秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

人間関係は結婚式のときにガッツリ掴む

暑すぎず寒すぎず、快適な季節になりました。

春と秋は結婚式の多いシーズンです。

 

大切な友人から結婚の報告があると嬉しいし、結婚式に招待されると、さらに嬉しい。

私も、今月は学生時代の友人の結婚式で東京、大阪、福岡と、3回の県外遠征。

 

ご祝儀に加えてヘアセット、ドレス、ネイルなどと、出費は多いですが、大切な友人の結婚式の場で一緒にお祝いできるのは素晴らしいし、披露宴で美味しいフルコースやワインを堪能しながら学生時代の友人たちと他愛のない話をする時間は、最高です。

 

友人へのご祝儀の相場は3万円と結構な金額ではありますが、招待する側にしてみれば、同程度かそれ以上かけていることが多いものです。おまけに遠征のゲストには、受付で「お車代」を渡すのが一般的です。私の場合はご祝儀相場の半額くらい現金キャッシュバックされました。新郎新婦は赤字の模様。

 

自分が結婚式あげるまでは、結婚式を新婚生活のための資金集めのように思っていましたが、実際にはそうではないことを知りました。

 

結婚式は、まさに大行事。そのときの対応は、本人の印象に直結します。

お金が全てではないけれども、明らかに赤字なのにお招きしておもてなししてくれているということは、それだけ私たちの関係を大切に思ってくれているというメッセージと受け取れるし、それは結婚式や披露宴の思い出とともに強く印象に残ります。逆に、ゲストへのコストを削って料理などの接遇がしょぼくなると、ゲストをないがしろにしたという印象が強く残ってしまうわけです。

 

同様に、ゲスト側の行動もまた、強く印象づけられるのことになります。特別なお祝いは一生の思い出になる一方で、マナーを軽視した思いやりのない対応は、関係に見切りをつけられるキッカケになりかねません。

 

このように、結婚式での対応で生じた印象は、良い方も悪い方も、普段とは比較にならないほど効果がありますので、普段以上に気を遣って対応するべきです。

 

とはいえ、世の中の平均以上の気遣いをする場合、やり方によっては新郎新婦にも必要以上の気遣いをさせてしまう可能性があるので、要注意。

例えば、相場以上のご祝儀を包むとか。

(ボスが相場以上の金品をいただいて、対応やお返しに困るってパターンは、秘書アルアル話だけど、まさにそれに似たような感じ。)

親族以外に関しては、ご祝儀は相場ぴったりがベストなんじゃないかなぁと思います。

 

お金以外にも気持ちを形にする方法はあるので、工夫次第ではあります。

受付や余興を頼まれた場合は、全力でやるとか(信頼して頼んでいるはず)、特に何も頼まれてなかったら、式や披露宴で撮影した写真を後から送ってあげるとか。

 

結婚式や披露宴ではプロのカメラマンがアルバム用に撮っている場合が多いですが、高価なので頼まないカップルもいます。

友だち撮影ならではの表情もありますし、写真データはたくさんあっても困らないです。だからといって友だちに対して正式に撮影係としてのお願いはしにくい(披露宴を満喫できなさそうですし) ので、自主的に送ってあげると良いです。

 

とても仲が良くて、普通のお祝いじゃ足りない!という場合には、結婚式の受付に飾れるようなもの、例えばプリザーブドフラワーや写真立てなどをプレゼントすると良いです。

 

出席する場合は、相場のご祝儀を持参し、場を華やかにするためのオシャレをしさえすれば、あとはプラスアルファです。

 

対応が難しいのは、出席しない場合。

一般的には、招待状を出す前に打診の連絡があるので、そのときにきちんと事情を説明します。

・日程の都合が合わない場合

・仕事や育児等で忙しい場合

などの理由なら、わかってもらえるはずです。書面では、理由を書かないことがマナーとされていますが、口頭でならOK。誠意を伝えれば、その後の関係にマイナスにはならないと思います。

 

 ・ご祝儀を出せない金銭的な事情がある場合

・あまり親しい間柄ではない場合

個人的な意見としては、出席しなくて良いと思います。「都合により」などぼかして伝えれば良いです。そして、相手との関係がどうでもいい場合は、それ以上のことは必要ないです。

 

一方で、大切な相手の結婚式に出席できない場合は、お祝いを贈ります。

 

「出席しない」という行動があるので、それを打ち消すためにも、口頭で伝えるだけでなく、相手のことを祝福する行動をとるのがベターです。

 

具体的には、2パターンあります。

1.お祝いの品物やお金を贈る

2.結婚式の当日に式場に祝電を贈る

 

招待されたのに欠席する場合は、早めに誠意を伝えた方が良いので、事前にお祝いの品物やお金を贈るのが良いです。相場は、早い段階なら1万円前後がメジャーです。料理のキャンセルがきかないくらい直前の欠席の場合、ご祝儀の相場と同額(友人なら3万円)を贈るのが無難です。そうでなくても、2ヶ月前にもなれば、配席などの地味だけど面倒な変更が発生することもあるので、ご祝儀の2/3程度は贈った方がよいです。

 

一方、招待されていない場合は、事前に金品を贈ると、新郎新婦が招待しなかったことに罪悪感を感じる可能性があります。その場合、結婚式当日の祝電を利用するのが良いです。

 

結婚式という場は、事情により招待したい人を招待できない場合があります。そういう相手から祝電が届くと、本当に嬉しいです。

 

秘書なら、ボスの祝電や弔電を出すことはよくあると思いますが、自分がいただいたことはありますか?

 

正直なところ、祝電や弔電は面倒な仕事としか思っていませんでした。ボス宛てのものを処理することはあるけど、数が多すぎて秘書としては整理が面倒だし、ビジネスものだから、ありきたりな文面ばかりで面白くもない。出すときにも、あまり知らない相手だと、気持ちが入らない。

 

自分が貰ってみてはじめて、嬉しさがわかることもあります。私は、結婚式の直前に、招待できなかった学生時代の友人から、ぬいぐるみやプリザーブドフラワーつきの電報が届いたとき心から嬉しく思いました。そして、これからもその友人を大切にしようと思いました。

 

本日は、以上です。