秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

秘書の交際サポート業務 その2(接遇や事務や手配など)前半

前回はボスの交際お手伝いの仕事のうち、情報管理について詳しく説明したので、今回は「2.交際に伴う接遇や事務作業」について。
 
まずは2点、やることとお仕事の目的について解説します。
具体的な対応方法は、次回です。
 
(1)やること
 
慶弔、式典等イベントの対応
挨拶状やお礼状、贈答の対応
接待の手配来客時の接遇
 
仕事の内容から秘書を想像させる「秘書らしいお仕事」です。成果が形になり、お客様から見えるところなので、ボスの印象に直結することを意識して取り組みます。
 
 
 (2)目的
 
ボスが、人脈の質をビジネスで使えるレベルで維持・向上するために、信頼関係を築いていくサポートをすることです。
 
秘書は主に、「ボスが相手を尊重する姿勢を示す」ことをサポートすることで、信頼関係構築をお手伝いします。
 
個人的な感想ですが、「社会的地位の高い人は、ほぼ例外なく礼儀や心遣いを大切にする」と感じています。
 
例えば、お礼やお詫び、慶弔、接遇に丁寧な対応をすることは、「相手のことを尊重している気持ちを形にしたもの」ですが、多くのエグゼクティブは忙しさを理由にせず、きちんと対応します。
 
相手にとって嬉しいことや悲しいことがあったときにはそれを共有し、相手が時間や手間、コストを割いてくれたときや心遣いをしてくれたときには感謝をし、お詫びをすべきときにはしっかり誠意を示す。
こういったことを積み重ねることによって、相手との信頼関係を築いていきます。
 
ビジネスで相手と協力するときに、人間同士の信頼関係が大きなメリットになります。
ビジネスは、規模が大きくなるほどリスクも大きくなり、慎重になります。また、これまでの取り組みになかったような新しいことを始めるときにも、慎重になります。そのとき、その話を持ってきた相手と信頼関係が築けていないとなれば、なかなか踏み出せません。そういった場合、商談を断る確率は高いのです。
 
そこで、相手との信頼関係や、「信頼関係のある人からの紹介」は、相手の躊躇を破る一つの武器となります。人脈が貴重と言われる理由は、そこにあります。
 
 
信頼関係は、地道な積み重ねです。実際に行う一つ一つの作業は、こまごまとした雑務が多いので、「秘書なんてただの雑用係だわ」と思うこともありますが、小さな雑用も含めてボスの印象に大きな影響を及ぼすところなので、丁寧に取り組みます。
 
 
本日は、以上です。
次は、具体的にどういうときにどういう対応をすればよいのかを紹介します。
 
【ボスの人間関係を秘書がサポートすることについて】

【情報管理による交際サポートについて】

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