秘書の集まり(セミナー等)を覗いてみる
今週のお題「今年見に行ってよかったもの」ということですが、それは秘書同士の集まり(研修会やセミナー)です。
なぜかと言うと
結論から述べますと、非常に楽しく、大変勉強になり、良い刺激になるからです。
以前、「秘書には業界による違いや、会社の組織による違いがある。しかし、秘書の仕事は、どの業界や会社であっても、大部分が共通している。」と述べました。
その共通している基本部分については、どの秘書も同じような悩みを持ち、同じような努力をしています。
そこで、秘書のセミナーや研修に顔を出すと、様々な苦労や裏ワザをシェアすることができるのです。いわゆるヒショヒショ話。
例えば接待ネタだと「うちのボス、最近 太ってきちゃって…どうやってダイエットしてもらえばいいかしら。」とか「いいお店ないかしら。」とか。
外資系の秘書には「英語でお客様をご案内しなきゃいけないんだけど、いい勉強法あるかしら。」とか「外国人のお客様が相手だと、どういうお手土産が喜ばれますか。」とか。
さらには、兼務秘書や社長秘書など、組織の立場特有の悩みで社内ではなかなか共感してもらえない内容も、似たような立場の秘書さんと出会うことによってシェアすることが可能です。
立場特有の悩みについては、社内だと相談しにくい場合も多いのです。ボスのほかに、自分の組織の直属の上司がきちんと対応してくれるなら良いのですが、上司が秘書の仕事を理解していないケースや、介入したがらない場合もあるからです。同じ立場の人が何人もいるような会社は稀でしょうし、いたとしても相談しにくいこともあります。
良い出会いがあれば、裏ワザを教えてもらうだけでなく、向上心を高めあったり、ストレス解消になったり、いいこといっぱいです。講師の方との出会いも大きいと思います。
私自身、恥ずかしいことに秘書になる前は「秘書＝指示待ち人間」のイメージがあったので、最初は仕事に対して後ろ向きな気持ちでした。でも、秘書になって1ヶ月後、会社の費用で東京秘書協会の秘書セミナーに行かせてもらってから、秘書という仕事に対する考え方が変わりました。
そのおかげで、秘書の仕事に積極的になり、ボスのためにより良いサポートができるよう自発的に考えて勉強し、実行する姿勢でいることができたと感じています。
まずは、能率協会や秘書協会のセミナーが手っ取り早いです。能率協会の参加費はすごく高いので、会社の費用で行けるなら能率協会でも良いと思いますが、秘書協会のセミナーの方がリーズナブルな印象です。私は秘書協会のセミナーを受けましたが、初心者用の内容としてきちんとしており、魅力的な講師の方もいらっしゃっていました。
参加費無料のものだと、ぐるなびの「こちら秘書室」もあります。東京や大阪まで足を伸ばせるなら、セミナーや試食会などに参加できます。名古屋の秘書には厳しいですが…
私の場合は、ボスが東京で接待する機会が多かったので、土日に開催された試食会兼マナー講座に出かけました。安い参加費ですが、一流レストランのお食事を楽しめました。
私は今年、秘書業を引退しましたので、秘書セミナーとも試食会とも今年でサヨナラです。(セミナー組織自体との関わりも特に目的としておりませんし。)
ただ、そこで学んだことはビジネスマンとして社会的な人間として大切なことなので、これからの仕事にもプライベートにも、もちろん応用していくつもりです。
今年も他社の秘書が集まる場を見に行ったことと、それを受けて勉強し、最後まで積極的に秘書の仕事に取り組めたのは、本当に良かったと思います。
なんだか学生の日記みたいになりましたが、本日は以上です。
秘書検定 1級の面接案内が届きました〜
ドキドキしながら待っていた秘書検定1級の筆記試験結果。
無事に通過できました〜
左側に筆記試験の合否通知と面接試験の概要が記載されており、右側には受験経歴等申告票なるものがついています。写真を貼る欄があったり、自己PRを書く欄があったり、略歴書みたいな感じです。
秘書検定の結果が気になって早く知りたい場合、このようにネットで合否を確認することができるシステムになっているのですが…
実は私、どうせ通知が届くから〜と、受験票を捨ててしまっていたので、自分の受験番号と試験場番号が分からず、今日までネットの合否速報システムが利用できませんでした。
これから受験される方は、くれぐれも気をつけてください。…とっても待ち遠しいです。
模範解答は受験後3日ほどで公開されるので
自己採点してみれば、だいたいの予想はできます。とはいえ、1級はオール記述なので、結果が出るまで何となく安心できず…
このブログを廃止せずに済んでよかったです。
ちなみに、面接の案内には、面接試験資料なるものが同封されていました。
表には、面接試験の方法、審査のポイント、合格の基準、試験の手順が書かれています。
裏は、課題例になっており、報告と応対それぞれ１つずつ記載されています。
この面接内容の手順をシンプルに言えば、「当日に与えられた課題内容を5分で覚え、それをもとにロールプレイングで報告と応対をする」です。
気になるのは、審査のポイントと合格基準ですが、以下のように書かれています。
(審査のポイント)
態度、振る舞い、話し方の調子、言葉遣い、物腰、しぐさ、身なり など
(合格の基準)
きちんとしているか、丁寧であるか、明るく生き生きしているか
だそうです。要するに、面接の中で大変好印象な秘書を演じることができれば合格。
つまり、こう考えることもできます。
「報告内容の正確さはポイントになっていないようなので、お題は、要旨のみを頭に入れ、細かい部分は無理に覚えないでよい。
報告内容は適当に省略するなどしても、立ち振る舞いにしっかりと気を配ることができればよい。」
私は、記憶力に自信がないので、今回の面接試験では、こうするしかありません。
お題は最初から適当にしか覚えず、そんなことおくびにも出さず優雅に歩いてお辞儀をし、悪びれもせずにこやかな笑顔で試験官の顔を見ながら、適当に作ったそれらしい内容を報告し、あたかも丁寧にすべて報告したかのように、以上でございます、と宣言する。
…課題を覚えられないのに態度を審査されるとなれば、不誠実ながらも、そうせざるをえないんです。
もちろん実務では必ず筆記用具を持って報告をし、指示を受けています。むしろ、実務としては、それが正しい姿だと思います。なぜなら、実務では何よりも内容が重要だからです。
逆に言えば、報告の内容が正しければ、実務はまわせます。しぐさや立ち振る舞いがいい加減でも、秘書の仕事はできます。つまり、好印象な振る舞いは、秘書の仕事をしていれば自然と身につくというものではなく、自分で勉強しなければ向上できないのです。
秘書検定の1級では、実務ではあまり意識しなくても問題ないソコ、しぐさ立ち振る舞いなどをしっかり審査されます。
すなわち、秘書検定の1級に合格することは、最低限の実務ができるだけでなく、相手に高いレベルの好印象を与えることによって、難しい状況を切り抜ける力のある秘書であることの証明になる、と言えます。
ですので、ここは印象だけを審査していただくものと割り切って、女優になろうと思います。
来週から、自分の上司や同僚で練習してみよう…反応が楽しみ。笑
秘書の電話対応-その２（ボスの電話をつなぐ）
【ボスが自分で電話をせず、秘書にかけさせるのはなぜ？】
ボスの電話をつなぐということも、秘書の仕事として求められることがあります。秘書の仕事をしている人にとっては一般的で、当たり前のような感覚ではありますが、経験のない人にとっては違和感があるのではないでしょうか。
「偉そうだな」とか、「電話くらい自分でかければいいのに」とか思いますよね。
私が秘書になりたての頃、ボスに「○○さんに電話をつないでもらえる？」と言われ、頭がはてなマークでいっぱいになったことを覚えています。
「なんでわざわざ間に入ってつなぐ必要があるのかしら。こちらから用事があって電話をするのに、相手が出たらボスに取り次ぐ間の時間、待たせることになってしまうし…失礼ではないのかしら。」と思いました。
今日は、このことについて詳しく書いていこうと思います。
まず、受ける側の都合から説明していきます。
電話が鳴ったときに、ケータイのように相手の名前がわかれば苦労はないのですが、オフィスの電話は、ディスプレイのついていないものも多くあります。少なくとも私のオフィスでは、ディスプレイへの表示がありません。なぜなら、ディスプレイに電話番号を表示するサービスは有料だからです。つまり、少なくとも私のオフィスでは、いつだって電話は突然で、相手がわからない状況で受けています。東証一部上場の大企業であっても、です。
突然、偉い人から直接電話があったとき。ボス本人がいれば、そのまま偉い人同士で話をしていただけるので、問題ありません。
ただ、ほとんどの場合、ボスはすぐに話ができる状況ではないと思います。秘書がつくような人のスケジュールは、ほとんどの場合、会議や出張が、一般従業員とは比較にならないほど多いからです。
それでも、秘書であればボスの交友関係を把握している場合が多いため、スムーズに取り次ぐことができます。
なお、ボス不在時の電話対応として、一般的な手順は以下の通りです。
- ボスの不在を伝える
- ボスの戻りのおよその時間を伝え、戻ってからでも良いか確認する
- 相手がそれでよいと言う場合は、折り返しの電話をすると伝える
- 相手の都合の良い時間と連絡先を聞いておく
- ボスに伝えておくことがないか確認する
- 電話を切り、ボスが戻り次第、ボスに相手の話を伝え、指示を仰ぐ
- 状況に応じて速やかに電話を取り次ぐ
※相手が急ぎの場合は、代わりの人で対応できるような内容ではないかも確認し、代理対応が不可能な場合は、必要や状況に応じてボスに連絡する。
来客対応等で席をはずしている場合は、秘書以外の従業員が電話の対応をすることになります。多くの場合、受けた人は電話を取った瞬間に青ざめ、「よくわからないけど、えらいひとからの電話だ！！！」と慌てふためきます。大抵、上記のような対応はできません。
このように、せっかく偉い人がみずから電話をかけたとしても、そのタイミングで本人同士が話をすることができる可能性は低く、また、話をしたい相手が不在の場合、代わりに電話に出た相手とのやりとりで、時間を無駄にしてしまう可能性が高いのです。スムーズにいったとしても、１分はかかります。
この１分のロスがどのような感覚か、数字で考えてみます。
年商１千億円の会社の社長だとすると…
1千億円/365日/24時間/60分＝約19万円
つまり、「1分で19万を稼ぎ出す会社の社長」ということです。
何も生み出さない1分間の電話に、この社長の時間と労力をかけますか？
このように考えると、秘書があらかじめ相手に電話をかけて都合を確認してからボスにつなぐということが、意味のあることだと思えてきます。
次に、電話をかける側の状況を説明していきます。
ボスから見て下の立場の人に電話をかける場合は、先ほど述べたように、遠慮なく秘書から電話をかけて、相手の都合を聞いてからボスにつなげば良いです。用事があるのはこちらの側なのに…とも思いますが、判断するのはボス自身です。ボスが、秘書からかけて大丈夫と判断するなら大丈夫です。ビジネスマンの世界は、自分が想像していたよりも、縦社会です。
一方、ボスが自分よりも上の立場の人にかける場合。
相手が直接電話口に出るような、ケータイや自宅の電話にかけるときには、多くの場合、秘書にかけさせず、ボス自身が自分で電話をかけると思います。
しかし、最もメジャーなのは、目上の相手のオフィスにかけるというパターンです。この場合は、遠慮なく秘書が取り次いでOKです。なぜなら、秘書がついている立場のボスよりも上の立場の人であれば、通常は秘書がついているからです。
むしろ、相手もボスも多忙なので、秘書同士でボスたちの都合を確認し、すり合わせをして時間を決めてから取り次ぐのが一般的です。
このような働きによってボスたちは、無駄なやり取りに一切時間を費やすことなく「会議から戻った瞬間に秘書から渡された受話器に耳を当て、お望みの相手と重要な話をし、終わり次第すぐに歩き出しながら秘書に指示を出し、次の会議に移る」ことができるわけです。
具体的な電話のつなぎ方については、次の機会に書きます。
本日は、以上です。
感じの良さを醸し出す振る舞い方
秘書に求められる最も重要なノウハウの一つが、相手がどんな方でも失礼のないように振る舞い、一定以上の感じの良さを演出することです。
秘書が関わる範囲は、ボスの影響力にほぼ比例して広くなりますので、秘書の多くの方は、幅広いジャンル、役職の方と関わりながらお仕事を進めていることと思います。
何も意識しなくても素晴らしく上品な佇まいで、かつ気配りの上手な人なら、何も努力する必要はないかもしれません。しかし、一般人が秘書として働かなければならなくなった場合は、そういった人物であるかのように振る舞うテクニックを習得する必要があります。
繰り返すことによって丁寧で上品な仕草をすることに慣れていきますし、気配りもポイントを覚えることによってスムーズになっていきますので、そのうち本当に「上品で細やかな気遣いのできる人」になっていきます。(少なくとも仕事上は…)
「最も畏まった場の、最も偉い人が相手の対応」でも問題ないくらい、きちんとした型を身につけてしまえば、あとは相手やシチュエーションによって、適当に崩して使っていけば良いと思います。
崩すというのは、雑にするということではなく、例えば「よく知っている方なので、より親しみを感じていただける対応をする」「急がなければならない状況なので、失礼のない程度に省略する」など、状況に応じて柔軟な対応をするということです。
では、さっそく秘書としての立ち振る舞いについてコツを述べていきます。ポイントは３つ、言葉遣い・表情・姿勢とお辞儀 です。
1.言葉遣い
言葉遣いのミスは、場合によっては致命的となり、全てを破壊する力すら持っています。大事なことは、「相手が自分にとって目上の大事な存在であること」を言葉遣いできちんと表現することです。
以下の3点がきちんと出来れば、何とかなります。
・相手の役職や名前を間違えない
・敬語を正しく使う
・数種類のクッション言葉を使いこなす
なお、方言の訛りは、相手が聞き取れないほどの訛りでなければ、無理に矯正する必要はないと思います。方言は、ときに場をやわらげますし、相手にとってなじみのある方言であれば、親しみを持ってもらえます。高飛車なイメージを持たれたくない場合にも、ちょっとした訛りを活用できます。
2.表情
コミュニケーションをとるときは、表情による印象が、その人の印象のほとんどを占めます。言葉遣いが完璧でも、きちんとした表情ができていなければ、発した言葉は全てが無意味となります。簡単な結論としては、笑顔と深刻な表情がマスター出来ればOKです。表情は声にもしっかり反映されますので、電話で話す場合であっても、きちんと表情を作りましょう。
・上品なほほえみ
基本の表情。普段は上品なほほえみをたたえ、感じの良さや話しかけやすさを醸し出します。口を閉じたまま歯を出さず、わずかに口角を上げるスタイルです。笑顔すぎると「あの人は何がおかしくて笑っているんだろう…」と不審がられますので、あくまでも上品で控えめなほほえみにとどめます。
この表情をするときのポイントは、ほっぺたです。頬を持ち上げると、口角もつられて上がり、目も自然と笑います。感覚がわからない場合は、ニィーっと歯を出して笑顔になり、唇だけ閉じてみてください。慣れていないと、長時間維持しようとしてもほっぺたがこわばってきますが、気がついたときに頬を持ち上げることを意識してみてください。いつのまにか楽に続けられるようになります。頬の筋トレ…アンチエイジングにもなって一石二鳥です。ちなみに、無理に口角だけをクイッとあげても、目が笑っていないので逆に怖いです。ご注意。
ちなみに秘書たるもの、普段ひとりで事務作業をするときでも、無表情や眉間にシワを寄せた表情は望ましくありません。目までほほえむ必要はありませんが、口角が下がっていない状態を維持します。どんなに忙しくても、人と話をしていない状況でも、余裕のある大人の上品な表情をキープすることが大事です。
・笑顔
歯を見せて笑ってOKです。笑顔は状況によって2段階を使い分けられると理想的。満開の笑顔はお礼を言うときや相手の話に反応して笑うときのためにとっておきます。メリハリが大事なので、出し惜しみしましょう。お客様をお出迎えするときなど、その他のシチュエーションで使う笑顔は、ちょっと控えめで上品な笑顔で。
・深刻な表情
秘書は、お詫びをする機会が非常に多いです。相手のリクエストに応じられない場合や、やむをえない事情で予定を変更しなければならない場合など、毎日のようにお詫びをします。
双方の都合をすりあわせ、より良い調整をしていくためにも、まずは相手に対してお詫びの気持ちをきちんと伝え、相手の怒りや苛立ちをやらわげることが求められます。
同じ「ごめん」でも、笑顔で言われるのと深刻な顔で言われるのとでは、全く意味合いが違います。申し訳ない気持ちをしっかり伝えるためには、正しい言葉遣い以前に、深刻な口調や表情によって、確実かつダイレクトに相手に伝えることが重要です。
ときに言いにくいことを伝えなければならない場合、クッション言葉でやわらげて伝えることによって相手への気遣いを表現しますが、表情ができていなければ、全く意味をなしません。表情があっての言葉遣いです。
3.姿勢とお辞儀
姿勢は立ち振る舞い全ての基本です。綺麗な姿勢ができていてこそ、言葉や表情、仕草で上品さを演出することができます。まずは、立つ、歩く、座るという基本動作について。
・立つ
まっすぐ立ちます。これはよく言われることですが、壁を背後に立ち、両肩とお尻と踵がつくように立った状態のことです。注意すべきポイントは、背中と壁の距離。手のひら一枚分が理想的です。離れすぎは背中が反りすぎですので、腹筋に力を入れます。くっつきすぎは背中が丸まり過ぎです。
私は以前、前側に重心がかかった立ち方をしていたので「まっすぐに立ったときの重心は意外と後ろなんだな」と思いました。
ヒールの高い靴を履くと特に前重心になってしまいがちです。太ももの前側が張って脚の太い人は、前重心で太ももの筋肉に負荷がかかっている可能性があります。
直立するときは、腕は体の間の真横にまっすぐピタリとつけます。指先は広げずそろえ、指先までのばします。
これが直立ですが、人と対面するときには、手は横ではなく、前です。両手を体の前側で重ねます。左手の甲をいちばん表にします。脇や肘が開かないようにします。肩まで丸まらないように気をつけてください。指先は、そらしすぎない程度にのばし、きちんと揃えます。細かいですが、指先が広がっていると上品さ半減です。なお、右手の親指で左手の親指をしっかり挟むと、両手を綺麗に固定して重ね合わせられます。逆に手を後ろで組むと、態度が偉そうですよね。手を前で重ねることにより、謙虚さを表現します。
人と話をするときには、さらに上半身をやや前に傾けた状態で、話をします。会釈をした状態のまま止まっているくらいのイメージです。背中は丸めないで、腰からまっすぐ折ります。この前傾姿勢をとることにより、相手の話をしっかり聞く姿勢とさらなる謙虚さを表現します。座っている人と話すときは、相手の目線と自分の目線の高さを合わせて話をするイメージです。逆に上から見下ろすと感じが良くないですよね。
ちなみに、真顔でまじまじと見られると怖いので、基本は微笑みの表情で、相手の顔全体(難しければ相手の鼻)を見る感じで、相手との話に反応するときに目をしっかり見たり、満開の笑顔になったりすれば良いです。
・歩く
歩くときは、直立状態から歩き出します。手を前で重ねたまま歩くと、おかしな人になってしまいます。手を振るときは、前ではなく後ろ側に、肩甲骨を寄せるようなイメージでふるようにすると、見た目がエレガントです。手指は広げずそろえ、のばします。
脚の運び方ですが、前に脚を出して前進するのではなく、体幹が先にいくようにし、脚は後ろに残しながら歩くと優雅です。チョコチョコ歩きではなく、お腹から脚という意識が大事です。後ろに残した足は、お尻の力で地面を離れ、脚の指先までしっかり伸びきります。脚を前に置く直前まで、足の裏を正面に向けず、指先までまっすぐのばし、着地する寸前に足首を返し、踵からゆっくり優雅に置きます。前に踏み出すのではなく、足の付け根の真下に置きます。カンカンというガサツなヒール音はたてません。音が鳴るとすれば、丁寧に足を置くコツコツという音です。その繰り返しです。
これが完璧にできるようになるためには、片脚で直立ができるようになる必要があります。そのためには、脚の内側と外側の筋肉のバランスがとれていることが大事です。脚の外側の筋肉ばかり使ってしまっていて、脚の内側の筋肉が弱い人は、まずは外側の筋肉に頼らずに片脚直立ができるようになりましょう。
ちなみに、内股や外股は偏りが出る原因なので、絶対ダメです。可愛いから内股にしている人は、やめましょう。大人の女性に稚拙な歩き方は必要ありません。
歩き方も最初からはできないので、一歩ずつ確認しながら丁寧に足運びの練習をするとよいです。(人に見られない場所で…)
立ち方と歩き方が変わると、脚やお尻の形や大きさが変わります。私は、太もも前側の筋肉の張りが減り、膝上の憎たらしい肉や内もものプヨプヨも減りました。でーんと張っていたお尻も、キュッと小さくまぁるくなりました。以前は太ももで引っかかって入らなかったパンツが履けるようになったほどです。
自分で歩き方を見直すのが難しい場合は、ウォーキングレッスンがオススメです。まぁまぁ習得できるまで3ヶ月くらいでしょうか。レッスン料金はわりと高価ですし、ウォーキングのほかに時間とお金を投資すべきところも非常に多いので、レッスンは期間を決めて集中して取り組み、できる限り短期間で習得しましょう。
本気でやらずにダラダラと続けるのは、時間とお金の無駄遣いです。
・座る
スカートは裾を整えてから、静かに座るようにします。もちろん膝と足はピッタリくっつけます。脚はナナメ横に流しても真っ直ぐでも、どちらでも大丈夫です。奥まで腰掛けますが、背もたれに寄りかかるような座り方は、だらしないので、NGです。手は、左手を上にして膝の上で重ねます。立つときと同じく、脇をしめて指先をのばします。立つときは、どちらかの脚を後ろに引いてから立つとスマートです。
以上が、基本の立ち振る舞いです。
あと、大事なのがお辞儀。とっても大事です。秘書は挨拶や謝罪、お礼など、お辞儀をする機会が非常に多いです。日常業務と言えば語弊がありますが、それくらい頻度が多く重要です。
秘書でない人にとっても、働くなかでお辞儀は重要なシーンに欠かせないものです。
それでは、お辞儀のコツをざっくり3点あげます。
１．基本の微笑みをキープし、姿勢を正した状態でお辞儀をする
２．ゆっくり丁寧にお辞儀をする（ゆっくりが上品。）
３．お辞儀をしながらしゃべらない（言葉でお礼を伝えた後にお辞儀、など。）
なお、お辞儀はシーンに合わせて深さを変えます。主なものは、以下3パターンです。
1.謝罪やお礼、お願い事では最も深い45度
2.一般的な挨拶や来客の出迎えや見送りは30度
3.会釈や報告は15度
いつもいつも深いお辞儀ばかりしていると、「この人はいつも申し訳なさそうだな…」と思われてしまいかねませんので、場面ごとに使い分けてスマートに振舞いましょう。
以上のような立ち振る舞いについて、詳しく学びたい場合は、講座を受けるのが手っ取り早いです。立ち振る舞いは、第三者に見てもらうのが一番の改善になります。秘書同士でチェックするのも良いですが、知り合い同士だとズバズバ指摘しにくいところもありますので、お財布が許すのであれば、お金を出してマナー講座や秘書検定面接講座などを受けるのがオススメです。
振る舞い方は、一度受けて身につけてしまえば、一生の財産となります。美容院のように、1ヶ月で効果がなくなることはありません。早いうちに身につけて、エレガントな身のこなしができる大人になった方が良いと思います。
講座はちょっと…という方は、秘書検定の本などの参考書やDVD、一般的なマナー本でも学ぶことができます。現実では、なかなかそんな対応やらないよ〜とは思いますが、アナウンサーにとっての発声練習のようなモノだと思って身につけてみるといいかな…と思います。
本日は、以上です。
はてなブログの事務局から強制非公開設定をくらってビビった善良な市民
昨日の昼頃、はてなブログのiPhone アプリをクリックし、自分のブログ記事でも見直そうかと思ったら
結論。事務局のミスだったようです。元に戻っていることも確認してひと段落。よかった…
記事にアクセスできない！？
お題も！？
Forbiddenって…え！？
何度ログインし直しても同じ。
よし、ググってみよう！とGoogleからキーワード検索してみる。
えぇえぇえええええ！？
あせる私。さらにググる。
あっ！！自分以外に公開できない設定になってる…これは…何かまずいことをしたのだろうかと、さらに焦る私。でも、さらにググってみたところ、どうやら規約違反の場合は、事前にメールなどで通告があるらしいということが判明。
ということは、事前通告なしで一発退去させられるほどのことをしてしまったのだろうか…
さらに考え込むけれども、アフィリエイトをしているわけでもなく、内容も極めて社会貢献レベルの善良かつ奉仕的な内容(だと思っている)。
過去の記事をちょくちょく加筆修正しているのが悪いのかと思って調べてみたけれども、特にそういう情報はない。
強いて言えば、ブログのトップ画像がいけないのかと思って変更を試みるけれども、全く操作できない。
ひょっとして誰かに「このブログ辞めさせてください」とか通報があったのかしら…などと、ビクビクしながら問い合わせてみたところ、本日のお昼に、はてなブログの事務局から以下のようなお返事がありました。
「このたびは大変失礼いたしました。
本件につきましては、大量に作成されたスパムアフィリエイトブログを一括で非公開とする際、あやまって非公開となってしまったものと考えられます。
今後、このようなことのないよう注意をしてまいりたいと思います。」
とのこと。
「恐れ入ります」を使いこなす「ありがとうございます」「申し訳ございません」との違い
秘書の仕事を始めてからは、いわゆる「クッション言葉」を多用していました。ストレートすぎる表現では相手に不愉快な思いを抱かせてしまいそうなシーンで、表現を和らげるために使います。
クッション言葉を用いることによって、相手の気持ちに配慮を示しながら伝えるべきことを伝え、円滑にコミュニケーションをとることができます。
もちろんたくさんのクッション言葉を活用できれば良いのですが、日常生活には馴染みのない言葉もあるので、使い慣れるまではサラッと出てこないです。
一つずつ意識的に使っていくとすれば、最初に攻略すべき言葉は、やはり「恐れ入ります」だと思います。
秘書の特徴である以下3点を考慮すると、秘書にとっては非常に便利だからです。
1. 格上の人たちと頻繁に接する環境
2. お願いごとやお礼、謝罪をきちんと伝えることが求められる
3. 相手に不愉快な思いを抱かせない対応が必要
なお、「恐れ入ります」の意味を調べてみると、三省堂の大辞林には、こう書かれていました。
1. 自分とって過分と思われる目上の人の行為に対しての感謝の気持ちをあらわす挨拶。大変ありがとうございます。
2.〔「おそれいりますが」の形で〕 目上の人や客などに，迷惑や骨折りに対して「申し訳ない」という気持ちでいう語。大変申し訳ありません。 「 －が，お名前をお教えいただけませんでしょうか」
つまり、整理するとこう。
・目上の人の行為に対して使う言葉である
→自分と同格かそれ以下の人や、自分自身が行う行為に対しては使いません。
・ありがたい気持ちと申し訳ない気持ちのときに使う言葉である
→それぞれの使い方を以下に書いてみます。
まず、ありがたい気持ちのときに使う場合。
・目上の人やお客様にちょっとした配慮をしていただいたとき。
例えば、エレベーターでウッカリ譲られちゃったようなとき。
サラッと「ありがとうございます」では、やってもらって当然というニュアンスに受け取られかねないので、自分には過分なことである、というニュアンスが欲しいところ。「大変ありがとうございます」では相手のちょっとした配慮に対してリアクションが大袈裟すぎる、ということで、もっとスマートな言葉が欲しいところ。
そこで、「恐れ入ります」が使えると、相手に対してへりくだりつつ、スマートかつ丁寧に感謝の気持ちを伝えられます。
・目上の人から褒められたとき。
例えば、「お美しいですね。」と言われ、「ありがとうございます」では不遜な印象を与えてしまいそうで、謙遜したいところではあるものの「そのようなことはございません」のように否定するようなことを言うと、せっかく褒めてくれた相手の気を悪くしてしまいそうな場合。「とんでもないことでございます。」という言葉も使えますが、「いやいや、…」と、しつこく言われることもあります。
こんな困った状況のときに使えるお助けワードが、「恐れ入ります」です。謙遜のニュアンスを含めてサラリとお礼を伝えて終わらせることができます。
次に、申し訳ない気持ちのときに使う場合。
海外の人が、日本人に対して「日本人はスミマセンを使いすぎ。自国でアイムソーリーを使うのは自分の非を認めたときだけ。」というコメントをすることがあります。日本人の中にも、自分が悪いことをしたわけでもないのに「申し訳ありませんが」や「すみませんが」を使うことに違和感を感じている人もいます。
しかしながら、例えば相手に対して面倒なことをお願いする場合は、迷惑をかけて申し訳ない…と負い目を感じますよね。お願いされた方だって、面倒なことを当然のようにお願いされると腹が立ちます。目上の相手に場合は特にですが、お願いして動いていただくからには、自分自身に非があるわけでなくても、手を煩わせて申し訳ないといったような気持ちは表現した方が、お互いのコミュニケーションが円滑になります。
外国人は、アイムソーリーを使わないでどうしているかというと、やはりクッション言葉のようです。Excuse me, but …だとかIf you don’t mind…だとかを使って、申し訳なさや遠慮がちなニュアンスを表現しています。「日本人はスミマセンが多い」という指摘は、何でもかんでも「スミマセン」をクッション言葉の代わりに使っているような状態のことを指していたのではないかと…微妙なニュアンスを含めて表現できるクッション言葉を使うことによって、このような誤解を解消することができるようになります。
具体的なシチュエーションだと、アポなしのお客様に「本日はお引き取りいただけますでしょうか」「お名前をおっしゃっていただけますでしょうか」と言うとキツい印象があります。とはいえ、こちらの落ち度があるわけでもなく、「申し訳ありませんが」と言うのも違和感がある…
そのような場合に、「恐れ入りますが」が便利です。こちらに落ち度はないけれども、相手を煩わせることや、自分の言葉で不快感を抱かせてしまうかもしれないことに対する申し訳なさを表現するために「恐れ入りますが、本日はお引き取りいただけますでしょうか」「恐れ入りますが、お名前をおっしゃっていただけますでしょうか」と伝えます。
なお、このときに使う「恐れ入りますが」の便利なところは、自分の立場としてはへりくだっているくせに、お願いの内容にわりと強めの強制力を持たせることができるところです。相手を尊重してへりくだりながらも、「帰ってくれ」「名乗ってくれ」と明確に伝え、相手にそれをしない選択肢を与えていません。
相手が動いてくれなくても問題ないお願いをする場合は、「お差し支えなければ」「もしもよろしければ」などのように、相手に選択してもらうような表現が優しいです。
このように「恐れ入ります」などのクッション言葉は、相手への配慮をスマートに表現したり、苦しい状況を乗り切ったりするための便利アイテムです。積極的に使うべし。
本日は、以上です。
親指のネイルで第一印象の点数を稼ぐ
秘書の印象は、ボスの印象に影響すると言われます。第一印象を覆すのは難しいともいわれますので、秘書として第一印象は大事にしたいところ。もちろん、秘書でなくても、ビジネスや恋愛など、一般的に第一印象は大事です。
他人に与える印象で気をつけるべきところは、表情や話し方、立ち振る舞いだと言われます。
あと、初対面だと名刺交換することが多いですよね。ズバリ指先、特に親指と人指し指が目立ちます。第一印象の一つです。
※ツメのお手入れがなされていなくて、印象最悪な例
名刺交換のとき指先まで綺麗であれば、エレガントなイメージを印象づけることができるでしょうし、手入れしていない状態であれば、ガサツなイメージを持たれます。
名刺交換でなくても、書類やモノの受け渡しでは、必ず指先が目立ちます。せっかく両手で美しく丁寧に渡しても、指先が綺麗でなければ、効果半減。
私はモノグサなので、持ちの良さが何よりも大事。プロの施すジェルネイルだと伸びてなくなるまで全く剥がれないし、しかも根元は透明なデザインにすると、ツメが伸びてきても違和感が少ないです。(とはいえ、上の写真ほど伸びてくると、そのままで出社してはいけません…)
名古屋には、3千円以下の価格であっても、爪の形を整えて甘皮の手入れをした上にジェルネイルの施術をしてくれるところもあります。オフ代も無料でした。大手はすごい。
一時期、ジェルネイルキットを買ってセルフにも挑戦したのですが、私の場合は下手くそなのか、自分でやると1週間で浮いてきて剥がれてしまいました。毎週手直しをすることを考えると、3千円以下の値段でやってもらえるならお任せした方がいいと諦め、今はサロンに通っています。
ただ、ジェルネイルだとプックリ厚みがあるので、期間が経つにつれ、やっぱり地爪との段差は気になってくるところ。
美しさを考えると2〜3週間でオフして新しく塗り直すのが理想的なのは知っているけど、回数が増えると出費はかさむし、サロンまで遠いと行くのが億劫だし、こまめに薬剤でオフを繰り返すと爪に悪そうですし、実際は難しいです。
※ジェルが浮かず剥がれず健やかに伸びゆくツメ(サロン施術後、1ヶ月半)
ここまでなったら、いい加減サロン行けって話なんですけれどもね。でも、行けないときだってありますよね。
で、サロンに行く日までのつなぎとして、私のお気に入りは、エテュセのジェルトップコート。ドラッグストアのお姉さんが売れ筋ですよって勧めてくれました。
塗るとジェルネイルのように厚みが出てツヤツヤになるのに、光で硬化させなくても短時間で乾くすごいやつ。これを塗って段差をならすと、段差がほとんど目立たなくなります。
ごまかし技。
ネイルが許されている秘書さんなら、自然で清潔感のある色が理想的。
実は、年配の方からは特に、お茶にネイルの一部やストーンが入りそう…と思われる可能性がありますので、ネイル自体あまり望ましくはないです。
何か塗るなら、年代や性別に関わらず、見た人すべてが美しい指先だな、と感じるような無難な色味と上品でシンプルなデザインにしておくのが良いです。シンプルなデザインだと自分でやるにも簡単だし、サロンの値段も安いので、かえって好都合。
ジェルをお休みしている間のマニキュアは、こちらがオススメ。
ベージュだと、上品かつ親しみやすい印象です。中でも明るめの色味を選ぶと肌の色も綺麗に見えます。(コフレドール OR-44)
ベースとトップにマキアージュを使うと、早く乾くし仕上がりがキラキラです。
時間に余裕がない人や爪に塗ることが禁止という場合は、爪を短く整え、磨いておくとよいと思います。親指は特に重点的に。
最後に注意点ですが、ジェルが浮いたり剥がれかけたりしている場合は、上から塗ってごまかすのではなく、きちんとオフしましょう。間に水分が入ると、カビが発生してツメが緑色になるそうです。
本日は以上です。
