スケジュール調整はどんなお仕事？
秘書になれと言われた最初の頃、「スケジュールの調整」と聞いて、私はこう思いました。
「依頼されたら、予定が空いているか確認して、OKならその通りにスケジュールを入れればいいし、相手にお願いするときは、お互いの都合のよいところで約束をすればいいね。で、それを記録する。うーん、たったこれだけの作業なら簡単にできそうなのに、秘書に任せるなんて何がそんなに面倒なのかしら。自分をはさんでも伝言ゲームみたいになりそうだし、自分のスケジュールくらい自分で何とかすればいいのにね。」と。
確かに、そういう「空いているところに予定を入れるだけ」の作業になることもあります。
ボスがヒマなら。
しかし、秘書がつく立場のボスがヒマなことは稀で、秘書は大抵こうなります。
A部長「明日、３０分報告の時間が欲しい。」
秘書 「はい。確認します。・・・！？（うぉー！明日どころか来週まで空いてない！！）」「さらに相手も全く予定が空いていない！？」
そして、悟ります。これがスタンダードの状況なのだということを。
そう、スケジュールの「調整」ですので、これを何とかするのが秘書のお仕事。
私が最初にイメージしていたのは、スケジュールの「入力作業」であり、全くの別物です。
さて、このA部長の依頼はどうしましょう。
自分より遥かに上の立場のA部長から、「何とかしろ！」とプレッシャーがかかります。
でも、先にお約束してくれた人の予定を動かすのは申し訳ないし、どの報告が大事なのか、急ぎなのかよくわからないし、他社のお客さんの予定を勝手に動かしてもよいのかわからないし、無理やり詰め込むとボスがタバコを吸う時間がなくなるし、うーん。どうしよう。
何一つ判断のもとになる情報を知らない当時の私は、全く役に立たず、１から１０までボスにそのままお伺いしました。ボスは新たなスケジュールが入らないほど、予定が立て込んでいるというのに…
もちろん秘書がボスの意向を無視して勝手に判断することは許されません。しかし、いつまでも全ていちいち確認していては、ボスも秘書も仕事が進みません。
やはりボスが多忙であればあるほど、スケジュール調整は、ボスにとって重要な部分を確認し、細かいところは全て秘書で判断して進めていくことが理想です。
できそうですか？私は、細かいところでもボスが思わぬところにこだわりを見せることがあったり、どう進めていくべきか判断のつかないところがあり、最初はできませんでした。
では、どういうことをポイントに、どんな情報を把握する必要があるのか、次回に続きます。
もちろん、秘書検定のテキストにも色々とケーススタディがありますが、前提が「ボスは何でも判断できるし、ボスから判断を任せられれば部長や課長は責任を持ってサポートしてくれる。」という状況であるように感じます。普通そうですね。
しかし、「ボスは外部から来たばかりでスケジュールの優先度についての判断ができない。ボスに確認を求めると、僕はどうすればいい？と聞かれる。部長と課長に相談しようとするも、僕はノータッチ！と逃げる意気地なしである。同じ部署に秘書の先輩も存在しない。どうするべきか。」というケーススタディは存在しません。
そういうケースをかいくぐって、私はこのブログを書いております。。
秘書検定のケーススタディは基本的には参考になるので、何もわからない人は秘書検定2級のテキストを一読してみることをおすすめします。（Amazonの中古購入でも十分）
