ボスのコンタクトをサポート 秘書の交際サポート業務その2(接遇や事務や手配など)後半その1
前回は、「ボスの交際に伴う接遇や事務作業」について
秘書がやることは、「慶弔式典等の対応、書状や贈答の準備、接遇や手配」が主であることと、その仕事は「ボスの人脈を維持・向上する信頼関係を築くためのお手伝い」であると説明しました。
しかしながら、実施項目だけを書き連ねても全く頭に入らないと思いますので、具体的にどういう場面でどう行うのか説明していきたいと思います。
ボスが貴重な人脈を維持・向上するために、ボスは以下のような行動を相手に示す必要があり、秘書はそれを実際に行う手伝いをします。
1.定期的にコンタクトをとる(訪問・来客）
2.会ってもらうときには相手をもてなす(接遇・接待)
3.節目には手紙や贈り物を届ける(挨拶状、歳暮)
4.特別な相手の厚意には都度、感謝を伝える(お礼状)
5.相手の慶弔にはお祝いや哀悼を伝える(メッセージ、花・金、式への出席)
プライベートでも、大切な人に対して同じようなことをしますよね。
「交際マナーなんて単なる常識じゃないの。」とおっしゃる方もいますが、正式な交際マナーが全て身についている自信がある人以外は、油断せず慎重に取り組むべきです。
常識だわ、と適当に済ませてしまった結果、相手の誤解を招き不快に思われては、逆効果を招きかねません。
交際マナーを正確に行うことは、秘書としての専門スキルの一つであり、ボスからアドバイスを求められることも多い分野だと思います。突然、さらに急ぎで対応する必要があることも多いので、注意すべきポイントだけは頭に入れておきましょう。
それではさっそく、先ほど紹介したボスの5つの行動にあわせて秘書の仕事を紹介していきます。
本日は、1.定期的にコンタクトをとる(訪問・来客) サポート業務について説明します。
貴重な人脈を維持するためには、定期的に相手に会うことが効果的です。初めて会った人と名刺交換をして、その後ずっと連絡をとらなければ、相手のことを忘れてしまいますね。
商談や担当者交代などの理由で面会することもあれば、用事がない場合は、いわゆる「表敬訪問」という形で面会を申し出ることもあります。
表敬訪問の例としては、「年末・年始、期末・期初などの節目のご挨拶」「帰国の機会にご挨拶を」「近くに行くので」などのパターンが多いです。
秘書の立場から最も重要な判断をすべきポイントは、次の2点です。
（１）ビジネスかプライベートか（代理対応が可能か）
（２）遠方の人や転任挨拶か、それ以外か（今後は会うことが困難になるか）
（１）については、代理対応を含めて考えるかを判断します。ビジネスの話であれば、案件を進める必要がありますので、代理や同席を含めて対応を考えるべきです。
一方、プライベートであれば、ボス本人が出なければ意味がないのですが、基本的に緊急度や重要度は高くありませんので、ボスの都合にあわせて日程調整をすれば良いです。
ただし、（２）遠方の人や転任挨拶の場合は例外的に優先度が高くなります。
この機会を逃すと会うことが難しくなる人については、ボスとの関係にもよりますが、基本的にはできる限り優先して時間を作る必要があります。経験上、アポなしであっても、ボスが社内で会議中の場合は、少し抜け出して顔見せだけでもすることが多かったです。
それ以外の挨拶の場合は、今後いつでも会えるという点で、そこまで無理して優先する必要はありません。
それではこれから、ボスが訪問するときの場合と、ボスへの来客を受ける場合の2つパターンに分けて説明していきます。
１． 訪問 出張準備
１）日程調整
訪問アポイントの指示を受けたら、まずは以下の3点を確認します。
（１）訪問相手と訪問拠点を確認する
失礼が無いように、訪問相手の役職と氏名はしっかり確認します。 名刺や担当部署の管理情報、ネットなどで調べるのが基本ですが、自信が無ければ相手の秘書に聞いてしまっても良いと思います。
大きな会社の場合、拠点がいくつもあるので、相手の勤務地に間違いがないか確認します。同じ会社で複数の人に会う場合は、同じ拠点でも建物同士がかなり離れている場合がありますので、要注意です。
（２）相手に伝える用件の有無を確認する
社会的地位の高い相手であればあるほど多忙になりますし、基本的には時間を「作っていただく」こととなります。
時間を作るに値する優先度の高さを相手に認識してもらうために、どういった内容の話なのかを事前に伝えた方が良い場合もあります。
ただし、案件の確認はあまりしない方が良いケースもありますし（ボスが言いたがらない場合は、詮索してはいけません。）、重要でもあまり明確な内容を言えない場合もあります。そのような場合は、「重要なご相談が」「急ぎご報告申し上げたいことが」などと伝えます。
それで相手からなかなか時間をもらえない場合は、仕方がありませんので、ボスに状況を伝えましょう。必要があれば、ボスから直接、または担当者に指示して詳しい内容を説明するでしょう。
（３）希望の日時や期間を確認する
ビジネスの話をしに行く場合は、タイミングが非常に重要です。「こちらが希望した日時に相手も時間が空いている」という状況は、非常に稀ですので、事前に「いつ頃までに設定する必要があるか」を確認する必要があります。
なお、相手に連絡を取ったときに相手の予定とうまく予定が合わず、設定できない場合の対応手段は、以下３つです。
・場所や日時の選択肢を増やす
・相手に事情を伝えて時間を空けてもらう
・どちらか代理で対応することを検討する
相手から避けられているかもしれない、しつこくすると良くないかもしれない、と思った場合は、「どうやらお忙しいようですので、少し時間を置いて落ち着いた頃にまたご連絡を入れる形でもよろしいでしょうか。」とボスに提案してみるのもヨシ、です。
２）ボスの意向確認と手配
訪問日時が決まったら、あとは以下3点を確認します。
（１）同行者の有無と持っていく資料
同行者がいる場合、同行者が段取りと手配を行うことが多いです。実際に現地に同行する人がやってくれるなら、お任せしましょう。
基本的には、同行者や資料作成を秘書で勝手に決めることはしません。ただし、例えばボスに「いつも事前に指示しないけれども、直前になってから同席や資料の指示をする」クセがあり、それで困っているという場合は、あらかじめ秘書から担当部署に連絡しておくことで、仕事が円滑になります。
秘書から勝手に指示をしてはならないのが基本ではありますが、このようにボスの仕事の仕方を踏まえて気を回すことは、秘書の大切な働きの一つです。
（２）希望の交通機関と希望の宿泊先
私の場合は、まずは自分で交通機関と宿泊先の候補をピックアップして、旅程を作成してみてから、ボスに報告して確認をとっていました。白紙で尋ねられるよりは、たたき台を確認する方が楽ですよね。
交通機関予約のポイントは、喫煙の有無と窓側・通路側の希望、グリーン車か普通車か、時間の余裕をどれくらいみるか。
宿泊先予約のポイントは、アクセスの良さのほか、喫煙の有無とコスト意識、ベッドサイズやサービスへのこだわり、朝食を付けるか。本人のお気に入りがあれば、そこを予約すればよいでしょう。
おそらく多くの秘書は、秘書になった初期にそういったポイントを確認してメモしておき、その基準で手配を進めていきます。
（３）希望の手土産
ボスが必要だと判断すれば、手配します。しかし、「ボスが毎回、直前になってから手配が難しい手土産の指示をする」という場合は困りますよね。
私の場合、相手側へ面倒なお願いをしに行く場合や、相手の厚意を受ける場合は、手土産の手配を指示されるパターンが多かったので、自分からボスに確認をしていました。
３）細かい手配と準備
一般的には、日程表を作成し、面会の時間・場所・メンバー（初めての相手であれば略歴も事前に入手）・持参資料や手土産等の手配内容を記載してボスに渡します。
最近はクールビズも一般的になってきていますので、面会相手や同行者の秘書や担当者同士であらかじめ連絡を取り合い、ドレスコード（ネクタイ・ジャケットの要否）を確認した方が良い場合もあります。
初めての訪問の場合は、セキュリティの対応方法を含めた入館方法や受付の方法も確認しておきましょう。車で行く場合は、駐車場への入場方法や運転手の待機方法もあわせて確認します。
今はネットで調べることができる情報も多いですが、相手の会社のことは相手の秘書にまとめて確認するのが楽です。コミュニケーションの一つだと思って、どんどん相談してください。聞かれる方もだいたい慣れていますので、大して迷惑でもありません。
なお、電車を利用する場合は、駅構内も含めてアクセスルートを確認しておきましょう。最寄り駅にタクシーが常駐しているか不明な場合は、それも相手の秘書に聞いてください。あと、意外と忘れがちなのが、同行者との集合場所の確認。面倒ですが、「○階の受付に○時に集合」など、細かく決めておいた方が良いです。怠るとボスたちが迷子になります。
２．来客 来客受付
１）アポイントを受ける
ボスあての面会依頼を受けます。
ボスにとって優先度の高い面会依頼は、ほかの予定をキャンセルしてでも受けます。優先度は、緊急度とボスにとっての重要度で決まります。「既にある予定を動かすのは面倒だから」「秘書と仲良しだから」という理由は、理由になりません。
最初に書きましたが、アポイントを受ける際に、以下2点は必ず意識します。
優先度や対応がわからない場合は、以下2点についてきちんと把握した上で、ボスに確認をとりましょう。
- ビジネスかプライベートか（代理対応が可能か）
- 遠方の人や転任挨拶か、それ以外か（今後は会うことが困難になるか）
２）来訪者の取り次ぎを行う
その時の状況に応じて、ボスに取り次いだり取り次がなかったりします。
自分で考えると難しいですが、基本パターンを頭に入れておけば、そんなに難しくありません。
（１）アポイントの有無を確認する
（２）アポイントありの場合は、ボスに取り次ぐ
（３）アポイントなしの場合、下記パターンで対応する
・ビジネス案件の場合または案件が不明の場合
ボスに確認をとれる状況であれば、確認をとる
ボスの都合がつかない場合、来訪者に代理で良いかを確認する
・プライベートの場合
ボスに確認をとれる状況であれば、確認をとる
ボスの都合が悪ければ、基本は諦めていただく。ただし、せっかくご足労いただいたのにお断りするので、こちらから連絡を取って相手の都合に極力合わせる形で再度日程調整を行う
ただし、遠方からのお客様など滅多に会うことができない相手の場合は、通常よりも、なるべく取り次ぐ方向で確認をとる。
特に、転任の挨拶の場合は優先。取締役会などの重要会議の場合をのぞき、社内にボスがいる場合はすぐに確認する。ボスに忙しい、体調が良くないといった理由で取り次がないように言われていたとしても、転勤の挨拶は短時間で済むのが一般的なので、取り次ぐ方向でボスに確認をとる。
本日は、以上です。
マラソン大会とおもてなし
おはようございます。
最近、なかなか新しい記事を更新できていないのですが、次の記事は時間がかかってしまっています。
交際実務は、秘書にとって最も勉強が必要なところなので私は参考書などで勉強しましたが、単なる知識の詰め込みになると非常にツマラナイところではあります。
実際の秘書の仕事に関しては、ボスの目的や動きに連動しているので、そこを想像しやすいように書きたいなぁと思って、何度か書き直ししながらゆっくり書いています。
誰かが「早く更新して欲しい」なんてコメントくれるなら、がんばりますけれども。
話は変わりますが、週末は鹿児島マラソンで42.195kmを走ってきました。
フルマラソンが秘書の仕事に必要というわけでもなく、毎日走っているとかストイックに体を鍛えているとかいうわけでもないのですが、学生時代にサークルの先輩に騙されて走って以来、なんだかあの「楽しいイベント感」に魅せられて、ちょっとしたリピーターになりました。
これまで学生時代や会社の仲間とちょくちょく出ていたのですが、さすがに周りに子どもがいる世帯が増えてきたので、今回は1人で参加。
ちょっと寂しいかしらと思ったのですが、意外と大丈夫でした。当然ながらマラソンは1人で成り立つスポーツなので、1人参加の人は珍しくないのです。
今回出場した鹿児島マラソンは、記念すべき第1回目の大会。1万2千人もの人が出場する大きなイベントで初回にも関わらず、行き届いた実に素晴らしい運営でした。
42.195kmってなかなかの距離ですが、走っているときには常にスタッフが視野に入っているほど多くのスタッフがいて、非常に安心感がありました。
応援も、いくつもの地元の学生団体が素敵な演奏や踊りを一生懸命に披露してくれて、ボランティアスタッフだけでなく自主的に応援してくださる住民の方もたくさんいらっしゃり、最後まで楽しい気持ちで完走できました。
自分の経験でいえば、いわゆる都会の大会におけるソツのない運営と比較して、いわゆる田舎の大会の運営レベルは決して劣ることはなく、声援や沿道補給から受けるおもてなしの印象に至ってはむしろ「感激」レベルであることが多いです。
鹿児島マラソンは、選手ランナーにもゆっくりランナーにも配慮が行き届き(美味しい補給食も行き届き)、単独参加者も老若男女問わず楽しめ、素晴らしかったです。
さて、秘書の仕事において「ソツのないレベル」つまり、問題の対処まで含めて全てがスムーズに対応できるレベルというのも、なかなか大変なものです。
さらに「感激させるレベル」というのは、通常できる予想を遥かに上回るレベルですが、これは大変難しいです。
状況によっては、ボスからそのレベルを求められる場合もあります。
最も心に残る強烈な後味の良さは、会った人の姿勢や行動から受ける印象からくるものかなぁと思います。
丁寧さだったり、親切さだったり、助かったり、あたたかさなものを感じて心が動く感じ。
良いおもてなしをするためには、良いおもてなしを感じることも良い勉強になります。
ちなみに鹿児島のいぶすき菜の花マラソンもオススメです。日本で最も制限時間のゆるいフルマラソンなので、途中で写真を撮ったり、神社にお参りしたり、食べ物の列に並んだりと、マラソンというよりも楽しいイベントです。
沿道で地元の方が出してくださる食べ物が美味しくて、マラソンの後は体重が増えることもあるほどです。近くの砂むし温泉も最高です。
来年ぜひチャレンジしてください。
秘書とバレンタインデー
秘書になったら、きっと迷うであろう「バレンタインデー」の対応方法。実際の一つの事例が参考になることもあるだろうと思ったので、書いてみました。
結論から言えば、私も私の知っているほかの会社の秘書たちも、バレンタインデーにはボスに贈り物をしているようです。そして、みんなそれなりに喜ばれて、それなりにお返しをいただいているとのこと。迷ったら渡せば良いと思います。
担当秘書だけで渡す人もいますし、私は日頃ボスにお世話になっている部署の女性たち数人で、共同プレゼントをしていました。
ただし、一律でバレンタインが禁止されている拠点の秘書は、何もしていないそうです。ルールに従うことも大切。
では、どんなものを渡しているのか。気になるソコを紹介します。
ボスの好みがわからない場合は、ボスの家族をターゲットにします。秘書であれば、ボスの家族構成くらいはわかるので、それをもとにして、ボスの家族が喜びそうなモノを選ぶわけです。秘書がつくようなボスは、小さいお子さんがいない場合も多いと思うので、奥様をターゲットにすれば間違いないです。ちなみにホワイトデーのお返しは、奥様が用意されることも多いようです。
この時期は百貨店に世界中のブランドチョコが集まりますので、困ったら百貨店に行きましょう。普段から百貨店に入り浸っていれば、珍しくてバレンタインにしか手に入らないようなモノもすぐにあたりがつくと思いますが、わからない場合、流行に乗ったり、色や形の綺麗なモノを選ぶと無難です。外商の人や店頭の人に相談しても良いと思います。
予算は秘書によって違いますが、だいたい1,500円〜6,000円の間でチョイスしているようです。
ボスの好みがわかっている場合は、好みに合うものを選べばOKです。ボスが単身赴任で甘いものが好きではない場合、お酒をチョイスした秘書がいました。
例えば私の場合は、ボスとボスの奥様が大好きな和菓子屋さんがありましたので、そこの和菓子をチョイスしました。
バレンタインといえばチョコがメジャーではありますが、最近はチョコ意外でもバレンタイン仕様の商品を出すところが増えてきました。和菓子でもバレンタインらしさのある商品を選べば、バレンタインの贈り物として素直に受け入れていただけるようです。
私がチョイスしたのは、松華堂菓子舗のバレンタイン和菓子ケーキ。
可愛いですよね〜☆見た目だけでなく、味も本格的です。松華堂さんの生菓子は、茶道をする人たちの間でも全国的に有名ですが、このケーキは全部その生菓子でできています。
甘さは控えめで上品、繊細な味わいです。着色料以外の食品添加物が使用されていない分、賞味期限は2日と短いですが、自宅でお子様と一緒に楽しんでいただけます。
小サイズ(直径10㎝程) 1,650円
大サイズ(直径14㎝程) 2,700円
なんと意外とリーズナブル。ただ、この和菓子ケーキは2日前までに注文しなければ買えません。いいなぁと思った人は来年どうぞ。
注文は、電話とFAXで受けてもらえますが、生モノなので、配送は基本できません。JR半田駅から200ｍほどに離れた場所にある店頭に取りに行きます。
ちなみに私は、ボスの誕生日にも、ここの和菓子ケーキを差し上げたことがあります。サイズは大サイズのみになりますが、プレートに名前を入れてもらったり、ボスの好きな色や形で作ってもらうなどのオーダーメイドが可能です。
商品写真は、松華堂さんのFacebookページをご覧ください。
https://m.facebook.com/story.php?story_fbid=1031069276965835&id=323062821099821
ちなみに、ホワイトデーのお返しを秘書が選ぶこともあります。指示があったら用意して差し上げましょう。
ホワイトデー仕様で和菓子ケーキを作ってもらうのもアリですね。
松華堂のホームページはこちら
生菓子をのぞいた一部商品は通販でも購入できます。
本日は、以上です。
秘書の交際サポート業務 その2(接遇や事務や手配など)前半
前回はボスの交際お手伝いの仕事のうち、情報管理について詳しく説明したので、今回は「2.交際に伴う接遇や事務作業」について。
まずは2点、やることとお仕事の目的について解説します。
具体的な対応方法は、次回です。
(1)やること
・慶弔、式典等イベントの対応
・挨拶状やお礼状、贈答の対応
・接待の手配や来客時の接遇
仕事の内容から秘書を想像させる「秘書らしいお仕事」です。成果が形になり、お客様から見えるところなので、ボスの印象に直結することを意識して取り組みます。
(2)目的
ボスが、人脈の質をビジネスで使えるレベルで維持・向上するために、信頼関係を築いていくサポートをすることです。
秘書は主に、「ボスが相手を尊重する姿勢を示す」ことをサポートすることで、信頼関係構築をお手伝いします。
個人的な感想ですが、「社会的地位の高い人は、ほぼ例外なく礼儀や心遣いを大切にする」と感じています。
例えば、お礼やお詫び、慶弔、接遇に丁寧な対応をすることは、「相手のことを尊重している気持ちを形にしたもの」ですが、多くのエグゼクティブは忙しさを理由にせず、きちんと対応します。
相手にとって嬉しいことや悲しいことがあったときにはそれを共有し、相手が時間や手間、コストを割いてくれたときや心遣いをしてくれたときには感謝をし、お詫びをすべきときにはしっかり誠意を示す。
こういったことを積み重ねることによって、相手との信頼関係を築いていきます。
ビジネスで相手と協力するときに、人間同士の信頼関係が大きなメリットになります。
ビジネスは、規模が大きくなるほどリスクも大きくなり、慎重になります。また、これまでの取り組みになかったような新しいことを始めるときにも、慎重になります。そのとき、その話を持ってきた相手と信頼関係が築けていないとなれば、なかなか踏み出せません。そういった場合、商談を断る確率は高いのです。
そこで、相手との信頼関係や、「信頼関係のある人からの紹介」は、相手の躊躇を破る一つの武器となります。人脈が貴重と言われる理由は、そこにあります。
信頼関係は、地道な積み重ねです。実際に行う一つ一つの作業は、こまごまとした雑務が多いので、「秘書なんてただの雑用係だわ」と思うこともありますが、小さな雑用も含めてボスの印象に大きな影響を及ぼすところなので、丁寧に取り組みます。
本日は、以上です。
次は、具体的にどういうときにどういう対応をすればよいのかを紹介します。
【ボスの人間関係を秘書がサポートすることについて】
秘書の交際サポート業務 その1 (情報管理)
ボスのために人間関係構築をサポートするお仕事を大きなくくりで３つあげました。
今回は順番に、それぞれの目的とやること、対応の方法を紹介していきたいと思います。
1.交際関係情報を管理
5つの項目で説明します。
(1)やること
・面会履歴、連絡先、名刺の管理
・昇格や転任、退任などの人事情報チェック
(2)目的
ボスが仕事上で名刺交換をするようなVIPの連絡先は、一般的にはあまり公開されません。つまり、ボスの名刺は、お宝の一つです。
しかし、いくら貴重な情報でも、どこにあるか見つけるのが大変だったり、本当に今もその情報で正しいのかわからなかったりすれば、実際に活用することはできません。つまりゴミ。
「貴重な人脈情報を宝として活用するためにも、必要な情報を必要なときに活用できる状態にしておく。」それが、このお仕事の主な目的です。
目的達成のためには、情報の探しやすさと情報を新しい状態に保つことを心がけます。
(3)活用例
それらの情報をもとに、必要なときに相手に連絡をとったり、招待状などの書状を作成したりするときに活用します。
なお、名刺裏のメモ書きやデータを活用し、面会履歴や紹介者、その人自身の特徴などの情報をひもづけることによって、さらなる活用が可能です。
例えば、ボスが相手のことを思い出したり、会う前の事前情報となったり、接遇や接待の対応を決めるための参考情報となったりします。
この積み重ねによって、相手に対するきめ細かい配慮や対応をするためのツール、つまりボスが相手とより良好な人間関係を築き、信頼を得るための協力な武器となります。
(4)管理方法
アナログだと、名刺を冊子やボックスで整理します。オススメはボックスです。出し入れや入れ替えが簡単ですし、新しいものを手前に入れていけば、面会頻度もわかりやすいです。
アナログのメリットは、名刺そのものを管理するので、間違いがないことと消えないこと。デメリットは、探しにくさ。
個人名別か会社名別かなど、上司とよく相談して一定の基準を決めたうえで整理しますが、探すときにも、そのときに決めた基準でしか探すことができません。
例えば、個人名順だと社名や肩書きを基準にして探すことができませんし、会社名別だと、会社を兼任している人が探しにくいなどの欠点があります。
一方、データ管理の場合は、様々な検索条件でのアクセスができます。しかも、付随する多くの管理情報を一括で管理し、あらゆる基準で必要なデータを取り出すことが可能です。
データ入力する場合は入力間違いが心配ですが、名刺を捨てずに残しておいたり、名刺画像をそのまま読み込んで管理できるアプリなどを活用したりするなど工夫すれば、欠点を克服できます。
ただし、管理方法は、あくまでもボスの意向に従ってください。データ管理が便利であっても、ボスがアナログを好む場合は、アナログ管理をしましょう。ボスが自分で管理したいと言う場合、秘書は触りません。
「ボスの」情報管理のお手伝いだからです。
(5)情報の更新
情報は常に新しい状態を保ちます。
例えば、同一人物の名刺が複数あるときには、だいたい電話番号や肩書き、住所の変更があります。古いものを残しておくと、どちらが正しい情報かわからなくなるので、裏のメモ書きなどを新しい方に書きうつし、古い方を捨てます。
なお、昇格や転任、退任などの人事情報にはアンテナを張り、持っている情報の更新をするようにします。
取引先や関係会社の人事情報は、部署の担当者から入ってくる場合も多いですが、ボスはそれ以外にも多くの人間関係を抱えます。できる限りボスの人間関係を頭に入れておき、ニュースや新聞、ネットで人事情報をキャッチできるとベターです。
日経のネットサービスで人事情報を通知してくれるものもあり、とても便利です。ボスのニーズがあれば、「ボスが更新された人事情報をキャッチし、必要に応じて指示する」といったことを提案してみても良いかもしれません。
本日は、以上です。
以下の２つは、次回以降に紹介します。
2.交際に伴う接遇や事務作業
・慶弔、式典等イベントの対応
・挨拶状やお礼状、贈答の対応
・接待の手配や来客時の接遇
3.ボスへの対応
・ボスの感情的な行動や体調への対処
秘書の服装とお気に入りの靴
ちょっと息抜きして、今週のお題「お気に入りの一着」をご紹介しようと思います。
とはいえ、私は、身につけるものすべてがお気に入り。
どんなに安い服でも、必ず直に見て触って、その生地の質感や仕立てから、見た目の美しさや肌触り、手入れのしやすさや持ちの良さを確認します。さらには必ず試着して、着心地や動きやすさ、形が自分の体型を美しく女性らしく上品に見せてくれるか、色みが自分の雰囲気を明るく清楚に、ときに華やかに見せてくれるか確認します。
靴も、必ず試着をして、質感と履き心地、歩きやすさ、自分の脚を綺麗に見せてくれるかを確認してから購入します。
秘書の仕事をするときの服や靴選びでは、下記の3点が重要だと考えています。
1.明るく清楚、上品な女性に見えること
秘書は、いろんな年齢や性別の人に会うので、どんな相手にも不快感を与えない服装が望ましいです。また、秘書のイメージは、ボスのイメージに強く影響します。お手本は、結婚相手の親に会いに行くときの服装。高級品でなくて良いので、色の爽やかさと適度なサイズ感を大切にします。
NGな例としては、スカートが短すぎたり胸元があきすぎたり、体のラインが出すぎたりするなど、セクシーすぎる服装。柄が派手すぎたり、あまりにも個性的すぎる服装も、万人ウケしないのでのぞましくありません。一方で黒が無難だからも全体的に色が暗すぎるのも、爽やかさが欠けて良くないです。
自分がお買い物するときには、ROPEやナチュラルビューティベーシック、組曲、ストロベリーフィールズ、ユナイテッドアローズ、ビームスなどのお店を見て回ります。
百貨店では高いので、大抵はアウトレット店でお得にGETします。
2.ボスの横にいて違和感がないこと
秘書は、ボスと同行することもあれば、ボスのお客様の接遇をすることもあります。ボスの横にいて、違和感がないことは重要です。
基本的には、スーツに準じた綺麗めの服装になるかと思います。ボスを引き立たせるためにとカチッとした地味めの服装をするにしても、派手にならない程度に明るい色みや小さめのアクセサリーを取り入れるなど、ちょっとした女性らしさや柔らかい雰囲気を出すのが良いです。高級品はNGですが。
具体的には、シンプルなジャケットやブラウス、綺麗めなカットソーやカーディガンなどが無難です。
ジャケットを普段は着ない場合でも、オフィスに1枚常備しておく人は、わりといます。襟なしのノーカラージャケットなら、どんな服装でも合わせやすくて便利です。
なお、女性の正装はズボンではなくスカートとされています。いつどんな場に出ることになるかわからない秘書は、ズボンよりもスカートをチョイスするのがベターです。
足元は、肌色のストッキングにややヒールがあるパンプス(つま先と踵が覆われていて、ストラップが付いていないもの)が望ましいとされています。
一般的には、サンダルやミュール、ブーツはビジネスの場に相応しくないです。つま先があいたオープントゥのパンプスも、きちんとした場では避けた方が良いです。
ストッキングは、ジュエリー程度にワンポイントの柄がついているくらいなら好印象ですが、広範囲にわたり派手な柄がついているものは、万人受けしないためNGです。
3.動きやすいこと
秘書は、よく動きます。何かあれば素早く反応し、対処するのが秘書です。ということで、動きにくい格好はNGです。
上品な女性らしさと動きやすさをクリアできるボトムスは、フレアスカートか、ストレッチ生地のタイトスカート。スカートの場合、色や柄が少し強めでも派手になりすぎないので、私はたくさんの種類のスカートを持っています。白いブラウスとあわせるだけの簡単コーデ。
スカートは、トップスと違って直接肌に触れないので、こまめに洗濯する必要がありません。繊細な生地のものや、ハイブランドのものも、選びやすいと思います。
ただ、飲み物をこぼしてしまう可能性もありますので、トラブルになるほどの高級品は着ていかないように…
動きやすさに最も大きな影響を与えるものは、靴。
私のお気に入りを紹介します。
ダイアナ「Well Fit」シリーズのパンプス。
足先が広いため、履いたときに足指に余裕があります。また、力が加わりやすい部分にクッションが内臓されているため、歩くときに足裏が痛くなりにくいです。かえりも良く、歩くときに靴が足についてきます。
歩きやすいのに履くと脚が綺麗に見える絶妙な高さと細さのヒールもお気に入り。大きくあいたシャープなカットの履き口は、脚をスラリと見せてくれます。
あと、こういう靴って、革靴のボスの隣にいるとき、しっくりきます。シンプルで服を選びません。
カカトのゴムを何度も修理しては履いています。履きつぶしてもまた購入したい靴です。ただ、このシリーズが今はあまり販売されていないので、お気に入りを探しているところです。
なお、ダイアナの靴はショップに持ち込めば、メンテナンスをしてもらうことができます。有料ではあるものの、良心的な価格で対応してもらえます。
ワコールのパンプス「サクセスウォーク」はリーズナブルな価格ではきやすいです。
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ヒールが全くない靴は正式な場では望ましくないとされますが、ヒールが高すぎて動きにくい靴はNGです。動きにくいから。
本日は、以上です。
ボスの人間関係構築は、秘書がサポートする
私が秘書をしていたとき、ボスのスケジュールのほとんどは、人と会って話をする時間で埋まっていました。
社内外を問わず、報告や会議、来客や訪問、食事の時間も何らかの会食が入りました。休日もゴルフやマージャン、視察会や接待観光など、平日も土日も、朝から夜までほとんど一日中、あらゆる人間と関わっている様子。
最初は「この人、会社の金や立場を利用して豪遊してるわ！従業員から搾取してる悪いやつ！」と思ったのですが、秘書としてしばらく様子を見ていると、「たぶん単なる遊びのときもあると思うけど、どうやらただ遊び呆けているわけではないらしい。」ということに気づきます。
誤解を恐れずに、平たく言ってしまえば、権限を持っている人同士で話をすれば、時として飲み会の場であってもゴルフの場であっても、大きな物事が決まったり動いたりする可能性があるよ、ということです。
また、その場では何も話が出ないとしても、いったん知り合いになってしまえば、次に会うことがグッと簡単になりますし、親しくなれば、それをきっかけに新しいビジネスの芽が出ることもあるかもしれません。
簡単に表現してしまえば、上記のような理由から、VIP同士の会食やゴルフ等にかかるカネは、時としてムダではないし、それ以上に大きな利益をもたらすための投資とも捉えることができます。
そういうことで、機会があればそれをムダにしまいとボスは体にムチ打って出かけるわけです。
体調管理に支障をきたしそうなくらい予定がタイトだったり、会食が続いたり、ハードなスケジュールになる場合、念のため予定を調整しましょうかとお伺いするのですが、ほとんど「大丈夫だよ。」とのお返事。
でも、大抵は当日を迎えると、髪が乱れていたり、眠そうだったりつらそうだったり、不機嫌そうになったり…ときに外出先から電話がかかってきて「ボクちょっぴりくたびれちゃった。」とこぼしたり、いろんなお疲れサインが出ます。
そのたびに内心、あ〜やっぱり…アンタがやるって言ったんでしょうが！と思いながら、「大変ですよね。おっしゃっていただければ、スケジュールは調整いたしますので、あまりご無理なさらないでくださいね。」とお声がけするというパターン。私の中では定番になりすぎて、まるでコントでした。
必死な彼の人間関係構築のお手伝いをすべく、秘書も動かねばならないのですが、さて、何をすべきでしょうか。
まず、お仕事の目的からざっくり３つ。
1.ボスが人に会うときには、スムーズに話が進むよう事前の情報把握をサポートする
2.相手にいつでも連絡をとることができる状態を保つ
3.ビジネスで役立てられるレベルの信頼関係を築き、維持する
次に、これらの目的を達成するための具体的な業務をざっくり３つ。
1.交際関係情報を管理
・面会履歴や連絡先、名刺の管理
・昇格や転任、退任などの人事情報チェック
2.交際に伴う接遇や事務作業
・表敬挨拶の対応
・慶弔、式典等イベントの対応
・挨拶状やお礼状、贈答の対応
・接待の手配や来客時の接遇
3.ボスへの対応
・ボスの感情的な行動や体調への対処
続きはまた次回以降〜
