存、印刷)のほか、F4、7、8(同じ作業を繰り返す、カタカナ全角、カタカナ半角)などが便利。

・エクセルの数式とマクロ

 秘書は管理するデータがたくさんあります。エクセルの数式やマクロが使えると便利です。数式は、計算のほかにも入力の手間を省いたり、ミスを防ぐためのチェックシステムとして使ったり、発想で使い道がたくさんあります。マクロは、同じ作業を繰り返すような仕事がある場合に活用すると、一瞬で正確な作業を完了させることができます。

 

【ファンデ】

急な来客の多い秘書にとって、化粧崩れは大敵。本来であれば、きちんと化粧直しをしなければならないのでしょうが、そんなことをしている場合ではないことの方が多いのではないでしょうか。「気がついたら顔がくすんで真っ黒!」「朝のファンデはどこへ!?」「鼻だけでなく顔全体がテッカテカ!」「法令線が!」など、作りこんだはずの顔がいつの間にか凄い顔になっていた!ということは、できる限り避けたい。

ということで、「くすみにくさ、崩れみくさ」を重視して下地とファンデを選ぶ必要があります。ところが、私の場合は、肌に合わないファンデをつけると夕方にはニキビができてしまうので、崩れにくさは諦めて、「くすみにくさ、崩れ方の綺麗さ、刺激の少なさ」で選んでいます。崩れ方が綺麗であれば、びっくりするようなことが無くて済みますし、化粧直しも簡単です。

ファンデは主に、パウダー・リキッド・クリームがありますが、リキッド+ルースパウダーが最も崩れにくい組み合わせだと言われています。詳しい種類は、別の機会に紹介しようと思います。

 

本日はこれで以上です。