秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

秘書検定1級の面接を受けました

秘書検定1級の面接を受けてきました。
結果は約3週間後の通知とのことですが、うーん…凹


本日の流れは以下の通り。

●面接開始前●
通知の時間より15分程度前に会場に到着

2人1組で案内され、5分間で課題を覚える
課題は、報告と応対の両方

面接室に案内され、入室


●面接開始●
二人で入室し、荷物を置いて面接官の前に立つ
まずは自己紹介「○番のシナプスです。よろしくお願いいたします。」
席まで歩き、椅子に座る

呼ばれたら1人ずつ順番に上司役に報告をする
終わったら席に戻る

呼ばれたら1人ずつ順番に応対をする
終わったら席に戻る

呼ばれたら2人で面接官の前に立つ
面接官からありがたい講評を聞く

お礼を言って退出する

以上です。
会場への集合時間は、面接時間ごとに設定しているようなので、早めに行っても全く問題なさそうでした。

風が強かったので、着いてから剥がれたファンデや乱れた髪を直すと、15分前到着でピッタリくらいでした。

面接に関しては2人で同時に入室して順番にこなしていきますが、幸運なことに、私は番号が遅い方だったので、最初の人が緊張して噛みまくる様子を見て心を落ち着けてから、臨むことができました。

それでも、やはり頭の中は報告の内容をまとめるだけでフル回転。お辞儀や歩き方、手の組み方などは、意識の外側に行ってしまいがちなので、体に染み付いている状態でなければ難しいと思いました。

私は、最後の講評で、このような指摘を受けました。
・お辞儀のときには、もっとゆっくり起き上がること。起き上がるときには、顔や目線を先にあげないこと。
・しっかり口をあけて発音すること。
・「あの」など不要な言葉を発しないこと。

お辞儀に至っては、その場で2回、やり直しさせられました。

ちなみに、あと1人の方は前傾姿勢が足りなかったなどで、基本がなっとらん!とケチョンケチョンに言われ、その場で前傾姿勢をやり直しさせられ「もっと傾けて!」などと言われていました。かなり明確に指導が入ります。

ただ、指導が入ったから必ず落ちているというわけでもないそうなので、かすかな希望を持ちつつ結果を待とうと思います。
ちなみにダメだったら、次回は筆記をとばして面接だけ受けることができます。

ということで、ポイントを書き留めておきます。今後の受験者、ひいては自分のために…


1.大袈裟めに前傾姿勢をとる。(15度)

2.基本の微笑みを絶やさず、動作はゆっくり。

3.お辞儀は体を折ったあと一度とめて、ゆっくりと上げる。顔だけ先にあげず、体が起き上がってから目線をあげる。お礼のお辞儀は、しっかり深く(45度以上)。

4.カニ歩き厳禁。

5.手を前で組むときは、親指を隠して重ね、指先をきちんと揃えて伸ばす。

6.報告の前後では「失礼いたします」立ち座りの前後では止まって会釈するなど、丁寧さを印象付ける。

7.報告の冒頭では、「○○について報告を」と用件を述べた上で、都合を尋ねる。最後には、「以上でございます」だけでなく、「何かご不明な点はございませんでしたでしょうか。」と加える。

8.応対の冒頭では、笑顔で「いらっしゃいませ」と言い、相手の社名と名前を確認の上で、復唱する。予約の有無は必ず確認。

9.応対の仕草は大袈裟に。指し示したり、受け渡しをしたり…

10.声は大きく明るくはっきりと。審査員の目を見て話す。聞きやすいよう間をあけて話す。

本日は、以上です。