秘書の交際サポート業務 その1 (情報管理)
ボスのために人間関係構築をサポートするお仕事を大きなくくりで３つあげました。
今回は順番に、それぞれの目的とやること、対応の方法を紹介していきたいと思います。
1.交際関係情報を管理
5つの項目で説明します。
(1)やること
・面会履歴、連絡先、名刺の管理
・昇格や転任、退任などの人事情報チェック
(2)目的
ボスが仕事上で名刺交換をするようなVIPの連絡先は、一般的にはあまり公開されません。つまり、ボスの名刺は、お宝の一つです。
しかし、いくら貴重な情報でも、どこにあるか見つけるのが大変だったり、本当に今もその情報で正しいのかわからなかったりすれば、実際に活用することはできません。つまりゴミ。
「貴重な人脈情報を宝として活用するためにも、必要な情報を必要なときに活用できる状態にしておく。」それが、このお仕事の主な目的です。
目的達成のためには、情報の探しやすさと情報を新しい状態に保つことを心がけます。
(3)活用例
それらの情報をもとに、必要なときに相手に連絡をとったり、招待状などの書状を作成したりするときに活用します。
なお、名刺裏のメモ書きやデータを活用し、面会履歴や紹介者、その人自身の特徴などの情報をひもづけることによって、さらなる活用が可能です。
例えば、ボスが相手のことを思い出したり、会う前の事前情報となったり、接遇や接待の対応を決めるための参考情報となったりします。
この積み重ねによって、相手に対するきめ細かい配慮や対応をするためのツール、つまりボスが相手とより良好な人間関係を築き、信頼を得るための協力な武器となります。
(4)管理方法
アナログだと、名刺を冊子やボックスで整理します。オススメはボックスです。出し入れや入れ替えが簡単ですし、新しいものを手前に入れていけば、面会頻度もわかりやすいです。
アナログのメリットは、名刺そのものを管理するので、間違いがないことと消えないこと。デメリットは、探しにくさ。
個人名別か会社名別かなど、上司とよく相談して一定の基準を決めたうえで整理しますが、探すときにも、そのときに決めた基準でしか探すことができません。
例えば、個人名順だと社名や肩書きを基準にして探すことができませんし、会社名別だと、会社を兼任している人が探しにくいなどの欠点があります。
一方、データ管理の場合は、様々な検索条件でのアクセスができます。しかも、付随する多くの管理情報を一括で管理し、あらゆる基準で必要なデータを取り出すことが可能です。
データ入力する場合は入力間違いが心配ですが、名刺を捨てずに残しておいたり、名刺画像をそのまま読み込んで管理できるアプリなどを活用したりするなど工夫すれば、欠点を克服できます。
ただし、管理方法は、あくまでもボスの意向に従ってください。データ管理が便利であっても、ボスがアナログを好む場合は、アナログ管理をしましょう。ボスが自分で管理したいと言う場合、秘書は触りません。
「ボスの」情報管理のお手伝いだからです。
(5)情報の更新
情報は常に新しい状態を保ちます。
例えば、同一人物の名刺が複数あるときには、だいたい電話番号や肩書き、住所の変更があります。古いものを残しておくと、どちらが正しい情報かわからなくなるので、裏のメモ書きなどを新しい方に書きうつし、古い方を捨てます。
なお、昇格や転任、退任などの人事情報にはアンテナを張り、持っている情報の更新をするようにします。
取引先や関係会社の人事情報は、部署の担当者から入ってくる場合も多いですが、ボスはそれ以外にも多くの人間関係を抱えます。できる限りボスの人間関係を頭に入れておき、ニュースや新聞、ネットで人事情報をキャッチできるとベターです。
日経のネットサービスで人事情報を通知してくれるものもあり、とても便利です。ボスのニーズがあれば、「ボスが更新された人事情報をキャッチし、必要に応じて指示する」といったことを提案してみても良いかもしれません。
本日は、以上です。
以下の２つは、次回以降に紹介します。
2.交際に伴う接遇や事務作業
・慶弔、式典等イベントの対応
・挨拶状やお礼状、贈答の対応
・接待の手配や来客時の接遇
3.ボスへの対応
・ボスの感情的な行動や体調への対処
