秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

ボスの人間関係構築は、秘書がサポートする

私が秘書をしていたとき、ボスのスケジュールのほとんどは、人と会って話をする時間で埋まっていました。

社内外を問わず、報告や会議、来客や訪問、食事の時間も何らかの会食が入りました。休日もゴルフやマージャン、視察会や接待観光など、平日も土日も、朝から夜までほとんど一日中、あらゆる人間と関わっている様子。

最初は「この人、会社の金や立場を利用して豪遊してるわ!従業員から搾取してる悪いやつ!」と思ったのですが、秘書としてしばらく様子を見ていると、「たぶん単なる遊びのときもあると思うけど、どうやらただ遊び呆けているわけではないらしい。」ということに気づきます。

誤解を恐れずに、平たく言ってしまえば、権限を持っている人同士で話をすれば、時として飲み会の場であってもゴルフの場であっても、大きな物事が決まったり動いたりする可能性があるよ、ということです。
また、その場では何も話が出ないとしても、いったん知り合いになってしまえば、次に会うことがグッと簡単になりますし、親しくなれば、それをきっかけに新しいビジネスの芽が出ることもあるかもしれません。

簡単に表現してしまえば、上記のような理由から、VIP同士の会食やゴルフ等にかかるカネは、時としてムダではないし、それ以上に大きな利益をもたらすための投資とも捉えることができます。

そういうことで、機会があればそれをムダにしまいとボスは体にムチ打って出かけるわけです。

体調管理に支障をきたしそうなくらい予定がタイトだったり、会食が続いたり、ハードなスケジュールになる場合、念のため予定を調整しましょうかとお伺いするのですが、ほとんど「大丈夫だよ。」とのお返事。

でも、大抵は当日を迎えると、髪が乱れていたり、眠そうだったりつらそうだったり、不機嫌そうになったり…ときに外出先から電話がかかってきて「ボクちょっぴりくたびれちゃった。」とこぼしたり、いろんなお疲れサインが出ます。
そのたびに内心、あ〜やっぱり…アンタがやるって言ったんでしょうが!と思いながら、「大変ですよね。おっしゃっていただければ、スケジュールは調整いたしますので、あまりご無理なさらないでくださいね。」とお声がけするというパターン。私の中では定番になりすぎて、まるでコントでした。

必死な彼の人間関係構築のお手伝いをすべく、秘書も動かねばならないのですが、さて、何をすべきでしょうか。

まず、お仕事の目的からざっくり3つ。

1.ボスが人に会うときには、スムーズに話が進むよう事前の情報把握をサポートする

2.相手にいつでも連絡をとることができる状態を保つ

3.ビジネスで役立てられるレベルの信頼関係を築き、維持する


次に、これらの目的を達成するための具体的な業務をざっくり3つ。

1.交際関係情報を管理
・面会履歴や連絡先、名刺の管理
・昇格や転任、退任などの人事情報チェック

2.交際に伴う接遇や事務作業
・表敬挨拶の対応
・慶弔、式典等イベントの対応
・挨拶状やお礼状、贈答の対応
・接待の手配や来客時の接遇

3.ボスへの対応
・ボスの感情的な行動や体調への対処


続きはまた次回以降〜