秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

スケジュール調整はどんなお仕事?

秘書になれと言われた最初の頃、「スケジュールの調整」と聞いて、私はこう思いました。

 

「依頼されたら、予定が空いているか確認して、OKならその通りにスケジュールを入れればいいし、相手にお願いするときは、お互いの都合のよいところで約束をすればいいね。で、それを記録する。うーん、たったこれだけの作業なら簡単にできそうなのに、秘書に任せるなんて何がそんなに面倒なのかしら。自分をはさんでも伝言ゲームみたいになりそうだし、自分のスケジュールくらい自分で何とかすればいいのにね。」と。

 

確かに、そういう「空いているところに予定を入れるだけ」の作業になることもあります。

ボスがヒマなら。

 

しかし、秘書がつく立場のボスがヒマなことは稀で、秘書は大抵こうなります。

 A部長「明日、30分報告の時間が欲しい。」

 秘書 「はい。確認します。・・・!?(うぉー!明日どころか来週まで空いてない!!)」「さらに相手も全く予定が空いていない!?」

そして、悟ります。これがスタンダードの状況なのだということを。

 

そう、スケジュールの「調整」ですので、これを何とかするのが秘書のお仕事。

私が最初にイメージしていたのは、スケジュールの「入力作業」であり、全くの別物です。

 

さて、このA部長の依頼はどうしましょう。

 

自分より遥かに上の立場のA部長から、「何とかしろ!」とプレッシャーがかかります。

でも、先にお約束してくれた人の予定を動かすのは申し訳ないし、どの報告が大事なのか、急ぎなのかよくわからないし、他社のお客さんの予定を勝手に動かしてもよいのかわからないし、無理やり詰め込むとボスがタバコを吸う時間がなくなるし、うーん。どうしよう。

 

何一つ判断のもとになる情報を知らない当時のの私は、全く役に立たず、ボスにそのままお伺いしました。ボスは新たなスケジュールが入らないほど、予定が立て込んでいるというのに…

 

しかし、いつまでも全ていちいち確認していては、ボスも秘書も仕事が進みません。

やはりボスが多忙であればあるほど、スケジュール調整は、ボスにとって重要な部分を確認し、細かいところは全て秘書で判断して進めていくことが理想です。

できそうですか?私は、細かいところでもボスが思わぬところにこだわりを見せることがあったり、どう進めていくべきか判断のつかないところがあり、最初はできませんでした。

では、どういうことをポイントに、どんな情報を把握する必要があるのか、次回に続きます。