秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

感じの良さを醸し出す振る舞い方

秘書に求められる最も重要なノウハウの一つが、相手がどんな方でも失礼のないように振る舞い、一定以上の感じの良さを演出することです。

 
秘書が関わる範囲は、ボスの影響力にほぼ比例して広くなりますので、秘書の多くの方は、幅広いジャンル、役職の方と関わりながらお仕事を進めていることと思います。
 
何も意識しなくても素晴らしく上品な佇まいで、かつ気配りの上手な人なら、何も努力する必要はないかもしれません。しかし、一般人が秘書として働かなければならなくなった場合は、そういった人物であるかのように振る舞うテクニックを習得する必要があります。
繰り返すことによって丁寧で上品な仕草をすることに慣れていきますし、気配りもポイントを覚えることによってスムーズになっていきますので、そのうち本当に「上品で細やかな気遣いのできる人」になっていきます。(少なくとも仕事上は…)
 
「最も畏まった場の、最も偉い人が相手の対応」でも問題ないくらい、きちんとした型を身につけてしまえば、あとは相手やシチュエーションによって、適当に崩して使っていけば良いと思います。
崩すというのは、雑にするということではなく、例えば「よく知っている方なので、より親しみを感じていただける対応をする」「急がなければならない状況なので、失礼のない程度に省略する」など、状況に応じて柔軟な対応をするということです。
 
では、さっそく秘書としての立ち振る舞いについてコツを述べていきます。ポイントは3つ、言葉遣い・表情・姿勢とお辞儀 です。
 
 
1.言葉遣い
言葉遣いのミスは、場合によっては致命的となり、全てを破壊する力すら持っています。大事なことは、「相手が自分にとって目上の大事な存在であること」を言葉遣いできちんと表現することです。
 
以下の3点がきちんと出来れば、何とかなります。
・相手の役職や名前を間違えない
敬語を正しく使う
・数種類のクッション言葉を使いこなす
 
なお、方言の訛りは、相手が聞き取れないほどの訛りでなければ、無理に矯正する必要はないと思います。方言は、ときに場をやわらげますし、相手にとってなじみのある方言であれば、親しみを持ってもらえます。高飛車なイメージを持たれたくない場合にも、ちょっとした訛りを活用できます。
 
2.表情
コミュニケーションをとるときは、表情による印象が、その人の印象のほとんどを占めます。言葉遣いが完璧でも、きちんとした表情ができていなければ、発した言葉は全てが無意味となります。簡単な結論としては、笑顔と深刻な表情がマスター出来ればOKです。表情は声にもしっかり反映されますので、電話で話す場合であっても、きちんと表情を作りましょう。
 
・上品なほほえみ
基本の表情。普段は上品なほほえみをたたえ、感じの良さや話しかけやすさを醸し出します。口を閉じたまま歯を出さず、わずかに口角を上げるスタイルです。笑顔すぎると「あの人は何がおかしくて笑っているんだろう…」と不審がられますので、あくまでも上品で控えめなほほえみにとどめます。
この表情をするときのポイントは、ほっぺたです。頬を持ち上げると、口角もつられて上がり、目も自然と笑います。感覚がわからない場合は、ニィーっと歯を出して笑顔になり、唇だけ閉じてみてください。慣れていないと、長時間維持しようとしてもほっぺたがこわばってきますが、気がついたときに頬を持ち上げることを意識してみてください。いつのまにか楽に続けられるようになります。頬の筋トレ…アンチエイジングにもなって一石二鳥です。ちなみに、無理に口角だけをクイッとあげても、目が笑っていないので逆に怖いです。ご注意。
 
ちなみに秘書たるもの、普段ひとりで事務作業をするときでも、無表情や眉間にシワを寄せた表情は望ましくありません。目までほほえむ必要はありませんが、口角が下がっていない状態を維持します。どんなに忙しくても、人と話をしていない状況でも、余裕のある大人の上品な表情をキープすることが大事です。
 
・笑顔
歯を見せて笑ってOKです。笑顔は状況によって2段階を使い分けられると理想的。満開の笑顔はお礼を言うときや相手の話に反応して笑うときのためにとっておきます。メリハリが大事なので、出し惜しみしましょう。お客様をお出迎えするときなど、その他のシチュエーションで使う笑顔は、ちょっと控えめで上品な笑顔で。
 
・深刻な表情
秘書は、お詫びをする機会が非常に多いです。相手のリクエストに応じられない場合や、やむをえない事情で予定を変更しなければならない場合など、毎日のようにお詫びをします。
双方の都合をすりあわせ、より良い調整をしていくためにも、まずは相手に対してお詫びの気持ちをきちんと伝え、相手の怒りや苛立ちをやらわげることが求められます。
同じ「ごめん」でも、笑顔で言われるのと深刻な顔で言われるのとでは、全く意味合いが違います。申し訳ない気持ちをしっかり伝えるためには、正しい言葉遣い以前に、深刻な口調や表情によって、確実かつダイレクトに相手に伝えることが重要です。
ときに言いにくいことを伝えなければならない場合、クッション言葉でやわらげて伝えることによって相手への気遣いを表現しますが、表情ができていなければ、全く意味をなしません。表情があっての言葉遣いです。
 
3.姿勢とお辞儀
姿勢は立ち振る舞い全ての基本です。綺麗な姿勢ができていてこそ、言葉や表情、仕草で上品さを演出することができます。まずは、立つ、歩く、座るという基本動作について。
 
・立つ
まっすぐ立ちます。これはよく言われることですが、壁を背後に立ち、両肩とお尻と踵がつくように立った状態のことです。注意すべきポイントは、背中と壁の距離。手のひら一枚分が理想的です。離れすぎは背中が反りすぎですので、腹筋に力を入れます。くっつきすぎは背中が丸まり過ぎです。
私は以前、前側に重心がかかった立ち方をしていたので「まっすぐに立ったときの重心は意外と後ろなんだな」と思いました。
ヒールの高い靴を履くと特に前重心になってしまいがちです。太ももの前側が張って脚の太い人は、前重心で太ももの筋肉に負荷がかかっている可能性があります。
 
直立するときは、腕は体の間の真横にまっすぐピタリとつけます。指先は広げずそろえ、指先までのばします。
これが直立ですが、人と対面するときには、手は横ではなく、前です。両手を体の前側で重ねます。左手の甲をいちばん表にします。脇や肘が開かないようにします。肩まで丸まらないように気をつけてください。指先は、そらしすぎない程度にのばし、きちんと揃えます。細かいですが、指先が広がっていると上品さ半減です。なお、右手の親指で左手の親指をしっかり挟むと、両手を綺麗に固定して重ね合わせられます。逆に手を後ろで組むと、態度が偉そうですよね。手を前で重ねることにより、謙虚さを表現します。
 
人と話をするときには、さらに上半身をやや前に傾けた状態で、話をします。会釈をした状態のまま止まっているくらいのイメージです。背中は丸めないで、腰からまっすぐ折ります。この前傾姿勢をとることにより、相手の話をしっかり聞く姿勢とさらなる謙虚さを表現します。座っている人と話すときは、相手の目線と自分の目線の高さを合わせて話をするイメージです。逆に上から見下ろすと感じが良くないですよね。
 
ちなみに、真顔でまじまじと見られると怖いので、基本は微笑みの表情で、相手の顔全体(難しければ相手の鼻)を見る感じで、相手との話に反応するときに目をしっかり見たり、満開の笑顔になったりすれば良いです。
 
・歩く
歩くときは、直立状態から歩き出します。手を前で重ねたまま歩くと、おかしな人になってしまいます。手を振るときは、前ではなく後ろ側に、肩甲骨を寄せるようなイメージでふるようにすると、見た目がエレガントです。手指は広げずそろえ、のばします。
 
脚の運び方ですが、前に脚を出して前進するのではなく、体幹が先にいくようにし、脚は後ろに残しながら歩くと優雅です。チョコチョコ歩きではなく、お腹から脚という意識が大事です。後ろに残した足は、お尻の力で地面を離れ、脚の指先までしっかり伸びきります。脚を前に置く直前まで、足の裏を正面に向けず、指先までまっすぐのばし、着地する寸前に足首を返し、踵からゆっくり優雅に置きます。前に踏み出すのではなく、足の付け根の真下に置きます。カンカンというガサツなヒール音はたてません。音が鳴るとすれば、丁寧に足を置くコツコツという音です。その繰り返しです。
 
これが完璧にできるようになるためには、片脚で直立ができるようになる必要があります。そのためには、脚の内側と外側の筋肉のバランスがとれていることが大事です。脚の外側の筋肉ばかり使ってしまっていて、脚の内側の筋肉が弱い人は、まずは外側の筋肉に頼らずに片脚直立ができるようになりましょう。
ちなみに、内股や外股は偏りが出る原因なので、絶対ダメです。可愛いから内股にしている人は、やめましょう。大人の女性に稚拙な歩き方は必要ありません。
歩き方も最初からはできないので、一歩ずつ確認しながら丁寧に足運びの練習をするとよいです。(人に見られない場所で…)
 
立ち方と歩き方が変わると、脚やお尻の形や大きさが変わります。私は、太もも前側の筋肉の張りが減り、膝上の憎たらしい肉や内もものプヨプヨも減りました。でーんと張っていたお尻も、キュッと小さくまぁるくなりました。以前は太ももで引っかかって入らなかったパンツが履けるようになったほどです。
 
自分で歩き方を見直すのが難しい場合は、ウォーキングレッスンがオススメです。まぁまぁ習得できるまで3ヶ月くらいでしょうか。レッスン料金はわりと高価ですし、ウォーキングのほかに時間とお金を投資すべきところも非常に多いので、レッスンは期間を決めて集中して取り組み、できる限り短期間で習得しましょう。
本気でやらずにダラダラと続けるのは、時間とお金の無駄遣いです。
 
・座る
スカートは裾を整えてから、静かに座るようにします。もちろん膝と足はピッタリくっつけます。脚はナナメ横に流しても真っ直ぐでも、どちらでも大丈夫です。奥まで腰掛けますが、背もたれに寄りかかるような座り方は、だらしないので、NGです。手は、左手を上にして膝の上で重ねます。立つときと同じく、脇をしめて指先をのばします。立つときは、どちらかの脚を後ろに引いてから立つとスマートです。
 

以上が、基本の立ち振る舞いです。

あと、大事なのがお辞儀。とっても大事です。秘書は挨拶や謝罪、お礼など、お辞儀をする機会が非常に多いです。日常業務と言えば語弊がありますが、それくらい頻度が多く重要です。
秘書でない人にとっても、働くなかでお辞儀は重要なシーンに欠かせないものです。

それでは、お辞儀のコツをざっくり3点あげます。

1.基本の微笑みをキープし、姿勢を正した状態でお辞儀をする
2.ゆっくり丁寧にお辞儀をする(ゆっくりが上品。)
3.お辞儀をしながらしゃべらない(言葉でお礼を伝えた後にお辞儀、など。)
 
なお、お辞儀はシーンに合わせて深さを変えます。主なものは、以下3パターンです。
1.謝罪やお礼、お願い事では最も深い45度
2.一般的な挨拶や来客の出迎えや見送りは30度
3.会釈や報告は15度

いつもいつも深いお辞儀ばかりしていると、「この人はいつも申し訳なさそうだな…」と思われてしまいかねませんので、場面ごとに使い分けてスマートに振舞いましょう。
 

以上のような立ち振る舞いについて、詳しく学びたい場合は、講座を受けるのが手っ取り早いです。立ち振る舞いは、第三者に見てもらうのが一番の改善になります。秘書同士でチェックするのも良いですが、知り合い同士だとズバズバ指摘しにくいところもありますので、お財布が許すのであれば、お金を出してマナー講座や秘書検定面接講座などを受けるのがオススメです。
 
振る舞い方は、一度受けて身につけてしまえば、一生の財産となります。美容院のように、1ヶ月で効果がなくなることはありません。早いうちに身につけて、エレガントな身のこなしができる大人になった方が良いと思います。
 
講座はちょっと…という方は、秘書検定の本などの参考書やDVD、一般的なマナー本でも学ぶことができます。現実では、なかなかそんな対応やらないよ〜とは思いますが、アナウンサーにとっての発声練習のようなモノだと思って身につけてみるといいかな…と思います。
 
本日は、以上です。