秘書のお仕事にハマった愛知移民

勝手に秘書に任命され、泣きながら始めたものの、いつの間にか秘書の仕事にどっぷり。ただ今後、担当者として会社の本業に深く関わるお仕事をしてみたかったので、2015年6月、ボスの引退とともに秘書業を卒業しました。これから秘書になりたい人や、突然秘書になれと命令された人のために、秘書の仕事で得たものを書き残します。ちなみに手土産になるお菓子リサーチは、もはや趣味でやるノリになってしまったので、今後もゆるゆる続くと思われます。気が向いたら紹介していきます~

秘書検定を受けてみた

世の中には、あらゆる資格や階級があります。

私は、資格なんて面倒だと思って、あまり興味を示していなかったのですが、持っておいた方がいいんですね。アレ。
 
結婚や出産を機に退職する人もいれば、落ち着いた頃に、再び仕事を始めようと職探しを…と、そこで苦労する人も。
「最終面接まで行ったけど、もう一人の人が、秘書検定1級とエクセルやワード、パワポの資格を持ってて、おまけにTOEIC900点以上だった!」なんて悲劇もあるそうです。私ならシッポ巻いて逃げ出してしまいそうです。
 
「秘書として働けます!」と主張してクドクド説明するよりも、資格の方が、ひと目で、どのレベルで、何ができるのかアピールできます。短時間で「ナルホド、秘書としてのスキルはあるんだね。これぐらいのレベルがあれば、うちで採用しようかな。」と思ってもらうためには、資格が手っ取り早いです。
 
たくさんなくても、強くアピールできるものが2つあれば、独自の強みを作ることができます。
「秘書として有能な人」では、他人との差別化が難しくても、「モデル並みに美しく誰もが魅了される秘書」「外国語がネイティブ並みに堪能な秘書」「秘書としての能力があり、財務や会計の知識が豊富」「法律の知識がある秘書」「アロマの使い手の秘書」「パソコン能力が極めて高い秘書」「雑談力が優れた秘書」「人の話を聞くのが極めて上手な秘書」など、秘書という分野以外に強みを持つ人だと、聞くだけで独自の付加価値を生み出せそうです。
 
ということで、自分の市場価値を高めるには、武器を2つ以上持つことがオススメです。出世を目指すサラリーマンにもオススメです。少なくとも私の周りでは、2つ以上の武器を持っている人の方が、より目立った活躍をして早く出世する傾向にあります。
 
とはいえ、私のようなナマケモノは、一つずつゆっくりクリアしていくに限ります。まず、秘書のスキルを証明するための検定として、秘書検定なるものがあります。
 
秘書のスキルは、いわば「社会人としての社会常識や振る舞い方の基本を極めたもの」ですので、ほとんどすべての人にとって公私ともに役に立つ内容です。名前の通った資格なので、履歴書の見た目も良くなります。
 
履歴書に書けるのは2級以上ですが、2級ならほとんど勘でも当たりそうな選択問題で、一夜漬けでも合格できそうだと思いました。学生さんの場合は、馴染みの無い言葉やシチュエーションに戸惑う可能性があるので、時間をかけた方が良いかもしれません。
 
準1級の出題形式も2級と同様に、選択問題と記述問題ですが、記述の割合が増えるとのこと。
筆記問題のレベルにはあまり差が無いそうなので、2級とばして準1級をとるか、就活前などですぐに資格が欲しかったら併願がオススメ。ちなみに、2級は筆記だけですが、準1級は面接もあります。
 
ちなみに私、数年前に準1級を受けてみました。筆記は問題なく通過しましたが、面接試験対策用DVDなるものを見て、やる気を喪失しました。
恋人と一緒に面接用DVDを鑑賞したのですが、「忙しいボスにこんなにゆっくり報告を聞いてもらえたら偉くなった気がしそうだ。」とか、「暗記で報告するの!?」だとか「今どき髪をネットに入れるとかずいぶんと古風だね。」とか、いろいろとツッコミどころがあって面白く鑑賞したあと、面接ゴッコに突入。2回くらいは真面目にやりました。でも、そもそも採点の基準だとかポイント自体がわかっていなかったことに加え、わかっていたとしても、出来ているかできていないかの判断ができていなかったのです。
当日は周りが知らない人ばかりで、場の空気に飲まれてしまう可能性があることも考慮すれば、きちんと練習してやり方に慣れることが必要だと思いました。いわゆる「知っていることと出来ることは違う」ということです。
 
筆記に合格すればは、あと二回だけ筆記をとばして面接だけ受けることができます。準1級と1級は6月と11月の年に2回だけ受験の機会がありますので、1年間は筆記試験をスルーして面接だけに力を注げば良いということになります。
私の場合は、面接で求められている姿が素のキャラと違いすぎることで絶望し、自力で受かる気が全くしなかったので、準1級は潔く諦めました。
 
で、とばして1級を受けることにしました。筆記試験は昨日、受けてきました。ナマケモノで強欲な私は、「お金を出して面接講座を受けるなら1級じゃなきゃヤル気出ないし、投資に見合わないよね!と思った次第です。
 
準1級を持っていなくても問題無く受験できます。ただ、準1級との併願は不可ですので、どっちを受けるか決断が必要です。昔は、1級を受けるためには英語検定2級以上も必須だったそうなのですが、今は関係無く受験できます。その他の資格も特に必要ありません。
 
1級の筆記は、すべてが記述問題。「えっと、アレなんだっけ、アレ。」と選択肢を探すのは準1級まで。1級では、すべてをアタマから絞り出します。若い方が記憶力はいいと思うのですが、シチュエーションものが多いので、実際に働いている人の方が、リアルなシーンを想像できて有利かもしれません。
 
ちなみに合格点の基準ですが、資質や一般知識などの理論編と、マナーや接遇、細かい実務の知識を問う実技編、それぞれ6割以上を得点できればOKです。どちらか片方が6割を切ると不合格、言い換えれば、それぞれ4割まで間違えても問題無いということです。
 
取り組み方がゆるい?まぁまぁ…TOEICと違って、点数がそのままズバッと出てしまうなら満点を狙いにいきますが、検定の場合は受かりゃいいんです。
 
筆記で落ちてたら、何食わぬ顔でこのブログを続けるのは、ちょっと躊躇われます。ブログは廃止にするか、タイトルを「秘書検定に筆記で落ちた秘書のブログ」にして恥を晒すか…
それだけは避けたい…(もう遅いけど)
 
さて、1級の面接講座ですが、実はもう済ませてきました。文面ではありふれたことしか伝えられないのですが、大事なことは、スムーズに話すことというより「立ち振る舞いによって好感度の高さ」をアピールすることのようです。クリアするためには、次の5項目を勉強するなり練習するなり、身につける必要があります。
 
1.立ち振る舞い(姿勢、会釈と礼、座り方、歩き方、ドアの開け閉め、手の位置と揃え方)と身なり
2.場面に合わせた表情と声
3.正しい敬語
4.出題に合わせた正しい対応
5.パターンへの慣れ
 
1.立ち振る舞いや身なりは、自分では悪いところがどこなのかわからないんですよね。講座ではプロに見てもらって、バシバシ指摘してもらいました。身なりは「最高フォーマルレベル」だそうですので、ファーストクラスの客室乗務員になった気分でキッチリ整えて行こうと思います。
 
2.場面に合わせた表情と声
基本は明るく、接客対応のときには状況に応じて申し訳なさそうにすることが必要である、ということでした。
 
3.正しい敬語
実際に使って慣れるのが大事かな、と。
使い慣れていないと、スムーズに喋るのが難しいです。当日は配られた紙に書かれたシチュエーションを暗記して話することになりますので、敬語の表現にまで気を配っていられないと思います。無意識に敬語が出てくるレベルまで持っていくことが理想です。
 
4.出題に合わせた正しい対応
当日、慌てないようにパターンごとの対応を自分なりに整理しておくべし、です。1級では、しつこく食い下がってくる客が出現するそうなので、そういうシーンも想定してあしらい方を考えておきます。あくまでも好感度を失わない対応方法で。
 
5.パターンへの慣れ
流れややり方は決まっているようなので、イメトレを繰り返すことで、緊張してカニ歩きになったり手順を忘れたりすることを回避したいところです。私は、あっちを意識して練習するとこっちが出来ていない、という状況になりました。
 
「こんなことリアルにあるかい!?」というツッコミは心にしまい、女優になりきって演じることが重要だと思います。ただ、面接での振る舞いは極端だとしても、参考として日常に取り入れるべき要素も多いと思います。
 
受ける人は練習がんばりましょうね〜
私は受講が早かったのですが、これから申し込む人の方が多いと思います。まだ遅くないはずですので、面接が初めての人は、受講しといた方が一発通過の可能性は上がります
 
私も演技の練習しなきゃ…
以上です。