状況と目的にあわせて連絡ツールを使いわける - 秘書の仕事にハマった愛知移民

今日は、秘書の業務内容とその目的にあわせた最適な連絡方法について書いてみたいと思います。

どんなツールで連絡したとしても、ただちに問題が起こるわけではありません。しかし、秘書にとって「連絡をとる」ということは、一日のうちで最も多くの時間を費やす作業の一つですので、ここを効率化・有効化することによって得られる効果は、最も高いと言えます。ツールには、それぞれの長所と短所がありますので、目的にあわせて使い分けるのがベストです。

さて、秘書が業務上で連絡をとる目的ですが、主に以下の５つです。

１．スケジュール調整

２．スケジュール確定後の情報共有

３．資料の受け渡し

４．手配連絡

５．依頼やお礼

秘書にとって、業務連絡をするためのツールは、主に以下の３つ。

電話（離れている人と、会話をする）
メール・FAX（離れている人に、リアルタイムで文字や画像のデータを届ける）
郵送（離れている人に、紙やモノを届ける）

これらの３つのツールを、最初に述べた５つの目的の連絡手段として活用します。･･･普通に考えましょう、普通に。そもそも、連絡をとる上で、重要なこととは何でしょう。

間違いがないこと
間違えたとしても、間違いに気づいて適切な対応をすること
タイミングが適切であること
形式が適切であること
お互いにとって負担が少ない連絡手段であること

それでは、最初にあげた５つ連絡パターンについて、一つずつ解説していきます。

１．スケジュール調整【スピード・手軽さ】

　これは、相手からのレスポンスをスピーディーにもらうことが最も重要ですので、相手がレスポンスしやすい連絡を心がけることが重要です。相手が、リアルタイムで手間なく簡単に反応できる「電話」が最も適切。相手が反応しやすいよう話や候補日時をまとめ、即座に決定します。ただし、相手が即座に反応できない複雑な内容の場合は、電話はだけでは不適切。まとめた内容をメールで送った上で、電話で意図や概要を伝えます。

　メールの欠点は、感情や意図など、心が伝わりにくいこと。複雑な内容については特に、声で話をすることで、意図をしっかり伝えることが重要です。また、一度に調整する関係者が多い場合も、電話では連絡に手間がかかりすぎるのでNG。納期を設定してメールで都合を回答していただきましょう。

２．スケジュール確定後の情報共有【正確性・記録が残ること】

　確定後の情報共有については、間違えないことや、間違えたとしても間違いに気づいて対処できるようにする、ということが最も重要です。スケジュール調整を行い、合意をする。ここまでは電話でスピーディーにやってしまえばOK。ところが、電話では文字が残らないので、間違えたとしてもわからない。どっちが間違えたかもわからない。間違えているかもわからない。

　そこで、確定後の情報共有については、文字に残すことができる「メール」「FAX」「郵便」で行います。スピードが求められていればメール、相手がメールを受けられない場合はFAX＋到着確認の電話、丁寧さが求められていれば郵便、となります。

３．資料の受け渡し【機密性】

　資料の受け渡しについては、情報漏えいのリスクが少ないことが最も重要です。ここで有用な手段は、「郵便」(書留か特定記録)「メール（パスワードつき）」です。重要な資料の場合は、送付することを電話で知らせておくことでトラブルを防ぎます。

　スピードが求められている場合はメールですが、丁寧さが求められている場合は郵便です。書留と特定記録を活用しましょう。

一般書留

引き受けから配達までの送達過程を記録し、万一、郵便物等が壊れたり、届かなかった場合に、実損額を賠償。なお、商品券などはOKですが、現金だけは送れません。

簡易書留

一般書留に比べて、料金が割安。万一の場合の賠償額は、原則として5万円までの実損額。引き受けと配達のみを記録。

特定記録

通常の郵送料に一律160円の追加で、引き受けのみ記録。書留と違うのは、対面でサインや受領印をもらうのではなく、郵便受箱に配達。損害賠償はナシ。

なお、速達は速いだけですので、重要なものを送る場合は、書留や特定記録にプラスして速達という使い方をしましょうね。

ほかには、レターパックプラスが便利。厚みも関係なく、この中に入ることができれば、全国一律510円で送ることができます。意外と入りますし、対面で届けられ、受領印かサインをもらいます。ただし、紛失や破損の補償などはありません。追跡サービスは利用できます。

郵送作業の多い人は、郵便の決まりごとをおさえておきましょう。

紙の文書の場合は、文書に「秘」の印を押すなどして記載をし、中身が透けないように封筒を二重にするなどの対応をします。封筒の外袋には、「親展」と表示をします。

あ、持ち歩く場合は、外側に何も表示がない方がいいです。機密の文書を持っていることがバレないように。

４．手配連絡【正確性・スピード】

　秘書になると、配車や注文やその他の依頼ごとなど、さまざまな手配を行います。手配のミスは、即座に目に見えるトラブルにつながりますので、ここは間違いを防ぐことが最も重要です。また、手配の遅れは、ときに致命的となりますので、スピードも重要です。

　ここで有効な手段は、「メール」「FAX」＋「電話」です。文字で送った上に、口頭でも確認します。

５．依頼やお礼・お詫び【心・スピード】

　秘書は、たくさんの方と関わりながら仕事をするため、心を伝えるということも非常に重要となります。意図や気持ちは、文字で伝えることが大変難しいので、できる限り会って直接伝えるのがベスト。顔や仕草、物腰も重要な表現の一つです。それらしき表情や態度をきちんと見せることが大事です。化粧と表情の作り方、エレガントな立ち振る舞いも身につけて活用していきましょう。

会うことが難しい場合は、電話をすることが基本ですが、会ったり電話したりすることが不自然な場合は、メールや手紙だけでOKです。手紙の方が、さらには手書きの方が、より丁寧で気持ちが伝わります。

　お礼の場合は、できる限り早いタイミング、当日または翌日の早朝に、直接か電話で伝えるのがベスト。相手が目上の方や大切な方の場合は、さらに、お礼状まで用意します。なお、便箋や封筒、切手まで心配りできれば、丁寧さが伝わります。丁寧さも重要ですが、早さが命なので普段からそういったものを準備しておけば、いざというときに便利です。

本日は、以上です。