秘書の交際サポート業務 その1 (情報管理)
ボスのために人間関係構築をサポートするお仕事を大きなくくりで３つあげました。
今回は順番に、それぞれの目的とやること、対応の方法を紹介していきたいと思います。
1.交際関係情報を管理
5つの項目で説明します。
(1)やること
・面会履歴、連絡先、名刺の管理
・昇格や転任、退任などの人事情報チェック
(2)目的
ボスが仕事上で名刺交換をするようなVIPの連絡先は、一般的にはあまり公開されません。つまり、ボスの名刺は、お宝の一つです。
しかし、いくら貴重な情報でも、どこにあるか見つけるのが大変だったり、本当に今もその情報で正しいのかわからなかったりすれば、実際に活用することはできません。つまりゴミ。
「貴重な人脈情報を宝として活用するためにも、必要な情報を必要なときに活用できる状態にしておく。」それが、このお仕事の主な目的です。
目的達成のためには、情報の探しやすさと情報を新しい状態に保つことを心がけます。
(3)活用例
それらの情報をもとに、必要なときに相手に連絡をとったり、招待状などの書状を作成したりするときに活用します。
なお、名刺裏のメモ書きやデータを活用し、面会履歴や紹介者、その人自身の特徴などの情報をひもづけることによって、さらなる活用が可能です。
例えば、ボスが相手のことを思い出したり、会う前の事前情報となったり、接遇や接待の対応を決めるための参考情報となったりします。
この積み重ねによって、相手に対するきめ細かい配慮や対応をするためのツール、つまりボスが相手とより良好な人間関係を築き、信頼を得るための協力な武器となります。
(4)管理方法
アナログだと、名刺を冊子やボックスで整理します。オススメはボックスです。出し入れや入れ替えが簡単ですし、新しいものを手前に入れていけば、面会頻度もわかりやすいです。
アナログのメリットは、名刺そのものを管理するので、間違いがないことと消えないこと。デメリットは、探しにくさ。
個人名別か会社名別かなど、上司とよく相談して一定の基準を決めたうえで整理しますが、探すときにも、そのときに決めた基準でしか探すことができません。
例えば、個人名順だと社名や肩書きを基準にして探すことができませんし、会社名別だと、会社を兼任している人が探しにくいなどの欠点があります。
一方、データ管理の場合は、様々な検索条件でのアクセスができます。しかも、付随する多くの管理情報を一括で管理し、あらゆる基準で必要なデータを取り出すことが可能です。
データ入力する場合は入力間違いが心配ですが、名刺を捨てずに残しておいたり、名刺画像をそのまま読み込んで管理できるアプリなどを活用したりするなど工夫すれば、欠点を克服できます。
ただし、管理方法は、あくまでもボスの意向に従ってください。データ管理が便利であっても、ボスがアナログを好む場合は、アナログ管理をしましょう。ボスが自分で管理したいと言う場合、秘書は触りません。
「ボスの」情報管理のお手伝いだからです。
(5)情報の更新
情報は常に新しい状態を保ちます。
例えば、同一人物の名刺が複数あるときには、だいたい電話番号や肩書き、住所の変更があります。古いものを残しておくと、どちらが正しい情報かわからなくなるので、裏のメモ書きなどを新しい方に書きうつし、古い方を捨てます。
なお、昇格や転任、退任などの人事情報にはアンテナを張り、持っている情報の更新をするようにします。
取引先や関係会社の人事情報は、部署の担当者から入ってくる場合も多いですが、ボスはそれ以外にも多くの人間関係を抱えます。できる限りボスの人間関係を頭に入れておき、ニュースや新聞、ネットで人事情報をキャッチできるとベターです。
日経のネットサービスで人事情報を通知してくれるものもあり、とても便利です。ボスのニーズがあれば、「ボスが更新された人事情報をキャッチし、必要に応じて指示する」といったことを提案してみても良いかもしれません。
本日は、以上です。
以下の２つは、次回以降に紹介します。
2.交際に伴う接遇や事務作業
・慶弔、式典等イベントの対応
・挨拶状やお礼状、贈答の対応
・接待の手配や来客時の接遇
3.ボスへの対応
・ボスの感情的な行動や体調への対処
秘書の服装とお気に入りの靴
ちょっと息抜きして、今週のお題「お気に入りの一着」をご紹介しようと思います。
とはいえ、私は、身につけるものすべてがお気に入り。
どんなに安い服でも、必ず直に見て触って、その生地の質感や仕立てから、見た目の美しさや肌触り、手入れのしやすさや持ちの良さを確認します。さらには必ず試着して、着心地や動きやすさ、形が自分の体型を美しく女性らしく上品に見せてくれるか、色みが自分の雰囲気を明るく清楚に、ときに華やかに見せてくれるか確認します。
靴も、必ず試着をして、質感と履き心地、歩きやすさ、自分の脚を綺麗に見せてくれるかを確認してから購入します。
秘書の仕事をするときの服や靴選びでは、下記の3点が重要だと考えています。
1.明るく清楚、上品な女性に見えること
秘書は、いろんな年齢や性別の人に会うので、どんな相手にも不快感を与えない服装が望ましいです。また、秘書のイメージは、ボスのイメージに強く影響します。お手本は、結婚相手の親に会いに行くときの服装。高級品でなくて良いので、色の爽やかさと適度なサイズ感を大切にします。
NGな例としては、スカートが短すぎたり胸元があきすぎたり、体のラインが出すぎたりするなど、セクシーすぎる服装。柄が派手すぎたり、あまりにも個性的すぎる服装も、万人ウケしないのでのぞましくありません。一方で黒が無難だからも全体的に色が暗すぎるのも、爽やかさが欠けて良くないです。
自分がお買い物するときには、ROPEやナチュラルビューティベーシック、組曲、ストロベリーフィールズ、ユナイテッドアローズ、ビームスなどのお店を見て回ります。
百貨店では高いので、大抵はアウトレット店でお得にGETします。
2.ボスの横にいて違和感がないこと
秘書は、ボスと同行することもあれば、ボスのお客様の接遇をすることもあります。ボスの横にいて、違和感がないことは重要です。
基本的には、スーツに準じた綺麗めの服装になるかと思います。ボスを引き立たせるためにとカチッとした地味めの服装をするにしても、派手にならない程度に明るい色みや小さめのアクセサリーを取り入れるなど、ちょっとした女性らしさや柔らかい雰囲気を出すのが良いです。高級品はNGですが。
具体的には、シンプルなジャケットやブラウス、綺麗めなカットソーやカーディガンなどが無難です。
ジャケットを普段は着ない場合でも、オフィスに1枚常備しておく人は、わりといます。襟なしのノーカラージャケットなら、どんな服装でも合わせやすくて便利です。
なお、女性の正装はズボンではなくスカートとされています。いつどんな場に出ることになるかわからない秘書は、ズボンよりもスカートをチョイスするのがベターです。
足元は、肌色のストッキングにややヒールがあるパンプス(つま先と踵が覆われていて、ストラップが付いていないもの)が望ましいとされています。
一般的には、サンダルやミュール、ブーツはビジネスの場に相応しくないです。つま先があいたオープントゥのパンプスも、きちんとした場では避けた方が良いです。
ストッキングは、ジュエリー程度にワンポイントの柄がついているくらいなら好印象ですが、広範囲にわたり派手な柄がついているものは、万人受けしないためNGです。
3.動きやすいこと
秘書は、よく動きます。何かあれば素早く反応し、対処するのが秘書です。ということで、動きにくい格好はNGです。
上品な女性らしさと動きやすさをクリアできるボトムスは、フレアスカートか、ストレッチ生地のタイトスカート。スカートの場合、色や柄が少し強めでも派手になりすぎないので、私はたくさんの種類のスカートを持っています。白いブラウスとあわせるだけの簡単コーデ。
スカートは、トップスと違って直接肌に触れないので、こまめに洗濯する必要がありません。繊細な生地のものや、ハイブランドのものも、選びやすいと思います。
ただ、飲み物をこぼしてしまう可能性もありますので、トラブルになるほどの高級品は着ていかないように…
動きやすさに最も大きな影響を与えるものは、靴。
私のお気に入りを紹介します。
ダイアナ「Well Fit」シリーズのパンプス。
足先が広いため、履いたときに足指に余裕があります。また、力が加わりやすい部分にクッションが内臓されているため、歩くときに足裏が痛くなりにくいです。かえりも良く、歩くときに靴が足についてきます。
歩きやすいのに履くと脚が綺麗に見える絶妙な高さと細さのヒールもお気に入り。大きくあいたシャープなカットの履き口は、脚をスラリと見せてくれます。
あと、こういう靴って、革靴のボスの隣にいるとき、しっくりきます。シンプルで服を選びません。
カカトのゴムを何度も修理しては履いています。履きつぶしてもまた購入したい靴です。ただ、このシリーズが今はあまり販売されていないので、お気に入りを探しているところです。
なお、ダイアナの靴はショップに持ち込めば、メンテナンスをしてもらうことができます。有料ではあるものの、良心的な価格で対応してもらえます。
ワコールのパンプス「サクセスウォーク」はリーズナブルな価格ではきやすいです。
![[サクセスウォーク] パンプス 「TV日曜日の初耳学にて、サクセスウォークが紹介されました! 」 スクエアトゥ ヒール 7cm C~3E 山羊革 WFN070 レディース BL 23.0 cm](https://m.media-amazon.com/images/I/41+EPmgCBSL._SL500_.jpg "[サクセスウォーク] パンプス 「TV日曜日の初耳学にて、サクセスウォークが紹介されました! 」 スクエアトゥ ヒール 7cm C~3E 山羊革 WFN070 レディース BL 23.0 cm")
![[サクセスウォーク] パンプス 「TV日曜日の初耳学にて、サクセスウォークが紹介されました! 」 スクエアトゥ ヒール 5cm B~3E 牛革 WFN050 レディース BL 23.0 cm E](https://m.media-amazon.com/images/I/31jc0zyhyxL._SL500_.jpg "[サクセスウォーク] パンプス 「TV日曜日の初耳学にて、サクセスウォークが紹介されました! 」 スクエアトゥ ヒール 5cm B~3E 牛革 WFN050 レディース BL 23.0 cm E")
ヒールが全くない靴は正式な場では望ましくないとされますが、ヒールが高すぎて動きにくい靴はNGです。動きにくいから。
本日は、以上です。
ボスの人間関係構築は、秘書がサポートする
私が秘書をしていたとき、ボスのスケジュールのほとんどは、人と会って話をする時間で埋まっていました。
社内外を問わず、報告や会議、来客や訪問、食事の時間も何らかの会食が入りました。休日もゴルフやマージャン、視察会や接待観光など、平日も土日も、朝から夜までほとんど一日中、あらゆる人間と関わっている様子。
最初は「この人、会社の金や立場を利用して豪遊してるわ！従業員から搾取してる悪いやつ！」と思ったのですが、秘書としてしばらく様子を見ていると、「たぶん単なる遊びのときもあると思うけど、どうやらただ遊び呆けているわけではないらしい。」ということに気づきます。
誤解を恐れずに、平たく言ってしまえば、権限を持っている人同士で話をすれば、時として飲み会の場であってもゴルフの場であっても、大きな物事が決まったり動いたりする可能性があるよ、ということです。
また、その場では何も話が出ないとしても、いったん知り合いになってしまえば、次に会うことがグッと簡単になりますし、親しくなれば、それをきっかけに新しいビジネスの芽が出ることもあるかもしれません。
簡単に表現してしまえば、上記のような理由から、VIP同士の会食やゴルフ等にかかるカネは、時としてムダではないし、それ以上に大きな利益をもたらすための投資とも捉えることができます。
そういうことで、機会があればそれをムダにしまいとボスは体にムチ打って出かけるわけです。
体調管理に支障をきたしそうなくらい予定がタイトだったり、会食が続いたり、ハードなスケジュールになる場合、念のため予定を調整しましょうかとお伺いするのですが、ほとんど「大丈夫だよ。」とのお返事。
でも、大抵は当日を迎えると、髪が乱れていたり、眠そうだったりつらそうだったり、不機嫌そうになったり…ときに外出先から電話がかかってきて「ボクちょっぴりくたびれちゃった。」とこぼしたり、いろんなお疲れサインが出ます。
そのたびに内心、あ〜やっぱり…アンタがやるって言ったんでしょうが！と思いながら、「大変ですよね。おっしゃっていただければ、スケジュールは調整いたしますので、あまりご無理なさらないでくださいね。」とお声がけするというパターン。私の中では定番になりすぎて、まるでコントでした。
必死な彼の人間関係構築のお手伝いをすべく、秘書も動かねばならないのですが、さて、何をすべきでしょうか。
まず、お仕事の目的からざっくり３つ。
1.ボスが人に会うときには、スムーズに話が進むよう事前の情報把握をサポートする
2.相手にいつでも連絡をとることができる状態を保つ
3.ビジネスで役立てられるレベルの信頼関係を築き、維持する
次に、これらの目的を達成するための具体的な業務をざっくり３つ。
1.交際関係情報を管理
・面会履歴や連絡先、名刺の管理
・昇格や転任、退任などの人事情報チェック
2.交際に伴う接遇や事務作業
・表敬挨拶の対応
・慶弔、式典等イベントの対応
・挨拶状やお礼状、贈答の対応
・接待の手配や来客時の接遇
3.ボスへの対応
・ボスの感情的な行動や体調への対処
続きはまた次回以降〜
会社の役割とボスの頭の中
先日、久しぶりに女子飲みにでかけました。
一緒に出かけた彼女と私は、同じ会社の同期。お互い昇格したお祝いも兼ねて、ちょっと贅沢をしてきました。
サラリーマンとして働き、生活に困らない水準の賃金、恵まれた労働環境のもと健康で文化的な生活を送っております。
過度な残業やサービス残業などは一切なく、土日や長期連休、有給休暇はしっかり休み。
彼女と私は、会社の力ってすごいよね〜としみじみ。
働いたら給料を貰うのが当然と思いがちだけど、従業員にここまでの充実した福利厚生や給料を安定的に与え続けることを考えると、会社っていうのは本当にすごいと思うのです。
「会社とは、事業活動によって利益を出すもの」と言われます。昔は、単なる金儲けとしか思えなかったのですが、働くなかで事業活動を体感し「会社は事業活動によって利益を出し、事業を拡大することで雇用を創出し、あらゆるステークホルダーへ貢献をする」という会社の社会的役割の重要性を知りました。
会社には、従業員以外にも、株主やお客様、取引先、関係会社などの利害関係者がいて、会社が潰れては困る人は、実に多いのです。細かいところまで言えば、清掃や森林保護などのボランティア活動、学校や老人ホーム、障害者施設への寄付もしています。
さて、私自身は昔、秘書になれと言われたとき「秘書って指示されたことをやるだけの単なる雑用係で、つまんないんだろうな。」という先入観を持っていました。ほかにもそういうふうに思っている人や、実際につまらない仕事をしている秘書さんもいるかもしれません。
ただ、会社役員につくほとんどの秘書は、事業が動くその場面に何らかの形で関与します。直接ではないものの、お茶出し、応接室の管理、電話、手土産選び、スケジュール調整、書状、何がどう関与するかはわからないけれども、致命的な何かだったり、決定権な何かになりうる可能性もあります。
なお、直接の関与に関しては、どこまでどう関与するかは、ボス自身の考えや会社の方針などで違います。でも、ボスの仕事の内容への理解度に関しては、秘書自身の努力やキャリア次第で違いが出てきます。
秘書は、ボスからの指示を受けて仕事をするし、雑務もたくさんあるけれども、同じ指示内容でも同じ雑務でも、ボスの考えを先読みしてやるのとそうでないのとは、全く違うパフォーマンスになります。
ボスが考える「会社の役割」に思いを馳せてみると、ボスが事業活動のなかで、人付き合いのなかで、どういうことを大事にするのか、何となくつながってきませんか。
私は、本人に直接聞いてみたことがあります。
本日は、以上です。
秘書検定の結果が届きました
昨日、秘書検定一級の面接結果が、自宅のポストに届きました。
【面接を受けたときのレポート】
結果は…
不合格。
時間をかけるのが好きではないので、最初から1級を受験して、さらには1発合格を狙っていたのですが…残念ながら面接は合格できず。
筆記はあと2回分が免除になる旨の通知と、振込用紙が同封されていました。
不合格の理由は書かれていませんので、面接の最後にあった面接官からのアドバイスが唯一のヒントです。
再受験とはムダな出費…(*_*)
秘書団体へのボランティアだと開き直るか…
ちなみに、秘書検定1級の面接のときは、受験歴を尋ねられます。事前提出シートに、1級以外の受験歴も含めて記入する欄があり、面接のときにその内容をもとに「1級の試験に臨むにあたり、どういった取り組みをしてきましたか？」などというツッコミが入ります。
【筆記の合格通知と一緒に、面接用の記入用紙が同封されている】
どう影響するのか知りませんが、ひとまず再受験するときには、「前回はなぜ落ちたのか、今回は何を心がけて臨んだのか。」ということを具体的にまとめ、面接のときの台詞として準備する必要がありそうです。
【秘書検定を受けてみた理由と面接対策講座の感想】
本日は、以上です。
綺麗になりたいときは、エステより床屋
そろそろクリスマス。
クリスマスに楽しい夜、ロマンチックな夜を過ごす方は多いことと思います。ディナーでプロポーズもベタな展開ですので、期待に胸膨らむ時期ですね。
ということで、クリスマスは世間がロマンチックなムードに包まれるので、それに便乗して相手の男性が盛り上がってくれる可能性が高まります。気合いの入れどころ。
さて、秘書のお仕事をしていると、普段から大事なお客様に会うので、意識して綺麗にしている方が多いことと思います。
でもね、でもね。たまに見かけますよ。
バッチリ綺麗なんだけど、残念ながらうっすらと口ひげが生えている女性。近くで見たときのガッカリ感は大きいです。
眉のお手入れはほとんどの人がしていると思いますが、ヒゲや産毛もあわせて、しっかりケアすべし。
自分で手入れするのも良いのですが、私のオススメは、プロのシェービング。軽いピーリング効果もあり、驚くほど透明感が出て化粧ノリも良くなります。
ちなみに私は、毎月通っています。床屋さんに。
はぃ、エステではなく、町の小さな床屋さんです。床屋といえば、オジさんたちが髪を切ってもらうところというイメージがありますが、シェービングだけでも予約を受け付けてくれるところも多いです。
理容師免許を持っていない美容師さんやエステシャンは、カミソリを扱えないので、ご注意。また、中には女性の肌は弱いから女性はダメと言われるところもあります。
・理容師がシェービングをしてくれるか
・女性でも施術してくれるか
確認し、予約をとってから行きましょう。
ちなみに最近は人気が出てきてしまっているようで、女性用のコースを設けるところも増えてきました。
パーテーションで仕切ってシンプルにシェービングと保湿を施してくれるところもあれば、専用の綺麗な個室を設け、シェービング以外にも、クレンジングや角栓除去、美容パックやイオン導入など、エステ顔負けの施術をしてくれるところもあります。
シェービングで肌に透明感が出るだけでなく、眉の形が整い、自分では手入れしにくいうなじも綺麗にしてくれます。
クリスマスのドレスアップで、髪をアップにするなら、超オススメ。
私が行ったことあるところでオススメなのは、こちら。
受付は6時まで。電話予約。
受付は6時半まで。ネット予約可。
どちらも綺麗な個室で、施術してくれる方は女性です。2〜3千円から可。
高いコースをオススメされるなどの勧誘はありませんので、お財布と気分にあわせて施術してもらえます。
シェービングの後、2〜3日後が本番を迎えるのに最も良いと言われます。クリスマス直前の駆け込みシェービング、おすすめです。
ちなみに私は、ブライダルシェービングも近所の床屋さんでお願いしました。なんと数千円で、ドレスを着たときに出るところ全てをシェービングと保湿処理をしてもらうことができました。仕上がりも満足です。
ブライダル会場からの斡旋業者だと、エステの施術込みで、数万円から数十万円します。ケチな私は、すぐに効果がなくなることにお金をかけたくないのです。
今回は、以上です。
