秘書の休みのとり方
ずいぶん更新をサボっていました。
6月の株主総会が終わったら、あっという間に夏休みになりました。早いものです。
秘書の仕事をしていたときも、6月に株主総会が終わった後、7月にはたくさん年休をとり、あっという間に夏休み、というパターンでした。
というのも、ボスは6月に株主総総会が終わった直後に海外出張などの長期出張を入れることが常で、その長期出張に合わせて私も休みをとり、プレ夏休みを満喫していました。周りの秘書さんもそういう人は多かったです。
ただし、みんながそうなるわけでもなく、秘書が休みをとれるタイミングは、ボスのニーズや上司の考え方によって違ってきます。
新任秘書の場合は、最初に確認しておく必要があります。
1. ボスが出張中など会社をあけるときに休む
2. ボスが会社にいる間にのみ休む
3. いつでも休めるか、休みがとれない
だいたい上記の3パターンですが、私を含め周りの多くは、パターン1でした。ボスによっては、出張中に電話をかけてくることもあるので、あらかじめ休暇をとることを伝えておくと無難です。(ただ、ボスが忙しいと伝えるのが難しく、ボスが出張に行く前日に伝えることも多かったですけれども…黙って休んだときに限って電話がくるんですよね。)
長期出張をほのめかされたら、いち早くボスの予定を調整してブロックし、旅行のリサーチをはじめましょう!平日に休みをとれれば、旅行は驚くほど安いです。
直前でスケジュールが変更になる可能性もあるのが厄介ですが、秘書はスケジュールの動向がだいたいわかっちゃいますもんね。ウシシシ…
…不良?いえいえ、秘書が見聞を広げることは、秘書のパフォーマンス向上につながりますので、ボスにとってもメリットのあることです。例えば、旅行で現地の事情や文化を知れば、ボスの出張や接待でも、よりきめ細やかな配慮が可能になりますよ。ビザやWiFiの手配もスイスイできるようになりますし。
ちなみに私の後輩はパターン2だったようで、ボスから「自分が会社を留守にする間は、必ずオフィスにいて欲しい。自分がオフィスにいる間は、自分が対応すればいいけど、自分が不在の間は君に対応して欲しいから。」と言われたそうです。
それはその通りですが、秘書の上司は「ボスが会社にいる間に秘書が休むと、周りの従業員が困る」と考える場合もあり、連休はなかなか難しいようです。
パターン3の秘書もたまにいます。秘書がいつ休んでも全く気にしないと言うボスはいますが、本当にいつでも良いということはレアで、仕事やボスの状況で見極めていく必要があると思います。一方で、秘書が休むなんてありえないと考えるボスもいます。帰宅してからもメールでやりとりをしている人や、「僕の秘書在任中に妊娠するなんて許さないよ」と言われたという人もいました。
秘書の仕事は似通っていますが、働き方や休みの取り方は、ボス次第で大きく違います。
(私は、秘書の使い方は、ボスの経営者としての考え方を知る上での大きな情報だと思っています。 )
気持ちよく働くための、気持ちよいお休み。
フィリピンでは電車で席を譲られる
唐突ですが、4月にフィリピンのマニラへ行ってきました。また安い旅。
名古屋から、LCCのジェットスター航空直行便で、片道なんと約4時間です。
セール中に購入したため、行きの運賃が999円。帰りが9,800円、燃料サーチャージなし。最前列通路側の座席を指定し、空港使用料、空港への往復などを含めても、2万円でお釣りがもらえました。
休みをとらず土日を利用して行きました。(金曜日の深夜に名古屋を出て、土曜日の早朝にマニラ到着、1日観光して、その日の深夜にマニラを出発し、日曜日の早朝には帰着。) もう電車やバス並みの手軽さです。
ボスの予定にあわせて休みをとる秘書も、土日で行って帰って来れるなら行けますね!
日本にまだLCC(ローコストキャリア、格安航空)が就航する前には、貧乏旅行で「青春18きっぷ」というJR普通列車乗り放題のチケットをよく利用したものです。
金額は1回あたり2400円弱で、途中下車が好き放題できますし、始発で名古屋を出発すれば日付が変わる前には博多に到着できます。
(大阪を過ぎてから博多までは、鈍行しかなかったり、接続がスムーズではなく、乗り継ぎに1時間くらいかかったりすることもありますが、それも味わいがあったりします。)
移動は速ければ良いかと言えば、そうではなく、ときどき止まりながらゆっくり進む旅も、私は好きです。
クルマよりも電車、自転車、徒歩の方が、その場所の細かいところまで観察することができます。
気温を感じ、音を聞き、人の流れや表情を見ながら歩き、ときに触れたり食べたり、お喋りしたりしながら、ここで暮らしたらどうかなとか、どうやって食べていこうかなとか、想像するのが好きです。
話をフィリピン旅行に戻すと、今回の滞在では、現地で働く案内人と一緒にマニラ中を散歩してまわりました。いろいろと観察したかったからです。
ところが、フィリピンはとんでもなく暑くて、外ではあまりの暑さに、気候に慣れているはずのフィリピン人も顔をしかめていました。
仕方なく途中で散歩を諦めて地下鉄に乗ることにしました。マニラの地下鉄は日本製で、なかなか綺麗です。
乗ったらね…
男性が一斉に席を譲りはじめました。
私も目の前の男性(わりと年配)から席を譲られ、「どうしよう、ピチピチの私が…」と戸惑っていたのですが、
案内人によると「フィリピンでは女性に席を譲るのが普通」なのだそうで、遠慮なく座るべきだと言われたので、ありがたく座りました。
確かに、私が座ったあとに周りを見渡すと、立っている女性は1人もいませんでした。日本では経験したことがないので、驚きでした。
ちょっと考えてみると、女性は見た目でわからなくても妊娠している可能性があるんですよね。
特に妊娠初期はツワリで苦しむ人が多いですが、お腹が大きくなっていないため、見た目での判別が難しいです。しかも安定期に入るまでは流産のリスクもあり、デリケート。
妊婦の友人は、気分が悪くなったときに席を譲ってもらわなければならないからと、妊娠中をアピールするキーホルダーを密かに身につけていました。
日本ではそうでもしなければ(ときにそれにすら気づいてもらえず)、妊娠可能な年齢の女性が席を譲ってもらえることは滅多にありません。
私は日ごろ通勤で電車を利用しますが、下心なく若い女性に席を譲る姿などほとんど見ないです。
「若い女性=妊娠の可能性」という意識は、みんなあまり持っていない様子。
フィリピンでは、どんどん人口が増えています。実際に街を歩いてみて、活気というか、これからどんどん栄えていくエネルギーのようなものを感じました。
http://ph-walker.com/フィリピンの人口が1億人突破%E3%80%802023年に日本を超/
一方、日本では出生率が低下し、たくさんの老人を少人数の若い人が支える構造になってきています。
政府が「子育て支援をする」「女性の活躍を推進する」と宣言し、企業がさまざまな支援制度を取り入れつつあります。
「妊娠している女性を守ろう。女性は妊娠しているかもしれないから、電車で女性を見たらとにかく席を譲る。それが普通。」
という意識を、みんなが持つようになれば、電車以外の場所での配慮もできるようになるかもしれない。と思うのですが。
ちなみにフィリピンでは、女性に席を譲るのが普通とされていながら、働く女性も多く、女性管理職も多いそうです。
本日は、以上です。
株主総会と役員の選任(コーポレートガバナンスコード)
6月とは。
上場企業にとっては最大の大イベント、株主総会のシーズンです。
自社の経営状況を簡単に把握できる3つのツール
異動の多い時期ですね。
ボスのコンタクトをサポート 秘書の交際サポート業務その2(接遇や事務や手配など)後半その1
前回は、「ボスの交際に伴う接遇や事務作業」について
秘書がやることは、「慶弔式典等の対応、書状や贈答の準備、接遇や手配」が主であることと、その仕事は「ボスの人脈を維持・向上する信頼関係を築くためのお手伝い」であると説明しました。
しかしながら、実施項目だけを書き連ねても全く頭に入らないと思いますので、具体的にどういう場面でどう行うのか説明していきたいと思います。
ボスが貴重な人脈を維持・向上するために、ボスは以下のような行動を相手に示す必要があり、秘書はそれを実際に行う手伝いをします。
1.定期的にコンタクトをとる(訪問・来客)
2.会ってもらうときには相手をもてなす(接遇・接待)
3.節目には手紙や贈り物を届ける(挨拶状、歳暮)
4.特別な相手の厚意には都度、感謝を伝える(お礼状)
5.相手の慶弔にはお祝いや哀悼を伝える(メッセージ、花・金、式への出席)
プライベートでも、大切な人に対して同じようなことをしますよね。
「交際マナーなんて単なる常識じゃないの。」とおっしゃる方もいますが、正式な交際マナーが全て身についている自信がある人以外は、油断せず慎重に取り組むべきです。
常識だわ、と適当に済ませてしまった結果、相手の誤解を招き不快に思われては、逆効果を招きかねません。
交際マナーを正確に行うことは、秘書としての専門スキルの一つであり、ボスからアドバイスを求められることも多い分野だと思います。突然、さらに急ぎで対応する必要があることも多いので、注意すべきポイントだけは頭に入れておきましょう。
それではさっそく、先ほど紹介したボスの5つの行動にあわせて秘書の仕事を紹介していきます。
本日は、1.定期的にコンタクトをとる(訪問・来客) サポート業務について説明します。
貴重な人脈を維持するためには、定期的に相手に会うことが効果的です。初めて会った人と名刺交換をして、その後ずっと連絡をとらなければ、相手のことを忘れてしまいますね。
商談や担当者交代などの理由で面会することもあれば、用事がない場合は、いわゆる「表敬訪問」という形で面会を申し出ることもあります。
表敬訪問の例としては、「年末・年始、期末・期初などの節目のご挨拶」「帰国の機会にご挨拶を」「近くに行くので」などのパターンが多いです。
秘書の立場から最も重要な判断をすべきポイントは、次の2点です。
(1)ビジネスかプライベートか(代理対応が可能か)
(2)遠方の人や転任挨拶か、それ以外か(今後は会うことが困難になるか)
(1)については、代理対応を含めて考えるかを判断します。ビジネスの話であれば、案件を進める必要がありますので、代理や同席を含めて対応を考えるべきです。
一方、プライベートであれば、ボス本人が出なければ意味がないのですが、基本的に緊急度や重要度は高くありませんので、ボスの都合にあわせて日程調整をすれば良いです。
ただし、(2)遠方の人や転任挨拶の場合は例外的に優先度が高くなります。
この機会を逃すと会うことが難しくなる人については、ボスとの関係にもよりますが、基本的にはできる限り優先して時間を作る必要があります。経験上、アポなしであっても、ボスが社内で会議中の場合は、少し抜け出して顔見せだけでもすることが多かったです。
それ以外の挨拶の場合は、今後いつでも会えるという点で、そこまで無理して優先する必要はありません。
それではこれから、ボスが訪問するときの場合と、ボスへの来客を受ける場合の2つパターンに分けて説明していきます。
1. 訪問 出張準備
1)日程調整
訪問アポイントの指示を受けたら、まずは以下の3点を確認します。
(1)訪問相手と訪問拠点を確認する
失礼が無いように、訪問相手の役職と氏名はしっかり確認します。 名刺や担当部署の管理情報、ネットなどで調べるのが基本ですが、自信が無ければ相手の秘書に聞いてしまっても良いと思います。
大きな会社の場合、拠点がいくつもあるので、相手の勤務地に間違いがないか確認します。同じ会社で複数の人に会う場合は、同じ拠点でも建物同士がかなり離れている場合がありますので、要注意です。
(2)相手に伝える用件の有無を確認する
社会的地位の高い相手であればあるほど多忙になりますし、基本的には時間を「作っていただく」こととなります。
時間を作るに値する優先度の高さを相手に認識してもらうために、どういった内容の話なのかを事前に伝えた方が良い場合もあります。
ただし、案件の確認はあまりしない方が良いケースもありますし(ボスが言いたがらない場合は、詮索してはいけません。)、重要でもあまり明確な内容を言えない場合もあります。そのような場合は、「重要なご相談が」「急ぎご報告申し上げたいことが」などと伝えます。
それで相手からなかなか時間をもらえない場合は、仕方がありませんので、ボスに状況を伝えましょう。必要があれば、ボスから直接、または担当者に指示して詳しい内容を説明するでしょう。
(3)希望の日時や期間を確認する
ビジネスの話をしに行く場合は、タイミングが非常に重要です。「こちらが希望した日時に相手も時間が空いている」という状況は、非常に稀ですので、事前に「いつ頃までに設定する必要があるか」を確認する必要があります。
なお、相手に連絡を取ったときに相手の予定とうまく予定が合わず、設定できない場合の対応手段は、以下3つです。
・場所や日時の選択肢を増やす
・相手に事情を伝えて時間を空けてもらう
・どちらか代理で対応することを検討する
相手から避けられているかもしれない、しつこくすると良くないかもしれない、と思った場合は、「どうやらお忙しいようですので、少し時間を置いて落ち着いた頃にまたご連絡を入れる形でもよろしいでしょうか。」とボスに提案してみるのもヨシ、です。
2)ボスの意向確認と手配
訪問日時が決まったら、あとは以下3点を確認します。
(1)同行者の有無と持っていく資料
同行者がいる場合、同行者が段取りと手配を行うことが多いです。実際に現地に同行する人がやってくれるなら、お任せしましょう。
基本的には、同行者や資料作成を秘書で勝手に決めることはしません。ただし、例えばボスに「いつも事前に指示しないけれども、直前になってから同席や資料の指示をする」クセがあり、それで困っているという場合は、あらかじめ秘書から担当部署に連絡しておくことで、仕事が円滑になります。
秘書から勝手に指示をしてはならないのが基本ではありますが、このようにボスの仕事の仕方を踏まえて気を回すことは、秘書の大切な働きの一つです。
(2)希望の交通機関と希望の宿泊先
私の場合は、まずは自分で交通機関と宿泊先の候補をピックアップして、旅程を作成してみてから、ボスに報告して確認をとっていました。白紙で尋ねられるよりは、たたき台を確認する方が楽ですよね。
交通機関予約のポイントは、喫煙の有無と窓側・通路側の希望、グリーン車か普通車か、時間の余裕をどれくらいみるか。
宿泊先予約のポイントは、アクセスの良さのほか、喫煙の有無とコスト意識、ベッドサイズやサービスへのこだわり、朝食を付けるか。本人のお気に入りがあれば、そこを予約すればよいでしょう。
おそらく多くの秘書は、秘書になった初期にそういったポイントを確認してメモしておき、その基準で手配を進めていきます。
(3)希望の手土産
ボスが必要だと判断すれば、手配します。しかし、「ボスが毎回、直前になってから手配が難しい手土産の指示をする」という場合は困りますよね。
私の場合、相手側へ面倒なお願いをしに行く場合や、相手の厚意を受ける場合は、手土産の手配を指示されるパターンが多かったので、自分からボスに確認をしていました。
3)細かい手配と準備
一般的には、日程表を作成し、面会の時間・場所・メンバー(初めての相手であれば略歴も事前に入手)・持参資料や手土産等の手配内容を記載してボスに渡します。
最近はクールビズも一般的になってきていますので、面会相手や同行者の秘書や担当者同士であらかじめ連絡を取り合い、ドレスコード(ネクタイ・ジャケットの要否)を確認した方が良い場合もあります。
初めての訪問の場合は、セキュリティの対応方法を含めた入館方法や受付の方法も確認しておきましょう。車で行く場合は、駐車場への入場方法や運転手の待機方法もあわせて確認します。
今はネットで調べることができる情報も多いですが、相手の会社のことは相手の秘書にまとめて確認するのが楽です。コミュニケーションの一つだと思って、どんどん相談してください。聞かれる方もだいたい慣れていますので、大して迷惑でもありません。
なお、電車を利用する場合は、駅構内も含めてアクセスルートを確認しておきましょう。最寄り駅にタクシーが常駐しているか不明な場合は、それも相手の秘書に聞いてください。あと、意外と忘れがちなのが、同行者との集合場所の確認。面倒ですが、「○階の受付に○時に集合」など、細かく決めておいた方が良いです。怠るとボスたちが迷子になります。
2.来客 来客受付
1)アポイントを受ける
ボスあての面会依頼を受けます。
ボスにとって優先度の高い面会依頼は、ほかの予定をキャンセルしてでも受けます。優先度は、緊急度とボスにとっての重要度で決まります。「既にある予定を動かすのは面倒だから」「秘書と仲良しだから」という理由は、理由になりません。
最初に書きましたが、アポイントを受ける際に、以下2点は必ず意識します。
優先度や対応がわからない場合は、以下2点についてきちんと把握した上で、ボスに確認をとりましょう。
- ビジネスかプライベートか(代理対応が可能か)
- 遠方の人や転任挨拶か、それ以外か(今後は会うことが困難になるか)
2)来訪者の取り次ぎを行う
その時の状況に応じて、ボスに取り次いだり取り次がなかったりします。
自分で考えると難しいですが、基本パターンを頭に入れておけば、そんなに難しくありません。
(1)アポイントの有無を確認する
(2)アポイントありの場合は、ボスに取り次ぐ
(3)アポイントなしの場合、下記パターンで対応する
・ビジネス案件の場合または案件が不明の場合
ボスに確認をとれる状況であれば、確認をとる
ボスの都合がつかない場合、来訪者に代理で良いかを確認する
・プライベートの場合
ボスに確認をとれる状況であれば、確認をとる
ボスの都合が悪ければ、基本は諦めていただく。ただし、せっかくご足労いただいたのにお断りするので、こちらから連絡を取って相手の都合に極力合わせる形で再度日程調整を行う
ただし、遠方からのお客様など滅多に会うことができない相手の場合は、通常よりも、なるべく取り次ぐ方向で確認をとる。
特に、転任の挨拶の場合は優先。取締役会などの重要会議の場合をのぞき、社内にボスがいる場合はすぐに確認する。ボスに忙しい、体調が良くないといった理由で取り次がないように言われていたとしても、転勤の挨拶は短時間で済むのが一般的なので、取り次ぐ方向でボスに確認をとる。
本日は、以上です。
マラソン大会とおもてなし
おはようございます。
秘書とバレンタインデー
秘書になったら、きっと迷うであろう「バレンタインデー」の対応方法。実際の一つの事例が参考になることもあるだろうと思ったので、書いてみました。
結論から言えば、私も私の知っているほかの会社の秘書たちも、バレンタインデーにはボスに贈り物をしているようです。そして、みんなそれなりに喜ばれて、それなりにお返しをいただいているとのこと。迷ったら渡せば良いと思います。
担当秘書だけで渡す人もいますし、私は日頃ボスにお世話になっている部署の女性たち数人で、共同プレゼントをしていました。
ただし、一律でバレンタインが禁止されている拠点の秘書は、何もしていないそうです。ルールに従うことも大切。
では、どんなものを渡しているのか。気になるソコを紹介します。
ボスの好みがわからない場合は、ボスの家族をターゲットにします。秘書であれば、ボスの家族構成くらいはわかるので、それをもとにして、ボスの家族が喜びそうなモノを選ぶわけです。秘書がつくようなボスは、小さいお子さんがいない場合も多いと思うので、奥様をターゲットにすれば間違いないです。ちなみにホワイトデーのお返しは、奥様が用意されることも多いようです。
この時期は百貨店に世界中のブランドチョコが集まりますので、困ったら百貨店に行きましょう。普段から百貨店に入り浸っていれば、珍しくてバレンタインにしか手に入らないようなモノもすぐにあたりがつくと思いますが、わからない場合、流行に乗ったり、色や形の綺麗なモノを選ぶと無難です。外商の人や店頭の人に相談しても良いと思います。
予算は秘書によって違いますが、だいたい1,500円〜6,000円の間でチョイスしているようです。
ボスの好みがわかっている場合は、好みに合うものを選べばOKです。ボスが単身赴任で甘いものが好きではない場合、お酒をチョイスした秘書がいました。
例えば私の場合は、ボスとボスの奥様が大好きな和菓子屋さんがありましたので、そこの和菓子をチョイスしました。
バレンタインといえばチョコがメジャーではありますが、最近はチョコ意外でもバレンタイン仕様の商品を出すところが増えてきました。和菓子でもバレンタインらしさのある商品を選べば、バレンタインの贈り物として素直に受け入れていただけるようです。
私がチョイスしたのは、松華堂菓子舗のバレンタイン和菓子ケーキ。
可愛いですよね〜☆見た目だけでなく、味も本格的です。松華堂さんの生菓子は、茶道をする人たちの間でも全国的に有名ですが、このケーキは全部その生菓子でできています。
甘さは控えめで上品、繊細な味わいです。着色料以外の食品添加物が使用されていない分、賞味期限は2日と短いですが、自宅でお子様と一緒に楽しんでいただけます。
小サイズ(直径10㎝程) 1,650円
大サイズ(直径14㎝程) 2,700円
なんと意外とリーズナブル。ただ、この和菓子ケーキは2日前までに注文しなければ買えません。いいなぁと思った人は来年どうぞ。
注文は、電話とFAXで受けてもらえますが、生モノなので、配送は基本できません。JR半田駅から200mほどに離れた場所にある店頭に取りに行きます。
ちなみに私は、ボスの誕生日にも、ここの和菓子ケーキを差し上げたことがあります。サイズは大サイズのみになりますが、プレートに名前を入れてもらったり、ボスの好きな色や形で作ってもらうなどのオーダーメイドが可能です。
商品写真は、松華堂さんのFacebookページをご覧ください。
https://m.facebook.com/story.php?story_fbid=1031069276965835&id=323062821099821
ちなみに、ホワイトデーのお返しを秘書が選ぶこともあります。指示があったら用意して差し上げましょう。
ホワイトデー仕様で和菓子ケーキを作ってもらうのもアリですね。
松華堂のホームページはこちら
生菓子をのぞいた一部商品は通販でも購入できます。
本日は、以上です。